اسپریڈشیٹ درآمد کرنا

ایکسل، CSV اور PDF کسی بھی فہرست اسکرین میں — وہ ٹیمپلیٹ جو خود نقشہ بناتا ہے، کالم کیسے مماثل ہوتے ہیں، کیا چیک کیا جاتا ہے، جب وہی فائل واپس آتی ہے تو کیا ہوتا ہے، اور یہ API کے ذریعے کیوں پوسٹ ہوتی ہے۔

پلیٹ فارم میں ہر فہرست اسکرین ایک درآمد کو قبول کرتی ہے۔ یہ مٹھی بھر میزوں کے لیے الگ منتقلی کا آلہ نہیں ہے۔ یہ اسکرین پر ایک دراز ہے جسے آپ پہلے ہی دیکھ رہے ہیں، اور یہ اس اسکرین کے ریکارڈز میں لوڈ ہوجاتا ہے۔

1. اس اسکرین کو کھولیں جس پر ریکارڈز ہیں اور درآمد کو منتخب کریں۔
2. ایک .xlsx, .xls, .csv یا .pdf فائل میں ڈراپ کریں۔ Legacy .xls فائلوں کو براہ راست پڑھا جاتا ہے — انہیں کسی بھی چیز کے طور پر دوبارہ محفوظ کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔
3. کالم میپنگ چیک کریں۔ کالموں کو پہلے نام کے مطابق فیلڈز سے ملایا جاتا ہے، اور کوئی بھی چیز جو مماثل نہیں ہے اسے ڈراپ ڈاؤن کے طور پر پیش کیا جاتا ہے تاکہ آپ اسے خود صحیح فیلڈ کی طرف اشارہ کرسکیں۔
4. پیش نظارہ پڑھیں۔ یہ دکھاتا ہے کہ کیا بنایا جائے گا، قطار در قطار، ان قطاروں کے ساتھ جو پہلے درج کی جائیں گی اور ہر ایک کے ساتھ وجہ۔ اگر قطاریں یہاں پہلے سے موجود ریکارڈز سے مماثل ہیں، تو منتخب کریں کہ ان کے ساتھ کیا ہوتا ہے۔
5. درآمد کریں۔ قطاریں اسی API کے ذریعے پوسٹ کی جاتی ہیں جو اسکرینیں استعمال کرتی ہیں، اور آخری مرحلہ یہ بتاتا ہے کہ کتنے بنائے گئے، اپ ڈیٹ کیے گئے یا ضم کیے گئے، کتنے اکیلے رہ گئے، اور کیوں کسی کو درآمد نہیں کیا گیا۔
6. جب درآمد شروع کی گئی تھی (اور اس کے ساتھ والی یونٹ میں) منتخب کی گئی کمپنی میں ہر قطار اوپر بار میں آتی ہے، آپ کی گھریلو کمپنی میں کبھی نہیں۔ اگر آپ اس کمپنی میں کام نہیں کر سکتے تو قطاریں کہیں اور بنانے کے بجائے انکار کر دی جاتی ہیں۔

ایک ٹیمپلیٹ جو خود نقشہ بناتا ہے۔

کچھ بھی نہیں سے شروع؟ ایک ٹیمپلیٹ ڈاؤن لوڈ کریں، یا تو درآمدی دراز سے یا فہرست کے اپنے ٹول بار سے۔ یہ ایک قطار والی CSV فائل ہے: اس اسکرین کے اپنے کالم کے عنوانات، حذف کرنے کے لیے کچھ نہیں۔ اسے بھریں اور اسے واپس لائیں، اور ہر کالم خود نقشہ بناتا ہے۔ درآمد براہ راست پیش نظارہ پر جاتا ہے. بٹن کے نیچے دراز فہرست کرتا ہے کہ ہر قطار کو کیا ضرورت ہے۔

• "ہر قطار کی ضرورت ہے" اسکرین کے فارم کے نشانات کو ضرورت کے مطابق شمار کرتا ہے، اور پلیٹ فارم اپنے آپ میں کچھ بھی نہیں بھرتا، جیسے کاروباری یونٹ جہاں سے آپ کام کرتے ہیں۔
• آپ کی کمپنی نے جن اضافی فیلڈز کو نام دیا ہے وہ ٹیمپلیٹ میں بھی شامل ہیں۔ بے نام فائل میں نہیں ہیں، لیکن پھر بھی منتخب کیا جا سکتا ہے جب آپ کالم کا نقشہ بناتے ہیں، اضافی فیلڈز کے تحت۔
• ایک اسکرین جس کا ریکارڈ صرف ایک عمل بنا سکتا ہے (ایک پوسٹنگ، ایک اسکین) ہر فائل کی ہر قطار سے انکار کرنے کے بجائے درآمد کی پیشکش نہیں کرتی ہے۔

نمبر جو نظام دیتا ہے۔

بہت سی اسکرینیں ایک نمبر کی حد سے اپنے ریکارڈ کو نمبر دیتی ہیں: ایک امیدوار کو اس کا امیدوار نمبر ملتا ہے، ایک درخواست کو اس کا ریکوزیشن نمبر ملتا ہے۔ ایسی اسکرین پر فائل میں ایک کالم جس میں ان نمبروں کو رکھا جاتا ہے ایک طرف رکھا جاتا ہے، درآمد نہیں کیا جاتا، اور میپنگ کہتی ہے کہ کیوں: اسکرین ہر ریکارڈ کو اس حد سے اپنا نمبر دیتی ہے۔ اسے کبھی بھی قریبی میدان میں نہیں ڈالا جاتا جو اسے لے جائے گا۔ نمبروں کو آپ کی فائل میں رکھنے کے لیے، ایک منتظم نمبر دینے کے لیے اس نمبر کی حد مقرر کر سکتا ہے۔

کیا حوالہ تلاش کیا جاتا ہے۔

ایک فیلڈ جو دوسرے ریکارڈ کی طرف اشارہ کرتا ہے وہ نقشہ سازی میں کہتا ہے کہ اس میں کیا دیکھا جاتا ہے — "ملازم id → ملازمین"، مثال کے طور پر — تو آپ دیکھ سکتے ہیں کہ امیدواروں کے نمبروں کا کالم وہاں نہیں ہے۔ ایک حوالہ جس کا اپنا کوئی کوڈ نہیں ہے اس کی ملکیت کے ذریعے پایا جاتا ہے (اس کی شے کے لحاظ سے مواد کا بل) اور نام کے ساتھ رکھے ہوئے کو نام سے دیکھا جاتا ہے۔

وہی فائل دوبارہ درآمد کر رہا ہے۔

دوسری بار اپ لوڈ کی گئی فائل ہر ریکارڈ کو دوسری بار بنانے کے لیے استعمال ہوتی ہے۔ اب ہر قطار ایک ریکارڈ سے مماثل ہے جو پہلے سے یہاں موجود ہے، اور آپ انتخاب کرتے ہیں کہ میچ کا کیا ہوتا ہے۔

• اگر یہ فائل اس اسکرین میں پہلے درآمد کی گئی تھی، تو دراز اسے پڑھتے ہی کہتا ہے: اس نے کب، کتنے ریکارڈ بنائے اور اسے کس نے درآمد کیا۔
• جب فائل اسے لے جاتی ہے تو قطاریں ریکارڈ کے اپنے نمبر پر مل جاتی ہیں۔ بصورت دیگر کالموں پر اسکرین منفرد رہتی ہے۔ بصورت دیگر ای میل، کوڈ یا نام پر؛ اور اس شخص کے لیے جس کا نمبر نہیں ہے، پہلے اور آخری نام پر۔ میچ آن، پیش منظر میں، دکھاتا ہے کہ کون سا اور آپ کو دوسرا کالم منتخب کرنے دیتا ہے — یا کچھ نہیں، جو ہر قطار کو نئی بناتا ہے۔

کچھ بھی ہونے سے پہلے پیش نظارہ ان کا شمار کرتا ہے: بہت سارے نئے، اپ ڈیٹ، ضم، اور پہلے ہی یہاں، اکیلے رہ گئے ہیں۔ ہر قطار کو نشان زد کیا جاتا ہے کہ یہ کیا بنے گا۔

پیش نظارہ کیا چیک کرتا ہے۔

ہر قدر کا اندازہ اس طرح کیا جاتا ہے جس طرح اسکرین اس کا فیصلہ کرے گی: ایک نمبر کو ایک نمبر ہونا چاہئے، ہاں/ناں فیلڈ کو ہاں یا نہیں کہنا پڑتا ہے، ایک مقررہ فہرست کے ساتھ فیلڈ کو اس کی ایک قدر کو رکھنا ہوتا ہے، ایک حوالہ کو ایک ریکارڈ کا نام دینا ہوتا ہے جو موجود ہے، اور کمپنی کے پاس پہلے سے موجود کوڈ — یا یہ کہ فائل دو بار لے جاتی ہے — کو جھنڈا لگایا جاتا ہے۔ پھر گزرنے والی ہر قطار کو اسکرین کے خلاف ہی آزمایا جاتا ہے اور اسے پیچھے ہٹا دیا جاتا ہے، لہذا کمپنی نے جو قاعدہ شامل کیا ہے یا دو فیلڈز کو ایک ساتھ چیک کیا جاتا ہے وہ بھی پکڑا جاتا ہے۔ ایک پیش نظارہ جس میں کچھ بھی جھنڈا نہیں لگایا گیا ہے ایک درآمد ہے جس سے انکار نہیں کیا گیا ہے۔

جس چیز کا اندازہ لگائے بغیر درست رکھا جا سکتا ہے اسے درست رکھا جاتا ہے، اور پیش نظارہ درست قیمت کو ظاہر کرتا ہے: "لپیٹ" لپیٹ جاتا ہے اور "کارنر بورڈ" کارنر بورڈ بن جاتا ہے جہاں فہرست انہیں رکھتی ہے، "ہاں" ہاں بن جاتا ہے، "$1,250.00" اور "30%" نمبر بن جاتے ہیں، اور ایک یونٹ یا ایک آئٹم بن جاتا ہے جو اس کے TM- کوڈ (EA02) سے لکھا جاتا ہے۔ UOM، آئٹم، ایکٹو، ری سائیکل یا ری سائیکل مواد % جیسی سرخی کو ہاتھ سے میپ کیے بغیر اس کے فیلڈ سے ملایا جاتا ہے۔

ایک قدر جو درست نہیں رکھی جا سکتی ہے اس کا نام فیلڈ کے قبول کردہ چیز کے ساتھ رکھا جاتا ہے - مثال کے طور پر "مادی کی قسم "کارٹن" وہ نہیں ہے جو پیکیجنگ مواد کو قبول کرتا ہے (ڈوناج، لپیٹنا، پٹا، …)"۔ فائل کو درست کریں، یا قطار کو چھوڑ دیں: درآمد کرنے سے وہ قطاریں بنتی ہیں جو تیار ہیں اور باقی کو چھوڑ دیتی ہیں، اور امپورٹ کا رن ہر اسپیڈ قطار کو اس کے لائن نمبر اور وجہ کے ساتھ رکھتا ہے۔ یہ پوچھنے پر کہ درآمد کیوں ناکام ہو گئی، Ask پڑھتا ہے جو چلتا ہے اور قطاروں کا حوالہ دیتا ہے۔

یہ API کے ذریعے کیوں جاتا ہے۔

امپورٹ ٹیبل پر نہیں لکھتی۔ یہ کنسول کالز کو انہی اختتامی نقطوں کو کال کرتا ہے، جس کا مطلب ہے کہ ہر قاعدہ جو ہاتھ سے ٹائپ کیے گئے ریکارڈ کی حفاظت کرتا ہے وہ اسپریڈشیٹ میں آنے والے ریکارڈ کی بھی حفاظت کرتا ہے: ایک جرنل کو بیلنس کرنا چاہیے، ایک ڈپلیکیٹ سپلائر انوائس سے انکار کر دیا جاتا ہے، ایک بہت سے کنٹرول شدہ آئٹم اپنے لاٹ نمبر کا مطالبہ کرتا ہے، ایک بند مدت پوسٹنگ کو مسترد کرتی ہے، اور یہ آڈٹ لاگ ریکارڈ کرتا ہے۔

PDFs

ٹیبلز کے لیے پی ڈی ایف پڑھی جاتی ہے — ایک سپلائر اسٹیٹمنٹ، بینک کی فہرست، ایک پرنٹ شدہ رپورٹ۔ جو کچھ پایا جاتا ہے اسے کسی بھی چیز کے بننے سے پہلے تصدیق کے لیے دکھایا جاتا ہے، کیونکہ پی ڈی ایف سے ٹیبل نکالنا تخمینہ ہے اور تخمینہ کو دیکھنا چاہیے۔

گروپ شدہ دستاویزات

جہاں کسی دستاویز میں ہیڈر اور لائنیں ہوتی ہیں، اسپریڈشیٹ میں فی لائن ایک قطار اور ایک کالم ہوتا ہے جو کہتا ہے کہ قطار کس دستاویز سے تعلق رکھتی ہے۔ اس قدر کا اشتراک کرنے والی قطاریں کئی لائنوں کے ساتھ ایک دستاویز بن جاتی ہیں، نہ کہ کئی دستاویزات۔

Ceipal یا دوسرے درخواست دہندگان سے باخبر رہنے کے نظام سے لیڈز

درخواست دہندگان سے باخبر رہنے کا نظام جیسا کہ Ceipal اپنی لیڈز کو دو فائلوں کے طور پر برآمد کرتا ہے: خود لیڈز، ہر ایک ایک کمپنی (ویب سائٹ، انڈسٹری، ریونیو، SIC اور NAICS کوڈز، ملازمین کی تعداد اور مقامات، مالی سال کا اختتام، پتہ، مالک)، اور ان کمپنیوں کے رابطے (پہلا اور آخری نام، ای میل، موبائل، آفس نمبر اور توسیع، ٹائٹل، پتہ)۔ ہر کالم کے مماثل ہونے کے ساتھ ہی دونوں درآمد کرتے ہیں: "لیڈ کا نام" CRM → Leads پر کمپنی ہے، اور CRM → Lead Contacts پر یہ اس لیڈ کا نام دیتی ہے جس سے ہر شخص تعلق رکھتا ہے۔

1. لیڈز فائل کو CRM → لیڈز پہلے درآمد کریں۔
2. پھر رابطوں کی فائل کو CRM → Lead Contacts پر درآمد کریں۔ ہر رابطہ آپ کی کمپنی میں اسی نام کے لیڈ سے منسلک ہوتا ہے۔
3. ایک رابطہ جس کی لیڈ ابھی تک موجود نہیں ہے اسے لیڈ کے نام سے انکار کر دیا گیا ہے ("کوئی لیڈ نہیں کہا جاتا ہے …")، اس لیے فائلوں کو غلط طریقے سے درآمد کرنا آپ کو بتاتا ہے کہ لوگوں کو کسی چیز سے منسلک چھوڑنے کے بجائے۔

ایک لیڈ اپنے رابطے کے پہلے اور آخری نام کو الگ رکھتا ہے، جیسا کہ درخواست دہندگان کا ٹریکنگ سسٹم کرتا ہے، اور پورا نام ان سے بنایا جاتا ہے۔ ایک واحد "رابطہ کا نام" کالم والی فائل آخری جگہ پر تقسیم ہوتی ہے۔ لیڈ کو کسی کے نام کی ضرورت نہیں ہے: ایک کمپنی جس کا ابھی تک کوئی رابطہ نہیں ہے وہ بھی لیڈ ہے۔ جب کسی لیڈ کو اکاؤنٹ میں تبدیل کیا جاتا ہے، تو اس کا رابطہ اور Lead Contacts کے تحت موجود ہر شخص اکاؤنٹ کے رابطے بن جاتا ہے۔

منسلک ڈرائیو سے، اور شیڈول پر

فائل کو آپ کی مشین سے باہر آنے کی ضرورت نہیں ہے۔ کوئی بھی لسٹ اسکرین منسلک ڈرائیو سے درآمد کر سکتی ہے، اور اسی درآمد کو پس منظر میں یا شیڈول پر چلانے کے لیے سیٹ کیا جا سکتا ہے - جس طرح ایک فائل جسے بینک یا سپلائر ہر صبح فولڈر میں ڈالتا ہے، بغیر کسی کے کھولے ریکارڈ بن جاتا ہے۔ منسلک ڈرائیوز دیکھیں۔

ایک کالم جس میں پورا نام ہے۔

درخواست دہندگان، امیدواروں، رابطوں اور دوسرے لوگوں کو پہلے نام اور آخری نام کے ساتھ رکھا جاتا ہے، اور دونوں کی ضرورت ہوتی ہے۔ واحد نام کے کالم والی فائل — Applicant_Name، پورا نام، طالب علم کا نام — اب بھی درآمد کیا جا سکتا ہے: کالم کو پورے نام سے ملایا جاتا ہے (پہلے اور آخری نام میں تقسیم)، آخری لفظ آخری نام اور اس سے پہلے کے الفاظ پہلا نام بن جاتا ہے۔ "تنوی پاٹل" تنوی اور پاٹل بن جاتی ہے۔ پیش نظارہ کسی بھی چیز کے محفوظ ہونے سے پہلے ہر قطار کے لیے تقسیم کو ظاہر کرتا ہے، اور ایک فائل جس کا اپنا پہلا نام اور آخری نام کے کالم ہوتے ہیں وہ انہیں رکھتا ہے۔

کالم جو آپ کی کمپنی کے اپنے فیلڈز ہیں — NEET سکور، ترجیحی کورس — ان کے نام یا لیبل سے ملتے ہیں جب اس اسکرین کے لیے پلیٹ فارم → حسب ضرورت → کسٹم فیلڈز کے تحت فیلڈز موجود ہوں۔ پہلے فیلڈز شامل کریں، پھر درآمد کریں۔

Since 20 October a delimited text file (.txt, .tsv — comma, tab, semicolon or pipe; UTF-8, ANSI or Unicode) imports like a CSV, a Word document is refused as not a data file, and a file the inspection finds dangerous is refused. See Uploading Word and text documents, and importing delimited text files.