خریداری کے آرڈر کو کون منظور کرتا ہے، اور کس کو بتایا جاتا ہے۔
تنظیمی یونٹ ہر حکم کو لے جاتا ہے، اعداد و شمار کی منظوری کی حدوں پر فیصلہ کیا جاتا ہے، کون منظوری دیتا ہے اور کس ترتیب میں، کسی حکم یا قاعدہ کو تبدیل کرنے سے اس کی منظوری میں کیا اثر پڑتا ہے، اور لوگ اس کی منظوری کے بعد نقل کرتے ہیں۔
سپلائی چین → ریکوزیشنز اینڈ آرڈرز → PO منظوری کے قواعد کے تحت منظوری کا ایک اصول کہتا ہے کہ کون سے خریداری کے آرڈرز کو منظوری کی ضرورت ہوتی ہے — ایک رقم سے، اختیاری طور پر ایک سپلائر یا ایک تنظیمی یونٹ کے لیے — اور کون دستخط کرتا ہے، ایک قدم یا سطح کے حساب سے۔ ایک احاطہ شدہ آرڈر موصول نہیں ہو سکتا جب تک کہ ہر دستخط نہ ہو۔ یہ گائیڈ خود آرڈر کے بارے میں ہے: اس پر کیا فیصلہ کیا جاتا ہے، یہ کس کے پاس جاتا ہے، اور جب یہ یا اس کا اصول تبدیل ہوتا ہے تو کیا ہوتا ہے۔
ہر آرڈر کی ایک تنظیمی اکائی ہوتی ہے۔
نئے پرچیز آرڈر فارم پر آرگنائزیشنل یونٹ ایک مطلوبہ فیلڈ ہے۔ یہ فیصلہ کرتا ہے کہ منظوری کے کون سے اصول لاگو ہوتے ہیں، اس لیے بغیر کسی حکم کے اس کے لیے بنائے گئے قاعدے سے پھسل سکتا ہے — اور اب ایسا نہیں ہو سکتا۔
- یہ آپ کے لیے بھرا ہوا ہے: اوپری بار میں منتخب کردہ یونٹ کے ساتھ اگر ایک ہے، اور دوسری صورت میں HRMS میں آپ کی اپنی یونٹ کے ساتھ۔ اگر آرڈر کسی اور یونٹ کے لیے ہے تو اسے تبدیل کریں۔
- یہ آرڈر کے اپنے صفحہ سے لے کر کسی بھی یونٹ میں بھی ترمیم پر ہے — کمپنی بحیثیت مجموعی شامل ہے۔
- کسی دوسرے طریقے سے بنایا گیا آرڈر بھی ایک حاصل کرتا ہے: ایک کاپی، ایک درخواست سے حاصل کردہ آرڈر، ایک ASK تخلیق کرتا ہے، اور ایک درآمد کے ذریعے لایا جاتا ہے۔ کوئی حکم کبھی بھی یونٹ کے بغیر نہیں ہوتا۔
- منظوری کے اصول کی اپنی تنظیمی اکائی فیلڈ ہوتی ہے، اس لیے یہ کس یونٹ کا احاطہ کرتا ہے اس پر تقلید کے بجائے لکھا جاتا ہے۔
ایک لاگت کے مرکز کے لیے ایک اصول
پی او کی منظوری کا اصول صرف لاگت کے مرکز کے ساتھ ایک لاگت کے مرکز تک محدود ہوسکتا ہے۔ اس کے بعد اس لاگت کے مرکز سے وصول کیے گئے ہر آرڈر کا احاطہ کرتا ہے، خود آرڈر پر یا اس کی کسی ایک لائن پر، اور اس کے اپنے منظور کنندہ کا نام لیتا ہے - لہذا بحالی کی لاگت کے مرکز کا سربراہ بحالی کے آرڈرز پر دستخط کرتا ہے، اور کسی اور کا نہیں۔
- صرف لاگت کے مرکز کے لیے ایک اصول کے لیے خالی چھوڑ دیں جو ہر قیمت کے مرکز کا احاطہ کرتا ہے۔
- ایک اصول ایک لاگت کے مرکز کا احاطہ کرتا ہے۔ دو لاگت کے مراکز کے لیے، دو اصول بنائیں، ہر ایک کو اس کے منظور کنندہ کے ساتھ۔
- PO منظوری کے قواعد کی فہرست میں لاگت کے مرکز کا کالم ہے، لہذا آپ ایک نظر میں دیکھ سکتے ہیں کہ کون سے قواعد محدود ہیں اور کن تک۔
- ASK آپ کے لیے یہ اصول بنا سکتا ہے، لاگت کے مرکز کو اس کے کوڈ یا اس کے نام سے تلاش کر سکتا ہے، اور اسے محفوظ کرنے سے پہلے آپ کی تصدیق کے لیے اصول دکھاتا ہے۔
آرڈر کے لیے کم از کم ایک قیمت والی لائن کی ضرورت ہوتی ہے۔
خریداری کا آرڈر کھولا نہیں جا سکتا، منظوری کے لیے بھیجا یا وصول نہیں کیا جا سکتا جب تک کہ اس میں مقدار اور قیمت کے ساتھ کم از کم ایک لائن نہ ہو۔ بغیر لائنوں کے، یا صرف ایک غیر قیمت والا آرڈر، بغیر کسی چیز کے منظور کیا جائے گا اور کچھ بھی نہیں کے طور پر موصول ہوگا۔
- خریداری کا آرڈر براہ راست بنایا گیا ہے — کسی درخواست سے نہیں — ایک مسودے کے طور پر شروع ہوتا ہے، جس میں آپ خریدار کے طور پر بھرتے ہیں۔ اس کی لائنیں شامل کریں، پھر کھولیں دبائیں۔
- انکار نام بتاتا ہے کہ کیا غائب ہے، لہذا آپ جانتے ہیں کہ کون سی لائن مکمل کرنی ہے۔
آرڈر بنتے ہی منظوری شروع ہو جاتی ہے۔
ایک نیا خریداری آرڈر جس میں ایک قاعدہ احاطہ کرتا ہے اس کے محفوظ ہونے کے لمحے منظوری کے لیے بھیجا جاتا ہے۔ یاد رکھنے کے لیے کوئی علیحدہ جمع نہیں ہے، اور کوئی آرڈر اب بغیر روٹ کے نہیں بیٹھتا ہے کیونکہ کسی نے اسے دبایا نہیں۔ منظوری دینے والے اسے فوراً میری منظوریوں میں دیکھتے ہیں، اور آرڈر کا منظوری والا پینل دکھاتا ہے کہ یہ کس کے پاس ہے۔
منظوری کے لیے جمع کرانا ابھی باقی ہے۔ اسے دوبارہ آرڈر بھیجنے کے لیے استعمال کریں — مسترد ہونے کے بعد، مثال کے طور پر۔
اعداد و شمار کی منظوری کی حدوں پر فیصلہ کیا جاتا ہے۔
منظوری کے اصول میں رقم کمپنی کی اپنی کرنسی میں ہوتی ہے۔ لہذا کمپنی کی کرنسی میں اس کے کل پر آرڈر کا فیصلہ کیا جاتا ہے - کالم جسے اب "کمپنی کی کرنسی میں کل (منظوری کی حد)" کہا جاتا ہے، جو "بنیاد میں" پڑھا کرتا تھا۔ اپنی کتابوں کو ڈالر میں رکھنے والی کمپنی میں EUR 40,000 کا آرڈر آرڈر کی شرح تبادلہ پر ڈالر میں ماپا جاتا ہے۔
- اعداد و شمار کو لائنوں سے تیار کیا گیا ہے، ہر ایک کی اپنی شرح پر۔ یہ کبھی بھی ٹائپ نہیں کیا جاتا ہے: لائنوں والے آرڈر پر کل ٹائپ کرنے کی کوشش سے انکار کر دیا جاتا ہے، اور پیغام میں کہا جاتا ہے کہ اس کے بجائے لائن تبدیل کریں۔
- آرڈر پر منظوریوں کا پینل حساب دکھاتا ہے — "کمپنی کی کرنسی کی کل پر منظوری کی حد کے خلاف فیصلہ کیا گیا"، پھر آرڈر کا اپنا کل اور جس شرح پر اسے تبدیل کیا گیا تھا — اور آرڈر کی تنظیمی اکائی۔
- یہ تب بدلتا ہے جب لائنیں، کرنسی یا زر مبادلہ کی شرح تبدیل ہوتی ہے، اور تب ہی۔
منظوریاں HRMS درجہ بندی کی پیروی کرتی ہیں۔
ایک اصول جو منظور کرتا ہے وہ کسی شخص، ملازم، کسی عہدے، کسی کردار، لاگت کے مرکز کے مینیجر یا رپورٹنگ لائن کا نام دے سکتا ہے۔ جب یہ رپورٹنگ لائن ہوتی ہے، تو ہر سطح پر منظوری دینے والا ملازم HRMS کے نام ہوتے ہیں، اور اصول کی پیروی ایک مقررہ ترتیب کے ساتھ کی جاتی ہے، لہذا منظوری دینے والا وہ شخص ہوتا ہے جس کے لیے آرڈر واقعی ہے، نہ کہ جو کوئی کردار ادا کرتا ہے:
- HRMS میں خریدار کی رپورٹنگ لائن: پہلی سطح پر ان کا مینیجر، دوسرے پر ان کے مینیجر کا مینیجر، اور اسی طرح قاعدہ کے مطابق جتنے بھی درجات ہیں۔
- قاعدہ پر نامزد شخص، صرف اس صورت میں جب خریدار کے پاس کوئی رپورٹنگ لائن نہ ہو۔
- رول پر رول، صرف اس صورت میں جب پہلے دو میں سے کوئی بھی کسی کو نہیں دیتا ہے۔
چاہے اس شخص کے پاس سائن ان ہے اس سے یہ تبدیل نہیں ہوتا ہے کہ منظور کنندہ کون ہے۔ رپورٹنگ لائن اس کا فیصلہ کرتی ہے، اور منظوری دینے والے کو کبھی بھی کسی اور کے لیے تبدیل نہیں کیا جاتا ہے کیونکہ وہ ابھی تک سائن ان نہیں کر سکتے ہیں۔ تقاضے اور ملازمت کی درخواستیں اسی طرح منظور کی جاتی ہیں۔
منظوری دینے والوں کو لوگوں کے نام دیا جاتا ہے۔
جہاں کہیں بھی منظوری دکھائی جاتی ہے، منظوری دینے والا وہ شخص ہوتا ہے، جس کی حیثیت ہوتی ہے — "جین ڈو، چیف ایگزیکٹو آفیسر" — بجائے اس کے کہ آپ کو کسی کردار کو تلاش کرنا پڑے۔ یہ PO منظوریوں کی فہرست پر ہے، جس میں پوزیشن ہے اور کون کالموں پر عمل کر سکتا ہے، آرڈر کے اپروولز پینل پر، اور میری منظوریوں میں۔
جہاں کوئی قاعدہ کسی کردار میں واپس آجاتا ہے، اسے ایسے لوگوں کے طور پر کہا جاتا ہے جو اسے رکھتے ہیں: "چیف ایگزیکٹو: جین ڈو (سی ای او، ہیڈ آفس)"۔ تین سے زیادہ ہولڈرز کو پہلے تین "اور N مزید" کے طور پر نامزد کیا گیا ہے۔ ایک ایسا کردار جو کوئی بھی نہیں کہتا ہے، جو کہ اس کے تحت کوئی حکم اٹھانے سے پہلے درست کرنے کا اصول ہے۔
- PO منظوری کے قواعد، اور ایک قاعدے کے تحت منظوری کی سطحوں میں، کالم کی فہرست کے ذریعے منعقد کیا جاتا ہے جو آج ہر کردار کا حامل ہے۔
- HRMS → لوگ → تنظیمی چارٹ میں شو کے منظور کنندگان ہیں۔ اسے دبائیں اور ہر وہ شخص جو خریداری کے آرڈرز یا ریکوزیشنز کو منظور کرتا ہے اس کا خاکہ بیان کیا جاتا ہے، جس اصول اور سطح پر وہ دستخط کرتے ہیں، اور جن لوگوں کو ایک اصول کی کاپیاں بھی نشان زد کر دی جاتی ہیں۔ بٹن دکھاتا ہے کہ کتنے منظور کنندگان ہیں۔
ایک منظور کنندہ جس میں ابھی تک کوئی سائن ان نہیں ہے۔
جب ملازم HRMS کے ناموں میں ابھی تک کوئی سائن ان نہیں ہوتا ہے، تو سطح ان کا انتظار کرتی ہے۔ اسکرینیں الفاظ میں یہ کہتی ہیں - "جین ڈو منظور کنندہ HRMS نام ہیں اور ابھی تک کوئی سائن ان نہیں ہے، لہذا یہ ان کا انتظار کر رہا ہے" - PO منظوریوں کی فہرست میں (کون عمل کر سکتا ہے) اور آرڈر کے منظوری والے پینل پر۔
- ان کی جگہ کوئی اور اس کا فیصلہ نہیں کر سکتا: اصول کے کردار کا حامل نہیں، اور نہ ہی وہ شخص جس کا نام اصول پر ہے۔ صرف ایک منتظم ہی کر سکتا ہے۔
- بعد کی سطحیں اس کے پیچھے انتظار کرتی ہیں، جیسا کہ وہ کسی بھی منظوری دینے والے کے پیچھے ہوں گے جس نے ابھی تک فیصلہ نہیں کیا ہے۔
- پلیٹ فارم → رسائی → صارفین کے تحت منظوری دینے والے کو سائن ان کریں، اگر ان کے پاس کوئی نہیں ہے۔
- اس صارف کو HRMS (HRMS → لوگ → ملازمین، ملازم میں ترمیم کریں، بطور سائن ان کریں) میں ان کے ملازم کے ریکارڈ پر لنک کریں اور محفوظ کریں۔ ایک سائن ان موجودہ ملازم کے ایک ریکارڈ سے تعلق رکھتا ہے، اس لیے پہلے سے کہیں اور منسلک ایک سائن ان کو ریکارڈ کے نام کے ساتھ انکار کر دیا جاتا ہے جو اسے رکھتا ہے۔
- منظوری ان کی میری منظوریوں میں ایک ساتھ ظاہر ہوتی ہے، اور وہ اس کا فیصلہ کرتے ہیں۔ کسی بھی چیز کو دوبارہ روٹ یا دوبارہ بھیجنے کی ضرورت نہیں ہے۔
اس ریلیز سے پہلے اس طرح کی سطح کا فیصلہ کوئی منظور کنندہ کے لیے کر سکتا ہے۔ اپ ڈیٹ نے ہر دستخط کو ملازم کے HRMS ناموں کے حوالے کر دیا ہے۔ فیصلے پہلے ہی کر چکے ہیں جیسا کہ وہ تھے۔
تنظیمی اکائی، اور آرڈر کو تبدیل کرنا
ایک ایسا آرڈر جس کی تنظیمی اکائی، سپلائر، کرنسی، شرح مبادلہ یا لائنوں میں تبدیلی اب وہ آرڈر نہیں ہے جسے منظور کیا گیا تھا۔ لہذا تبدیلی اسے دوبارہ روٹ کرتی ہے، اس کے خلاف جو اب ہے:
| حکم تھا۔ | تبدیلی کیا کرتی ہے۔ |
|---|---|
| منظوری کا انتظار ہے۔ | کھلے دستخط واپس لے لیے جاتے ہیں اور آرڈر دوبارہ کر دیا جاتا ہے — شاید دوسرے لوگوں کو، شاید کسی کو نہیں۔ |
| منظور شدہ | منظوری اب اس کا احاطہ نہیں کرتی۔ دستخطوں کو ایک طرف رکھا جاتا ہے، نشان زد کر دیا جاتا ہے، اور آرڈر منظوری کے لیے واپس چلا جاتا ہے۔ |
| مسترد | اب کچھ بھی دوبارہ نہیں کیا گیا ہے۔ منظوری کے لیے جمع کروائیں قوانین کو نئے سرے سے پوچھتا ہے، اور منظوریوں کا پینل پیش نظارہ کرتا ہے کہ وہ کون ہوگا۔ |
| موصول ہوا، یہاں تک کہ جزوی طور پر | یونٹ، سپلائر، کرنسی اور شرح مزید تبدیل نہیں ہو سکتی۔ اس کی منظوری اسی طرح قائم ہے جیسے اسے دی گئی تھی۔ مزید کسی بھی چیز کے لیے ایک نیا آرڈر بنائیں۔ |
- "محفوظ کردہ" کے بجائے۔ آرڈر میں کہا گیا ہے کہ کیا ہوا، مثال کے طور پر "PO-000123 کی منظوری دی گئی تھی، لیکن اس کا بزنس یونٹ تبدیل ہوا، اس لیے یہ منظوری اب اس کا احاطہ نہیں کرتی اور یہ منظوری کے لیے واپس چلا گیا ہے۔"
- ایک نئی کرنسی جس میں کوئی ریٹ نہیں دیا گیا ہے اس کے لیے فائل میں موجود ریٹ لیتا ہے، اور جو لائنیں آرڈر کی کرنسی کی پیروی کرتی ہیں وہ نئی کرنسی کی پیروی کرتی ہیں۔ اپنی ہی کرنسی میں متفق ہونے والی لائن اسے برقرار رکھتی ہے۔
- کچھ بھی ضائع نہیں ہوا: منظوریوں کا پینل پہلے کی روٹنگ کو "اس سے پہلے کی روٹنگ — دستاویز کو تبدیل کرنے یا مسترد ہونے پر ایک طرف رکھ دیا گیا" کے تحت رکھتا ہے۔
منظوری کے اصول کو تبدیل کرنا
آج بدلا ہوا ایک قاعدہ آج لاگو ہوتا ہے، ہر حکم پر اب بھی فیصلے کا انتظار ہے۔ کسی اصول کے منظور کنندہ، اس کی سطح، اس کی رقم یا اس کی تنظیمی اکائی کو تبدیل کریں، یا اسے حذف کریں، اور ہر کھلا خریداری آرڈر جو اب بھی منظوری کا انتظار کر رہا ہے، دوبارہ قواعد کے خلاف روٹ کیا جائے گا جیسا کہ وہ اب کھڑا ہے۔ آپ کو ان آرڈرز کو تلاش کرنے یا دوبارہ بھیجنے کی ضرورت نہیں ہے۔
- پرانے اصول نے جو درخواستیں کی تھیں وہ حذف نہیں کی گئیں۔ وہ آرڈر کی منظوری کی سرگزشت میں رہتے ہیں، جس پر اصول کے نام اور "تبدیل" کے ساتھ "واپس لیا گیا: منظوری کا اصول" کا نشان لگا ہوا ہے۔
- آرڈرز جو اب قاعدہ کا احاطہ کرتا ہے، اور پہلے نہیں کرتے تھے، منظوری کے لیے بھیجے جاتے ہیں۔
- پہلے سے ہی منظور شدہ احکامات کی منظوری تبدیلی پہلے سے کیے گئے فیصلے تک واپس نہیں پہنچتی۔
- جب آپ اصول کو محفوظ کرتے ہیں تو پیغام میں ان آرڈرز کی فہرست ہوتی ہے جو دوبارہ روٹ کیے گئے تھے۔
- کچھ بھی کاپی نہیں کیا گیا ہے: آرڈر وہی آرڈر ہیں، نئے سرے سے روٹ کیے گئے ہیں۔
ایک کاپی کو ایک نئے آرڈر کی طرح سمجھا جاتا ہے۔
خریداری کے آرڈر کو کاپی کرنا — یا ایک ریکوزیشن، کوٹیشن، سیلز آرڈر یا انوائس — کمپنی کی کرنسی میں ہر لائن اور کل کو بالکل اسی طرح کام کرتا ہے جیسے ایک نئی دستاویز کرتا ہے۔ لہذا ایک کاپی 0 کی ایک حد سے نیچے پھسلنے کے بجائے اصل منظور کرنے والوں کے پاس جاتی ہے۔
وہ دستاویزات جو اس ریلیز سے پہلے کاپی کی گئی تھیں اور کمپنی کی کرنسی کل ("ان بیس") میں 0 دکھائے گئے تھے ان کو اپ ڈیٹ کے ذریعے درست کر دیا گیا ہے۔
جسے منظور ہونے پر بتایا جاتا ہے۔
منظوری کے ہر اصول کی منظوری کی فہرست پر ایک کاپی ہوتی ہے: لوگوں نے بتایا کہ اس اصول کے تحت آرڈر کب منظور ہوتا ہے، اور کیوں۔ یہ اس طرح ہے کہ درخواست کنندہ کے مینیجر، فنانس، سامان جس یونٹ کے لیے ہے یا فراہم کنندہ سنتا ہے کہ آرڈر آگے بڑھ سکتا ہے۔
| ڈبلیو ایچ او | وہ کون ہے؟ |
|---|---|
| ہر کوئی اپنا کردار ادا کرتا ہے۔ | کردار کا ہر حامل، جیسے فنانس۔ |
| ایک نامزد شخص | ایک ملازم، ان کے سائن ان ای میل پر۔ |
| جس نے بھی حکم اٹھایا | درخواست کرنے والا۔ |
| ان کا مینیجر | HRMS رپورٹنگ لائن پر درخواست کنندہ کا مینیجر۔ |
| آرڈر کے کاروباری یونٹ کا سربراہ | آرڈر کے اپنے یونٹ کا مینیجر، یا اس کے اوپر موجود قریب ترین یونٹ کا جس میں ایک ہے۔ |
| ایک نامزد کاروباری یونٹ کا سربراہ | یونٹ کا مینیجر جسے آپ منتخب کرتے ہیں۔ |
| فراہم کنندہ | فراہم کنندہ کا رابطہ ای میل۔ |
| ایک ای میل پتہ | کمپنی سے باہر کا پتہ، جیسے مشترکہ مالیاتی میل باکس۔ |
- انہیں کیوں کاپی کیا گیا ہے ہر ایک کے ساتھ لکھا ہوا ہے ("انوائس ادا کرتا ہے") اور آرڈر پر اور پیغام میں ان کے نام کے ساتھ پرنٹ کیا جاتا ہے۔
- آرڈر کے منظور ہونے سے پہلے، اس کا منظوری پینل فہرست دیتا ہے کہ یہ کب کاپی کیا جائے گا۔ اس کے بعد، یہ فہرست کرتا ہے کہ کس نے کاپی کیا، کب، اور آیا پیغام بھیجا، روکا یا دبایا گیا۔
- ایک کاپی بتاتی ہے؛ یہ کسی سے دستخط کرنے کو نہیں کہتا اور کسی کو آرڈر تک رسائی نہیں دیتا۔
خریداری کے آرڈر کو تبدیل کرنے کے لیے ASK سے وہ آرڈر بدل جاتا ہے — اور تبدیلی اسے بالکل اسی طرح روٹ دیتی ہے جیسے اسکرین پر ایک ترمیم کرتی ہے۔ ASK اس کے بجائے کبھی دوسرا آرڈر نہیں کرتا، اور آپ کو یہ بتائے بغیر کہ وہ کیا کرے گا اور آپ کی تصدیق کا انتظار کیے بغیر کبھی بھی کسی چیز کو تبدیل، منظور یا تخلیق نہیں کرتا ہے۔ یہ پوچھے جانے پر کہ "PO-000123 کو کون منظور کرتا ہے؟"، یہ اس آرڈر کی اپنی منظوری کی روٹنگ سے جواب دیتا ہے۔ دیکھیں ASK → جب تک آپ تصدیق نہیں کرتے کچھ بھی تبدیل نہیں ہوتا ہے۔