بل چلتا ہے: پیش نظارہ، منظوری، پوسٹ، اور منسوخ اور دوبارہ بل
ایک بلنگ سائیکل جو چار مراحل میں بل کیا جاتا ہے — پیش نظارہ کریں، بلوں کا جائزہ لیں، منظور کریں (کسی اور کے ذریعے)، وصول کرنے کے لیے پوسٹ کریں — اور ایک بل کے ساتھ کیا کرنا ہے: قبول کریں، رن آؤٹ آف دی، جاری کریں، پوسٹ کریں، منسوخ کریں اور دوبارہ بل کریں۔
سائیکل چلانا
- CRM کھولیں › یوٹیلٹیز › یوٹیلٹی بلنگ › بل چلتا ہے اور نیا دبائیں۔ بلنگ سائیکل، سروس سے اور سروس سے، بل کی تاریخ اور مقررہ تاریخ کا انتخاب کریں (خالی: بل کی تاریخ کے بعد سائیکل کے مقررہ دن)۔ محفوظ کریں۔
- رن پر پیش نظارہ دبائیں۔ سائیکل میں ہر اکاؤنٹ کی درجہ بندی کی جاتی ہے اور اس کے بل کو بطور مسودہ لکھا جاتا ہے۔ رن کی منظوری تک پیش نظارہ کو دوبارہ دبایا جا سکتا ہے۔
- دبائیں بلوں کا جائزہ لیں۔ یوٹیلیٹی بل اس رن کے بلوں پر کھلتے ہیں۔ کوئی بھی عجیب چیز مستثنیٰ ہے: ایک تخمینہ شدہ پڑھا ہوا، ایک کھلا پڑھا ہوا استثنا، اکاؤنٹ کے معمول سے بہت زیادہ بل، یا بل کرنے کے لیے کچھ نہیں۔
- ہر ایک استثناء کے لیے: قبول کریں (کہیں کہ یہ کیوں صحیح ہے) یا بھاگنے سے باہر ہو جائیں۔ جب رن پوسٹ کیا جاتا ہے تو ایک ہولڈ بل پیچھے رہتا ہے۔ ریلیز اسے واپس رکھتا ہے۔
- اس شخص کے علاوہ کوئی اور جس نے رن کا پیش نظارہ کیا وہ منظور کرتا ہے۔ اس سے انکار کر دیا گیا ہے جبکہ کوئی بھی بل مستثنیٰ ہے۔
- وصول کرنے کے لیے پوسٹ کو دبائیں۔ ہر منظور شدہ بل اپنے جریدے کے ساتھ پوسٹ کردہ AR انوائس بن جاتا ہے۔
وہ شخص جس نے رن کا پیش نظارہ کیا وہ اسے منظور نہیں کر سکتا: "آپ نے <run> کا پیش نظارہ کیا، لہذا کوئی اور اسے منظور کرتا ہے۔" ایک بلر والی کمپنی پلیٹ فارم › رن ٹائم سیٹنگز › یوٹیلٹیز › "جس شخص نے بل تیار کیا ہے اسے اس کی منظوری دینے دیں" کے ساتھ اس کی اجازت دے سکتی ہے۔
پوسٹنگ کیا کرتی ہے۔
- ہر بل ایک AR انوائس بن جاتا ہے — قابل وصولی، کریڈٹ یوٹیلیٹی ریونیو (پلان کا اکاؤنٹ)، کریڈٹ آؤٹ پٹ ٹیکس کو ڈیبٹ کریں — اس لیے عمر رسیدہ، اسٹیٹمنٹ، رسیدیں اور لیجر اسے کسی بھی انوائس کو دیکھتے ہی دیکھتے ہیں۔ یوٹیلیٹی بلز اے آر انوائس اور اس کی حیثیت کو ظاہر کرتے ہیں۔
- انوائس نمبرنگ کمپنی کی اپنی ہے: ZATCA کے تحت انوائس کو ZATCA انوائس کے طور پر جاری کیا جاتا ہے، اور ہندوستان میں یہ اس کا GST سیریز نمبر لیتا ہے، بالکل اسی طرح جیسے اکاؤنٹنگ میں اٹھایا گیا انوائس۔
- ریڈز کو بل کے ساتھ نشان زد کیا گیا ہے۔ اکاؤنٹ میں ایک کریڈٹ لاگو ہوتا ہے۔ ایک حتمی بل ڈپازٹ لیتا ہے۔
- ازخود ادائیگی اکاؤنٹ کا بل مقررہ تاریخ پر اس کے کارڈ سے وصول کیا جاتا ہے۔ بغیر کاغذ کے صارف کو بل ای میل کیا جاتا ہے۔
- رن اس مدت میں بند ہوتا ہے جو مالی کیلنڈر میں کھلا ہوتا ہے۔ بند مدت کسی بھی پوسٹنگ کی طرح اس سے انکار کرتی ہے۔
بل کو درست کرنا
- ایک مسودہ بل: منسوخ کریں اسے ایک وجہ کے ساتھ واپس لے لیتے ہیں۔
- پوسٹ کیا گیا بل: منسوخ اور دوبارہ بل اس کے انوائس کے خلاف ایک AR کریڈٹ نوٹ اٹھاتا ہے جو اب بھی کھلا ہے، اس کے ریڈز کو دوبارہ بل کرنے کے لیے آزاد کرتا ہے، اور اسی مدت سے ایک نئے بل کا مسودہ تیار کرتا ہے۔ نیا بل پوسٹ کریں (اس کی قطار پر پوسٹ کریں) ایک بار جب یہ درست ہو۔
- اس بل پر منسوخ اور دوبارہ بل کرنے سے انکار کر دیا گیا ہے جس کی جزوی ادائیگی کی گئی ہے: پہلے ادائیگی کو کالعدم کریں (دیکھیں کاؤنٹر: کیشئرنگ اور سپروائزر کی منظوری)، یا اگلا بل درست کریں۔
- ایک مکمل رن جو پوسٹ نہیں کیا گیا ہے اسے کینسل آن دی رن کے ساتھ منسوخ کیا جا سکتا ہے۔ اس کے مسودے کے بل پھینک دیے جاتے ہیں۔
ہر بل میں پی ڈی ایف ہوتا ہے: اکاؤنٹ 360 ان کی فہرست دیتا ہے، اور ایک صارف پورٹل میں وہی پی ڈی ایف دیکھتا ہے۔