ریکارڈ بنانا

فارم، مطلوبہ فیلڈز، ڈراپ ڈاؤن انتخاب کہاں سے آتے ہیں، اور دستاویز کا نمبر کیسے ملتا ہے۔

ایک فہرست جو نئے ریکارڈز کو قبول کرتی ہے اس کے ٹول بار پر ایک بنیادی بٹن ہوتا ہے۔ جو کھلتا ہے وہ ایک فارم ہے: لیبل کے ساتھ فیلڈز، مطلوبہ نشان زد، اشارے جہاں لیبل سے کوئی قاعدہ واضح نہیں ہوتا ہے۔

• ڈیفالٹ کے ساتھ ایک فیلڈ ایک نئے ریکارڈ پر شروع ہوتا ہے، لہذا آپ دیکھتے ہیں کہ خالی جگہ کو کس طرح محفوظ کیا جائے گا (ایک نیا تربیتی کورس سیلف پیسڈ، 1 گھنٹے پر شروع ہوتا ہے) اور اسے بچانے سے پہلے اسے تبدیل کر سکتے ہیں۔ کسی ترمیم کو کبھی بھی ڈیفالٹ نہیں دیا جاتا ہے۔
• محفوظ کرنے پر ریکارڈ کے کوڈ اور نام سے پہلے اور بعد کی جگہیں ہٹا دی جاتی ہیں، اور ایک کوڈ کسی دوسرے ریکارڈ میں پہلے سے موجود ہے، کسی بھی حرف کی صورت میں، فیلڈ اور قدر کا نام دینے سے انکار کر دیا جاتا ہے: "کوڈ QA-TC-02 کے ساتھ ایک تربیتی کورس پہلے سے موجود ہے۔ ایک مختلف کوڈ استعمال کریں۔"
• تصدیق ریکارڈ کو نام دیتی ہے: اس کا دستاویز نمبر، یا بصورت دیگر یہ کیا ہے اور اس کا کوڈ ("ٹریننگ کورس QA-TC-06 بنایا گیا")۔

لائنیں جو خود کو بھرتی ہیں۔

ریکوزیشن پر، خریداری کا آرڈر، کوٹیشن یا سیلز آرڈر، ایک لائن پر آئٹم کا انتخاب کرنے سے اس کی اکائی اور قیمت اس سے شروع ہوتی ہے: شے کا ذخیرہ کرنے والا یونٹ، اور اس کی معیاری قیمت خریدنے کے لیے (یا فہرست قیمت جہاں اس کی کوئی نہیں ہے)، اس کی فہرست قیمت فروخت کرنے کے لیے۔ دونوں قابل تدوین رہیں۔ آئٹم کو تبدیل کریں اور وہ اس کی پیروی کریں - جب تک کہ آپ اپنی قیمت ٹائپ نہ کریں، جو رکھی گئی ہے۔

ڈراپ ڈاؤن میں انتخاب کہاں سے آتے ہیں۔

جب آپ کی ضرورت کی قدر غائب ہو تو یہ فرق جاننے کے قابل ہے۔ لاپتہ کنفیگریشن ویلیو پانچ منٹ کا ایڈمنسٹریٹر ٹاسک ہے۔ گمشدہ تلاش کی قدر کا مطلب ہے کہ وہ ریکارڈ جس کی طرف اشارہ کرتا ہے وہ ابھی تک نہیں بنایا گیا ہے۔

ہر ڈراپ ڈاؤن صرف وہی قدریں پیش کرتا ہے جو ریکارڈ میں رکھ سکتے ہیں۔ ایک انتخاب جس کو بچانے پر انکار کر دیا جائے گا پہلے پیش نہیں کیا جاتا ہے، لہذا فہرست سے چننا ہمیشہ محفوظ رہتا ہے۔

ایک طویل ڈراپ ڈاؤن تلاش کر رہا ہے۔

آٹھ سے زیادہ انتخاب کے ساتھ ایک ڈراپ ڈاؤن تلاش کیا جا سکتا ہے — فارمز پر، کسٹم فیلڈز پر، اور فلٹر بار کے کالم چننے والے میں۔

• ٹائپ کرنا شروع کریں اور فہرست ان انتخاب تک محدود ہو جائے گی جس میں آپ نے کیا ٹائپ کیا ہے۔
• اوپر اور نیچے کے تیر جو بچا ہوا ہے اس سے گزرتے ہیں۔ Enter نمایاں انتخاب لیتا ہے؛ Escape فہرست کو بغیر کسی تبدیلی کے بند کر دیتا ہے۔
• باکس میں × انتخاب کو صاف کرتا ہے۔

وہ فیلڈز جو صرف لاگو ہونے پر ظاہر ہوتے ہیں۔

کچھ فیلڈز کا مطلب صرف دوسرے جواب کے بعد ہوتا ہے، اور تب ہی دکھایا جاتا ہے۔ جو آپ کو بھرنے کی ضرورت نہیں ہے وہ فارم میں نہیں ہے۔

جب کوئی قدر غلط شکل میں ہو۔

ایک قدر جو کسی فیلڈ میں نہیں جا سکتی اس کا نام فیلڈ کے ساتھ رکھا جاتا ہے اور فیلڈ کیا لیتا ہے — مثال کے طور پر "درخواست: "APL-000015" یہاں درست نہیں ہے — یہ فہرست میں سے ایک انتخاب لیتا ہے" — اور فیلڈ کو فارم پر نشان زد کیا گیا ہے، لہذا آپ جانتے ہیں کہ کس باکس کو درست کرنا ہے۔

• ایک ای میل فیلڈ ایک پتہ لیتا ہے: "ای میل ایک درست ای میل پتہ نہیں ہے۔ ایک درج کریں جیسے name@company.com"۔
• ایک فون یا موبائل فیلڈ صرف ایک فون نمبر لیتا ہے: ہندسے، +، خالی جگہیں، حروف - ( ) ۔ / اور ایک توسیع۔
• ایک فیلڈ جو دوسرے ریکارڈ کی طرف اشارہ کرتی ہے، جیسے کہ نئی پیشکش پر درخواست، ایک پک لسٹ ہے: ریکارڈ کا نمبر ٹائپ کرنے کے بجائے منتخب کریں۔

ایک فارم کے اندر لائن گرڈ

ہیڈر اور لائنوں سے بنی دستاویزات تخلیق کی شکل میں گرڈ کو لے جاتی ہیں۔ قطاریں شامل کریں، فی قطار اکاؤنٹ یا آئٹم منتخب کریں، اور آپ کے ٹائپ کرتے ہی کل اپ ڈیٹس چل رہے ہیں۔ ایک جریدہ اس وقت تک بچانے سے انکار کر دے گا جب تک کہ اس کے ڈیبٹ اس کے کریڈٹ کے برابر نہ ہوں — چیک پوسٹنگ سروس میں ہے، اسکرین میں نہیں، اس لیے جریدہ کے آنے کے باوجود اسے برقرار رکھا جاتا ہے۔

کون سا میدان لے گا۔

ہر فارم اور لائن گرڈ پر ہر نمبر اور تاریخ کو قواعد کے ایک سیٹ کے خلاف چیک کیا جاتا ہے، براؤزر میں جیسے ہی آپ ٹائپ کرتے ہیں اور دوبارہ سرور پر جب آپ محفوظ کرتے ہیں، تو یہ اصول برقرار رہتا ہے تاہم ریکارڈ آجائے — کنسول، ایک درآمد، ASK یا شائع شدہ API۔ ایک فیلڈ جو کسی اصول کو توڑتا ہے اس کے نیچے لکھے ہوئے اصول کے ساتھ سرخ ہوجاتا ہے، اور فارم اس وقت تک محفوظ نہیں ہوگا جب تک کہ اسے درست نہ کیا جائے۔

اعداد و شمار جن پر فطرت کے دستخط ہوتے ہیں — جریدے کی مقدار، بیلنس، تغیرات، اسٹاک کی ایڈجسٹمنٹ، دوبارہ تشخیص، درجہ حرارت — اپنا نشان برقرار رکھتے ہیں۔ ڈیٹا بیس میں ان اصولوں میں سے سب سے اہم خود بھی موجود ہے، لہذا ایک قدر جو اسکرین سے گزر گئی ہے اسے پھر بھی انکار کر دیا جائے گا، ایک ہی سادہ جملے کے ساتھ، ایک رکاوٹ کے نام کے بجائے۔

آپ نے اوپر جو انتخاب کیا ہے اس سے انتخاب محدود ہیں۔

ایک ڈراپ ڈاؤن جو کسی دوسرے فیلڈ پر منحصر ہوتا ہے صرف وہی پیش کرتا ہے جو اس سے تعلق رکھتا ہے۔ درخواست پر ایک مقام کا انتخاب کریں اور صرف اس مقام پر موجود گوداموں کی فہرستوں کو گودام تک پہنچا دیں۔ ایک گودام کا انتخاب کریں اور ڈبے میں صرف اس کے ڈبے درج ہیں۔ پہلے گودام کا انتخاب کریں اور آپ کے لیے جگہ بھر دی جائے گی۔ مقام کو تبدیل کریں اور ایک گودام جو وہاں نہیں ہے صاف کیا جاتا ہے، لہذا ریکارڈ کبھی بھی ایسا مجموعہ نہیں رکھ سکتا جو تنظیم کے پاس نہیں ہے۔

• تنظیم کا سلسلہ: کمپنی → کاروباری یونٹ → مقام → گودام → بن، درخواستوں پر، خریداری کے آرڈرز، کوٹیشنز، سیلز آرڈرز، ڈیلیوری، سامان کی نقل و حرکت، سائیکل کی گنتی اور گودام کی اسکرینز۔
• لاگت اور منافع کے مراکز، مقامات اور گودام ریکارڈ کی اپنی کمپنی اور کاروباری یونٹ سے آتے ہیں۔ ایک لاگت کا مرکز جو کسی دوسرے یونٹ سے تعلق رکھتا ہے - یونیورسٹی کے دستاویز پر ہسپتال کا - انکار کر دیا جاتا ہے، دونوں کا نام دیا جاتا ہے۔ ایک بلاک یا بند لاگت کے مرکز کو بھی انکار کر دیا گیا ہے۔
• منتخب کسٹمر سے رابطہ؛ ایک سپلائر سائٹ، خریداری کا آرڈر یا منتخب سپلائر سے معاہدہ؛ منتخب مریض سے ملاقات یا نگہداشت کا منصوبہ؛ منتخب کلائنٹ سے نوکری کا آرڈر؛ منتخب منصوبے سے ایک کام پیکج؛ منتخب کردہ آئٹم سے روٹنگ یا مواد کا بل۔
• لائن گرڈ پر، ایک لائن کے گودام یا بن کو اس کے اوپر موجود دستاویز سے تنگ کیا جاتا ہے۔
• جہاں کچھ بھی اوپر کے انتخاب سے میل نہیں کھاتا ہے، فیلڈ بغیر کسی وضاحت کے خالی فہرست دکھانے کے بجائے ایسا کہتی ہے۔

سرور ہر سیو پر ایک ہی ٹیسٹ کا اطلاق کرتا ہے، جو بھی اسکرین، امپورٹ یا انضمام کے ذریعے ریکارڈ آیا، اور کمپنیوں یا کاروباری اکائیوں کو پار کرنے والے امتزاج سے انکار کرتا ہے۔

وہ حدود جو دوسرے ریکارڈز پر منحصر ہیں۔

کچھ اصولوں کا فیصلہ صرف فارم سے نہیں کیا جا سکتا، کیونکہ ان کا انحصار اس بات پر ہے کہ کیا ہو چکا ہے۔ جب آپ محفوظ کرتے ہیں، پوسٹ کرتے ہیں یا منظور کرتے ہیں تو ان کی جانچ پڑتال کی جاتی ہے، اور انکار یہ بتاتا ہے کہ حد کیا ہے اور کتنی چھوٹ گئی۔

دستاویز نمبر

چاہے آپ نمبر ٹائپ کریں یا پلیٹ فارم مختص کرتا ہے یہ کنفیگریشن ہے، فی دستاویز کی قسم، فی کمپنی:

• سسٹم نے تیار کیا - پلیٹ فارم اسے نمبر دیتا ہے اور آپ کے فراہم کردہ نمبر سے انکار کرتا ہے۔
• دستی طور پر درج کیا گیا — نمبر فارم پر مطلوبہ فیلڈ بن جاتا ہے۔
• یا تو - آپ جو نمبر داخل کرتے ہیں وہ جیت جاتا ہے۔ دوسری صورت میں ایک پیدا ہوتا ہے.

دستی اندراج (آئٹم، سپلائر، کسٹمر، ملازم، مریض، اثاثہ، جی ایل اکاؤنٹ) اور لین دین کے ڈیٹا کو نظام کے طور پر تیار کردہ کے طور پر ماسٹر ڈیٹا بھیجتا ہے۔ یا تو تبدیل کیا جا سکتا ہے۔ نمبرز فی کمپنی منفرد ہیں، عالمی سطح پر نہیں — ہر کمپنی کا پہلا پرچیز آرڈر PO-000001 ہے۔

فارم کمپنی کی اپنی ترتیب کی پیروی کرتا ہے۔ جہاں رینج سسٹم تیار ہوتا ہے، وہاں نمبر فیلڈ نہیں مانگی جاتی ہے: یہ صرف پڑھنے کے لیے دکھایا جاتا ہے، اسائنڈ آن سیو کا کہنا ہے، اور جب آپ محفوظ کرتے ہیں تو بھر جاتا ہے۔ جہاں اسے دستی طور پر درج کیا جاتا ہے، فیلڈ کی ضرورت ہوتی ہے۔ جہاں یہ یا تو ہے، فیلڈ اختیاری ہے اور ایک خالی نمبر ہے۔ ایک کمپنی جس کے پاس دستاویز کے لیے ابھی تک کوئی رینج نہیں ہے اسے پہلی بار اس دستاویز کا نمبر دینے پر دیا جاتا ہے، اس کی بنیادی کمپنی (یا دوسری کمپنی) سے اس کے کاؤنٹر کے ساتھ 1 پر کاپی کی جاتی ہے۔

ریکارڈ کس یونٹ میں آتا ہے۔

ٹاپ بار میں منتخب کردہ کاروباری یونٹ کے لیے ایک نیا ریکارڈ ڈیفالٹ ہوتا ہے، اور یونٹ ریکارڈ پر قابل تدوین ہوتا ہے۔ اگر آپ زیادہ تر وقت ایک یونٹ میں کام کرتے ہیں، تو اسے اپنی ترجیحات میں بطور ڈیفالٹ سیٹ کریں اور سوال کا جواب دینا بند کریں۔