구매 주문을 승인하는 사람은 누구이며, 누구에게 통보하는가?

각 명령에 포함된 조직 단위, 승인 한도액, 승인 담당자 및 승인 순서, 명령이나 규칙 변경이 승인에 미치는 영향, 승인 후 참조되는 사람 등에 대한 정보가 필요합니다.

공급망 → 구매 요청 및 주문 → 구매 주문 승인 규칙에서 승인 규칙을 설정하면 승인이 필요한 구매 주문(금액, 선택적으로 특정 공급업체 또는 특정 조직 단위)과 서명자를 지정할 수 있습니다. 서명은 한 번에 완료하거나 단계별로 진행할 수 있습니다. 모든 서명이 완료될 때까지 승인 대상 주문은 접수되지 않습니다. 이 가이드에서는 주문 자체에 대한 내용, 즉 주문 심사 기준, 담당자, 그리고 주문 또는 승인 규칙이 변경될 경우 발생하는 상황에 대해 설명합니다.

모든 명령에는 조직 단위가 있습니다.

조직 단위는 신규 구매 주문서 양식에서 필수 입력 항목입니다. 조직 단위는 적용되는 승인 규칙을 결정하므로, 조직 단위가 없는 주문은 해당 주문에 적용되는 규칙을 피해갈 수 있었지만, 이제는 그런 일이 발생하지 않습니다.

• 상단 메뉴바에서 선택한 단위가 있으면 해당 단위로, 없으면 인사관리시스템(HRMS)에 등록된 단위가 자동으로 입력됩니다. 주문한 단위가 다르면 변경하십시오.
• 주문 페이지에서도 편집 기능을 통해 회사 전체를 포함한 모든 부서를 수정할 수 있습니다.
• 다른 방식으로 이루어진 주문도 모두 하나를 갖게 됩니다. 사본, 구매 요청서에 따른 주문, ASK 에서 생성하는 주문, 그리고 수입을 통해 가져오는 주문까지 모두 포함됩니다. 어떤 주문도 수량이 없는 경우는 없습니다.
• 승인 규칙에는 자체 조직 단위 필드가 있으므로 해당 규칙이 적용되는 단위는 암묵적으로 정해지는 것이 아니라 규칙 자체에 명시되어 있습니다.

하나의 비용 센터에 대한 규칙

구매 주문 승인 규칙은 '해당 비용 센터에만 적용'으로 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 해당 비용 센터에 청구된 모든 주문에 적용되며, 주문 자체 또는 주문의 모든 항목에 대해 승인자가 지정됩니다. 즉, 유지보수 비용 센터의 책임자만 유지보수 주문에 서명할 수 있으며, 다른 비용 센터의 주문에는 서명할 수 없습니다.

• 모든 비용 센터에 적용되는 규칙을 만들려면 "비용 센터만" 항목을 비워 두십시오.
• 규칙 하나는 하나의 비용 센터에 적용됩니다. 두 개의 비용 센터가 있는 경우, 각각 승인자를 지정한 두 개의 규칙을 만드십시오.
• 구매 주문 승인 규칙 목록에는 비용 센터 열이 있으므로 어떤 규칙이 어떤 조건에 제한되는지 한눈에 확인할 수 있습니다.
• ASK 코드 또는 이름으로 비용 센터를 찾아 이러한 규칙을 자동으로 생성해 주며, 저장하기 전에 확인 화면에 규칙을 보여줍니다.

주문에는 최소 한 줄 이상의 가격이 명시되어야 합니다.

구매 주문서에는 수량과 가격이 기재된 항목이 하나 이상 있어야만 주문서를 열거나 승인을 요청하거나 접수할 수 있습니다. 항목이 없거나 가격이 기재되지 않은 주문서는 승인도 되지 않고 접수도 되지 않습니다.

• 구매 요청서가 아닌 직접 작성된 구매 주문서는 초안으로 시작되며, 구매자 정보는 사용자 이름으로 입력됩니다. 항목을 추가한 후 [열기]를 클릭하십시오.
• 거절 사유에는 누락된 내용이 명시되어 있으므로 어느 줄을 완성해야 하는지 알 수 있습니다.

승인 절차는 주문이 생성되는 시점부터 시작됩니다.

규칙이 적용되는 새로운 구매 주문은 저장되는 즉시 승인 요청으로 전송됩니다. 별도의 제출 버튼을 누를 필요가 없으며, 승인자가 버튼을 누르지 않아 주문이 처리되지 않은 채로 남아 있는 일도 더 이상 없습니다. 승인자는 '내 승인'에서 바로 확인할 수 있으며, 주문의 '승인' 패널에서 누가 승인을 받았는지 확인할 수 있습니다.

수치 승인 한도는 다음 기준에 따라 판단됩니다.

승인 규칙에 명시된 금액은 회사 통화로 표시됩니다. 따라서 주문은 회사 통화로 환산한 총액을 기준으로 평가됩니다. 이 항목은 현재 "회사 통화 총액(승인 한도)"으로 표시되며, 이전에는 "기준 통화"로 표시되었습니다. 예를 들어, 회계 장부를 달러로 관리하는 회사에서 4만 유로(EUR) 주문은 주문 당시의 환율을 적용하여 달러로 평가됩니다.

• 총액은 각 항목별 단가에 따라 계산됩니다. 절대 직접 입력하지 않습니다. 항목이 있는 주문서에 총액을 입력하려고 하면 거부되고, 대신 해당 항목을 수정하라는 메시지가 표시됩니다.
• 주문의 승인 패널에는 계산 방식이 표시됩니다. 계산 기준은 회사 통화 총액, 주문 자체 총액 및 환산 환율을 기준으로 "승인 한도에 따라 판단"되며, 주문이 속한 조직 단위도 표시됩니다.
• 노선, 통화 또는 환율이 변경될 때만 변경됩니다.

승인은 인사관리시스템(HRMS)의 계층 구조를 따릅니다.

규칙의 승인 담당자는 개인, 직원, 직책, 역할, 비용 센터 관리자 또는 보고 라인을 지정할 수 있습니다(구매 주문 또는 청구서 승인 담당자 선택 참조). 보고 라인으로 지정된 경우 각 단계의 승인 담당자는 HRMS에 등록된 직원 이름이며, 규칙은 정해진 순서대로 적용되므로 승인 담당자는 해당 주문의 실제 대상자이지 역할 담당자가 아닙니다.

1. HRMS에서 구매자의 보고 체계는 다음과 같습니다. 1단계는 직속 상사, 2단계는 직속 상사의 상사, 그리고 규정에서 요구하는 단계 수만큼 계속해서 이어집니다.
2. 구매자에게 보고 체계가 없는 경우에만 규칙에 명시된 사람이 해당됩니다.
3. 규칙에 따른 역할은 처음 두 가지 모두 아무에게도 주어지지 않을 때만 적용됩니다.

로그인 여부와 관계없이 승인자는 변경되지 않습니다. 보고 체계에 따라 승인자가 결정되며, 로그인이 불가능하다는 이유로 승인자가 바뀌는 일은 절대 없습니다. 구매 요청 및 채용 요청 승인 절차도 동일합니다.

승인자는 사람으로 지명됩니다.

승인이 표시되는 모든 곳에서 승인자는 직책이 명시된 담당자(예: "제인 도, 최고경영자")로 표시되며, 사용자가 직접 찾아볼 필요가 없습니다. 이는 구매 주문 승인 목록(직책 및 승인 권한 열 포함), 주문 자체의 승인 패널, 그리고 내 승인 목록 모두에 적용됩니다.

규칙이 직책에 따라 적용되는 경우에는 해당 직책을 맡은 사람의 이름을 명시합니다. 예를 들어, "최고 경영자: 제인 도(본사 CEO)"와 같이 표기합니다. 직책 보유자가 세 명 이상인 경우에는 처음 세 명과 "그리고 N명 더"와 같이 표기합니다. 아무도 해당 직책을 맡고 있지 않은 경우에는 이렇게 표기하는데, 이는 누군가 해당 규칙에 따라 명령을 내리기 전에 수정해야 할 사항입니다.

• 구매 주문 승인 규칙 및 규칙에 따른 승인 단계에는 현재 각 역할을 누가 맡고 있는지를 나타내는 '담당자' 열이 있습니다.
• HRMS → 인사 → 조직도에서 승인자 보기를 선택하면 구매 주문서 또는 청구서를 승인하는 모든 사람의 목록이 표시됩니다. 승인 규칙과 서명 레벨, 그리고 해당 규칙이 복사되는 사람들도 함께 표시됩니다. 버튼을 누르면 승인자 수가 표시됩니다.

아직 로그인하지 않은 승인자

직원 HRMS 계정에 로그인하지 않은 경우, 해당 담당자는 로그인할 때까지 기다립니다. 구매 주문 승인 목록(작업 권한 목록)과 주문 승인 패널에 "Jane Doe는 승인자 HRMS 계정 소유자이며 아직 로그인하지 않았으므로 로그인할 때까지 기다립니다."와 같은 메시지가 표시됩니다.

• 규칙 담당자도, 규칙에 명시된 사람도 그 누구도 대신 결정할 수 없습니다. 오직 관리자만이 결정할 수 있습니다.
• 상위 단계의 담당자들은 마치 아직 결정을 내리지 않은 승인자 뒤에서 기다리는 것처럼 그 뒤에서 기다립니다.

1. 승인자에게 로그인 권한이 없는 경우, 플랫폼 → 액세스 → 사용자 메뉴에서 해당 권한을 부여하세요.
2. HRMS에서 해당 직원의 기록에 사용자를 연결하세요(HRMS → 인력 → 직원, 직원 편집, 로그인). 로그인 계정은 하나의 직원 기록에만 연결되므로, 이미 다른 곳에 연결된 로그인은 해당 계정의 이름으로 거부됩니다.
3. 승인 내역이 '내 승인'에 즉시 표시되며, 사용자가 직접 결정합니다. 추가적인 전달이나 전송이 필요하지 않습니다.

조직 단위 및 순서 변경

조직 단위, 공급업체, 통화, 환율 또는 품목이 변경된 주문은 더 이상 승인된 주문이 아닙니다. 따라서 변경 사항이 발생하면 해당 주문은 현재 상태를 기준으로 다시 라우팅됩니다.

• "저장됨" 대신 주문서에는 예를 들어 "PO-000123이 승인되었지만 사업부가 변경되어 더 이상 승인이 적용되지 않으므로 재승인을 위해 다시 제출되었습니다."와 같이 발생한 상황이 표시됩니다.
• 환율이 지정되지 않은 새로운 통화는 해당 통화에 대해 등록된 환율을 따르며, 주문 통화 다음에 오는 항목들은 새로운 통화를 따릅니다. 자체 통화로 합의된 항목은 해당 통화를 유지합니다.
• 아무것도 손실되지 않습니다. 승인 패널은 "이전 라우팅 - 문서가 변경되거나 거부되었을 때 따로 보관" 항목에 이전 라우팅 정보를 유지합니다.

승인 규칙 변경

오늘 변경된 규칙은 오늘부터 적용되며, 아직 승인 대기 중인 모든 주문에 해당됩니다. 규칙의 승인자, 레벨, 금액 또는 조직 단위를 변경하거나 규칙을 삭제하면, 승인 대기 중인 모든 구매 주문은 현재 규칙에 따라 다시 처리됩니다. 해당 주문을 찾아서 다시 보낼 필요가 없습니다.

• 기존 규칙에 따라 제출된 요청은 삭제되지 않습니다. 해당 요청은 주문 승인 내역에 "철회됨: 승인 규칙"이라는 표시와 함께 규칙 이름과 "변경됨"으로 남아 있습니다.
• 이전에는 규정에 포함되지 않았지만 이제 규정이 적용되는 주문은 승인을 위해 제출됩니다.
• 이미 승인된 주문은 승인된 상태로 유지됩니다. 변경 사항은 이미 내려진 결정에 영향을 미치지 않습니다.
• 규칙을 저장할 때 표시되는 메시지에는 다시 라우팅된 주문 목록이 나와 있습니다.
• 아무것도 복사되지 않습니다. 주문은 동일한 주문이며, 단지 새롭게 전달될 뿐입니다.

복제품은 새로운 질서처럼 판단된다

구매 주문서, 청구서, 견적서, 판매 주문서 또는 송장을 복사하면 모든 항목과 총액이 회사 통화로 정확하게 계산되어 새 문서와 동일하게 표시됩니다. 따라서 사본은 원본과 동일한 승인자에게 전달되므로 총액이 0이 되는 제한을 위반하는 일이 없습니다.

승인되면 누구에게 알리나요?

각 승인 규칙에는 승인 대상자 목록이 있습니다. 이 목록에는 해당 규칙에 따라 주문이 승인되었을 때 승인 사유를 통보받는 사람들이 포함됩니다. 요청자의 관리자, 재무 담당자, 물품 공급 부서 또는 공급업체가 주문이 진행될 수 있다는 사실을 알게 되는 경로입니다.

• 복사 사유는 각 영수증 옆에 ("송장 결제") 적혀 있으며, 주문서와 메시지에도 이름 옆에 인쇄되어 있습니다.
• 주문이 승인되기 전에 승인 패널은 해당 주문이 전달될 때 수신자를 지정합니다. 승인 후에는 수신자, 전달 시점, 그리고 메시지가 전송되었는지, 보류되었는지, 또는 전달되지 않았는지 여부를 표시합니다.
• 사본에는 내용이 명시되어 있을 뿐, 서명을 요구하거나 주문서에 대한 접근 권한을 누구에게도 주지 않습니다.