ایک ہی شخص دو بار

مریض، طلباء، درخواست دہندگان اور ملازمین: ایک نیا ریکارڈ جو ایسا لگتا ہے کہ فائل میں پہلے سے موجود کسی شخص کو واپس رکھا جاتا ہے اور ان کا نام رکھا جاتا ہے، "بہرحال تخلیق کریں" جب وہ واقعی کوئی اور ہو، اور ممکنہ ڈپلیکیٹس کی فہرستیں جو پہلے بنائے گئے ہوں۔

ایک ہی شخص کا دوسرا ریکارڈ ٹائپنگ کی غلطی سے بھی بدتر ہے: ایک مریض کی الرجی ایک چارٹ پر بیٹھتی ہے جب کہ اگلا نسخہ دوسرے پر جاتا ہے، ایک ملازم کو دو بار ادائیگی کی جاتی ہے، ایک طالب علم کے نمبر دو نقلوں میں تقسیم ہوتے ہیں۔ لہذا اس سے پہلے کہ کسی مریض، طالب علم، درخواست دہندہ یا ملازم کو بچایا جائے، اس کا موازنہ پہلے سے موجود ریکارڈ سے کیا جاتا ہے۔

ایک ہی ای میل یا فون خود ایک مماثل نہیں ہے: ایک خاندان ایک فون کا اشتراک کرتا ہے، اور سرپرست کا ای میل کئی بچوں کے ریکارڈ پر ہے۔ نہ ہی اپنے طور پر ایک ہی نام ہے۔

جب ایک بچت کو روک دیا جاتا ہے۔

1. فارم کھلا رہتا ہے اور ہر میچ کو اس کے نمبر، نام اور تاریخ پیدائش کے ساتھ درج کرتے ہوئے کہتا ہے کہ "یہ فائل میں پہلے سے موجود کسی شخص کی طرح لگتا ہے۔ ہر ایک ایک لنک ہے جو موجودہ ریکارڈ کو ایک نئے ٹیب میں کھولتا ہے۔
2. اگر یہ وہی شخص ہے تو واپس جائیں اور اس کی بجائے موجودہ ریکارڈ استعمال کریں۔ کچھ بھی نہیں بچا ہے۔
3. اگر یہ واقعی کوئی مختلف شخص ہے — جڑواں بچے، یا دو لوگ جو ایک نام اور سالگرہ کا اشتراک کرتے ہیں — دبائیں "بہرحال تخلیق کریں — یہ ایک مختلف شخص ہے"۔ ریکارڈ محفوظ ہو گیا ہے، اور آپ نے تصدیق کی ہے کہ یہ آڈٹ ٹریل میں لکھا گیا ہے۔ یہ ایک جائزے کے طور پر بھی شمار ہوتا ہے: دونوں ریکارڈز کو بعد میں ایک دوسرے کے ممکنہ نقول کے طور پر درج نہیں کیا جاتا ہے۔

کسی ترمیم کو اسی طرح چیک کیا جاتا ہے جب یہ نام، تاریخ پیدائش، ای میل، فون یا شخص کو تبدیل کرتا ہے: ریکارڈ کو تبدیل کرنا تاکہ وہ کسی اور سے میل کھاتا ہو اسے بھی روک دیا جاتا ہے۔ ایک درآمد، اور ASK، فارم کی طرح ہی جواب حاصل کریں۔

اس چیک سے پہلے بنائے گئے نقول

ہر رجسٹر میں اسی اصول کے مطابق ایک ممکنہ ڈپلیکیٹس کی فہرست ہوتی ہے: EHR → کیئر ڈیلیوری → ممکنہ ڈپلیکیٹ مریض، HRMS → لوگ → ممکنہ ڈپلیکیٹ ملازمین، اور اسٹوڈنٹ لائف سائیکل → ممکنہ ڈپلیکیٹ طلباء اور ممکنہ ڈپلیکیٹ درخواست دہندگان۔ ہر قطار ممکنہ جڑواں کے ساتھ ایک ریکارڈ ہے: "مریض کی طرح لگتا ہے" (یا ملازم، طالب علم، درخواست دہندہ) دوسرے ریکارڈ کے نمبر کا نام بتاتا ہے، اور ممکنہ میچ بتاتے ہیں کہ یہ کتنے ریکارڈز سے مشابہت رکھتا ہے۔ ایک خالی فہرست کہتی ہے کہ کوئی دو ریکارڈ ایک ہی شخص کی طرح نظر نہیں آتے۔

1. دونوں کا موازنہ کریں۔ اس مریض کو کھولیں (یا ملازم، طالب علم، درخواست دہندہ) قطار میں موجود ریکارڈ کو کھولتا ہے۔ مریض کو کھولیں ایسا لگتا ہے جیسے دوسرا کھولتا ہے۔
2. اگر وہ مختلف لوگ ہیں، تو ڈپلیکیٹ نہیں کا انتخاب کریں اور کہیں کہ کیوں - "جڑواں بچے، مختلف ماؤں کے نام"، مثال کے طور پر۔ وجہ مطلوب ہے۔ جوڑا فہرست سے نکل جاتا ہے، اور وجہ دونوں ریکارڈ کی تاریخ میں رکھی جاتی ہے۔
3. اگر وہ ایک ہی شخص ہیں تو ایک ریکارڈ میں کام کرتے رہیں اور دوسرے کا استعمال بند کریں۔

"ویسے بھی بنائیں — یہ ایک مختلف شخص ہے" کے ساتھ محفوظ کردہ ریکارڈ کا پہلے ہی اس طرح سے جائزہ لیا جا چکا ہے، اس لیے یہ فہرست میں اس ریکارڈ کے ساتھ نظر نہیں آتا جس سے اس کا موازنہ کیا گیا تھا۔