کوٹیشن بھیجنے سے پہلے اسے منظور کرنا
کوٹیشن کی منظوری کے اصول یہ طے کرتے ہیں کہ گاہک کے پاس جانے سے پہلے کسی کو کون سے کوٹیشن چیک کرنے چاہئیں، اور کون۔ ایک احاطہ شدہ کوٹیشن پیش کیا جاتا ہے، منظور کیا جاتا ہے، پھر بھیجا جاتا ہے۔
کچھ کوٹیشنز کو اس وقت تک عمارت نہیں چھوڑنی چاہیے جب تک کہ کوئی ان کی طرف نہ دیکھ لے: ایک بڑا، ایک گہری رعایت کے ساتھ، ایک خاص گاہک کے لیے۔ CRM → فروخت → کوٹیشن کی منظوری کے قواعد یہ بتاتے ہیں کہ کون، اور کون ان کی جانچ کرتا ہے۔ ایک اقتباس جس میں کوئی اصول شامل نہیں ہے بالکل پہلے کی طرح بھیجا جاتا ہے۔
ایک اصول قائم کرنا
- CRM → سیلنگ → کوٹیشن کی منظوری کے اصول کھولیں اور نیا دبائیں۔
- اسے ایک کوڈ اور ایک نام، اور ایک آرڈر دیں: ہر وہ قاعدہ جو کوٹیشن سے میل کھاتا ہے لاگو ہوتا ہے، اور کم نمبر والے پہلے اپنے دستخط جمع کرتے ہیں۔
- بتائیں کہ یہ کون سے اقتباسات کا احاطہ کرتا ہے۔ رقم سے لاگو ہوتا ہے کمپنی کی اپنی کرنسی میں کوٹیشن کا کل ہے (0 کا مطلب ہر کوٹیشن ہے)۔ (%) کی رعایت سے درخواست کسی بھی لائن پر سب سے بڑی رعایت ہے۔ اسے خالی چھوڑ دیں جب چھوٹ کا اس اصول سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے۔ صرف گاہک اور تنظیمی یونٹ کے لیے اسے مزید تنگ کریں۔
- منتخب کریں کہ کون منظوری دیتا ہے: کوئی بھی جو ایک کردار رکھتا ہے؛ ریزر کی رپورٹنگ لائن (HRMS)، رپورٹنگ لائن کے کتنے لیولز کے ساتھ (1 ریزر کا مینیجر ہے، 5 تک)؛ یا ایک نامزد شخص۔
- اگر منظوری ایک وقت تک ہو جائے تو (گھنٹوں) کے اندر ڈیو سیٹ کریں، ایکٹیو پر نشان لگائیں، اور محفوظ کریں۔
| قاعدہ | یہ کیا کرتا ہے |
|---|---|
| رقم 500,000 سے | کمپنی کی کرنسی میں 500,000 یا اس سے زیادہ مالیت کے ہر کوٹیشن کو منظوری کی ضرورت ہے۔ |
| 15% کی رعایت سے | 15% یا اس سے زیادہ کی چھوٹ والی لائن کے ساتھ کسی کوٹیشن کو منظوری کی ضرورت ہے، چاہے اس کی قیمت کچھ بھی ہو۔ |
| صرف ایک گاہک کے لیے | اس گاہک کے لیے ہر کوٹیشن کو منظوری کی ضرورت ہے۔ |
جب کئی اصول ایک اقتباس سے مماثل ہوتے ہیں، تو ہر ایک اپنی ترتیب میں جمع کردہ اپنی سطح بن جاتا ہے۔
ایک نامزد شخص جس کے پاس ابھی تک کوئی سائن ان نہیں ہے وہ ابھی تک منظوری دینے والا ہے: کوٹیشن ان کا انتظار کر رہی ہے۔ کسی صارف کو ان کے ملازم کے ریکارڈ پر لنک کریں (بطور سائن ان کریں) اور یہ ان کی میری منظوریوں میں ظاہر ہوتا ہے۔
جمع کرنا، منظور کرنا اور بھیجنا
- ایک کوٹیشن پر جو ایک اصول کا احاطہ کرتا ہے، منظوری کے لیے جمع کرائیں دبائیں۔
- منظوری دینے والے اسے میری منظوریوں میں، اور CRM → سیلنگ → کوٹیشن منظوریوں میں دیکھتے ہیں، ہر ایک اپنی باری پر۔ وہ کسی وجہ سے منظور یا مسترد کرتے ہیں — جس شخص نے اسے اٹھایا اسے یہ جاننے کی ضرورت ہے کہ کیا تبدیل کرنا ہے۔
- ہر سطح کے منظور ہونے کے بعد، اسے کسٹمر کو دینے کے لیے بھیجیں دبائیں، اور بعد میں قبول کریں → معمول کے مطابق آرڈر کریں۔
- جب تک ہر منظور کنندہ دستخط نہیں کرتا، ایک احاطہ شدہ کوٹیشن نہیں بھیجا جا سکتا، اور اسے آرڈر میں تبدیل نہیں کیا جا سکتا۔
- کوٹیشن منظوریوں میں ہر دستخط کی فہرست ہوتی ہے: کوٹیشن، گاہک، رقم، سب سے بڑی رعایت، سطح، منظور کنندہ اور ان کی HRMS پوزیشن، ان سے کیوں پوچھا گیا، قاعدہ، کس نے اسے اٹھایا، کب واجب الادا ہے اور اس کی حیثیت۔
- ایک اقتباس جس میں کوئی قاعدہ احاطہ نہیں کرتا اس کا کوئی منظوری کا مرحلہ نہیں ہے: منظوری کے جوابات کے لیے جمع کرائیں کہ کوئی اصول اس کا احاطہ نہیں کرتا، اور بھیجیں فوراً کام کرتا ہے۔
کوٹیشن کی منظوری کے قواعد اور کوٹیشن کی منظوری کسی دوسرے اسکرین کی طرح ہر کردار کے لیے دی جاتی ہے۔ منظوری کا فیصلہ کرنے کے لیے اس سے آگے کسی CRM تک رسائی کی ضرورت نہیں ہے: یہ میری منظوریوں سے کیا جاتا ہے۔