منظوری کے لیے ایک ریکوزیشن بھیج رہا ہے۔

خریداری کی درخواست کس طرح ڈرافٹ چھوڑتی ہے، کون اس پر دستخط کرتا ہے، اور یہ کیسے دیکھا جائے کہ یہ کہاں رکا ہے۔

ایک درخواست جو آپ نے ابھی اٹھائی ہے وہ ایک مسودہ ہے: یہ آپ کا ہے، کسی سے کچھ نہیں مانگا گیا ہے، اور کچھ بھی نہیں کیا گیا ہے۔ اسے منظوری کے لیے بھیجنے سے سلسلہ شروع ہوتا ہے، اور یہ درخواست پر ایک بٹن ہے — منظوری کے لیے بھیجیں۔

1. درخواست کھولیں۔ ہر لائن کو ایک تخمینہ قیمت کی ضرورت ہے۔ یہ وہی ہے جس کے خلاف منظوری کی حدوں کی پیمائش کی جاتی ہے، اور ایک لائن کے بغیر کسی بھی قسم کی لاگت کے طور پر علاج کرنے کے بجائے انکار کر دیا جاتا ہے.
2. منظوری کے لیے بھیجیں دبائیں۔ اصول طے کرتے ہیں کہ کون دستخط کرتا ہے اور کس ترتیب میں — آپ کو انتخاب کرنے کے لیے نہیں کہا جاتا ہے۔
3. جواب پڑھیں۔ یہ ہر دستخط کا نام دیتا ہے جس کی درخواست کی ضرورت ہوتی ہے اور وہ جس ترتیب میں آتے ہیں، مثال کے طور پر "3 دستخط، ترتیب میں: 1. شری دیوی ہیرے مٹھ → 2. بسواراج منڈینامانی، رجسٹرار → 3. جیوتی گوکاک، فنانس آفیسر"۔
4. اسٹیٹس ڈرافٹ سے خود ہی جمع کرایا جاتا ہے۔ یہاں کوئی الگ "مارک بطور جمع کرایا گیا" مرحلہ نہیں ہے، اور کبھی تلاش کرنے کے لیے نہیں تھا۔

دیکھ کر کہاں رک گئی ہے۔

ریکوزیشن میں ہی ایک منظوری پینل ہوتا ہے جس میں ہر دستخط کو ترتیب سے درج کیا جاتا ہے: یہ کس کے ساتھ ہے، کس قاعدے نے اس کے لیے کہا ہے، آیا انھوں نے دستخط کیے ہیں، اور کب اس کی ادائیگی ہے۔ یہ اب جس سطح پر بیٹھا ہے وہ نمایاں ہے۔ اسے پڑھنے کے لیے آپ کو رجسٹرار یا کسی دوسرے لاگ ان کی ضرورت نہیں ہے - یہ آپ کے اپنے ریکارڈ پر ہے۔

پینل پر ہر دستخط اس شخص کا نام، جس سطح پر وہ دستخط کرتا ہے اور ان کی HRMS پوزیشن الگ سے لکھتا ہے — "جین ڈو، بطور ہیڈ آف ڈیپارٹمنٹ (HRMS پوزیشن: ٹیکنیکل آفیسر)"۔ ایک سطح جو حرکت نہیں کر سکتی — اس کا کردار کسی کے پاس نہیں ہے، یا جس ملازم کا نام اس نے چھوڑا ہے — پینل پر، وجہ کے ساتھ، اور منظوری کی سطحوں پر ایسا کہتا ہے۔ آپ کو حتمی فیصلہ ای میل کیا جاتا ہے۔ ہر منظور کنندہ کو ای میل کیا جاتا ہے جب اس کی باری آتی ہے۔

کون دستخط کرتا ہے: HRMS درجہ بندی

کون دستخط کرتا ہے جو کچھ بھی قاعدہ کی منظوری دیتا ہے کہتا ہے — ایک نامزد شخص، ایک ملازم، جو کوئی عہدہ رکھتا ہے، کوئی بھی کردار کے ساتھ، لاگت کے مرکز کا مینیجر، یا رپورٹنگ لائن؛ خریداری کے آرڈر یا ریکوزیشن کو کون منظور کرتا ہے اس کا انتخاب دیکھیں۔ رپورٹنگ لائن کے اصول پر، ایک درخواست پر لوگوں کے HRMS ناموں کے ذریعے دستخط کیے جاتے ہیں، بالکل اسی طرح جیسے خریداری کا آرڈر ہوتا ہے: درخواست گزار کا مینیجر، پھر اس مینیجر کا مینیجر، جتنی سطحوں کے لیے قاعدہ پوچھتا ہے؛ قاعدے پر صرف اس وقت نامزد شخص جب کوئی رپورٹنگ لائن نہ ہو۔ کردار صرف اس صورت میں جب دونوں کسی کو نہ دیں۔ ایک منظور کنندہ جس میں ابھی تک کوئی سائن ان نہیں ہے وہ ابھی تک منظوری دینے والا ہے — لیول ان کا انتظار کر رہا ہے، پینل کہتا ہے کہ "<name> منظوری دینے والے HRMS نام ہیں اور ابھی تک کوئی سائن ان نہیں ہے، اس لیے یہ ان کا انتظار کر رہا ہے"، اور ان کی جگہ پر ایڈمنسٹریٹر کے علاوہ کوئی اور فیصلہ نہیں کر سکتا۔ کسی صارف کو ان کے ملازم کے ریکارڈ پر لنک کریں اور یہ ان کی میری منظوریوں میں ایک ساتھ ظاہر ہوتا ہے۔ دیکھیں کہ خریداری کے آرڈر کو کون منظور کرتا ہے، اور کس کو بتایا جاتا ہے → ایک منظور کنندہ جس میں ابھی تک کوئی سائن ان نہیں ہے۔

کیوں ایک درخواست واپس آسکتی ہے "کوئی منظوری کی ضرورت نہیں ہے"

اس کا مطلب ہے کہ کسی قاعدے نے اس کا احاطہ نہیں کیا - ہر حد جس کے خلاف اس کی پیمائش کی گئی تھی اس کی قیمت سے زیادہ تھی، لہذا اسے فوری طور پر آرڈر کیا جا سکتا ہے۔ یہ ایک جواب ہے، فرق نہیں ہے۔

ایک سطح جس کا اطلاق نہیں ہوتا تھا۔

منظوریوں کا پینل ہر سطح کے قاعدے کے ناموں کی فہرست بناتا ہے، بشمول کوئی بھی جو لاگو نہیں ہوتا ہے — نشان زد چھوڑ دیا گیا، قطار میں وجہ کے ساتھ۔ سب سے عام وجہ یہ ہے کہ اس سطح پر نامزد شخص وہی ہے جس نے درخواست اٹھائی ہے، اور کوئی بھی اس پر دستخط نہیں کرتا ہے جو انہوں نے اٹھایا ہے۔

جب اسے بھیجا جاتا ہے تو ایک سلسلہ طے ہوتا ہے۔

ریکوزیشن کے لیے جن دستخطوں کی ضرورت ہوتی ہے، اس وقت اسے منظوری کے لیے بھیجا جاتا ہے، اصولوں اور سطحوں سے جیسا کہ وہ اس وقت کھڑے تھے۔ بعد میں کسی اصول کو تبدیل کرنا — ایک سطح کا اضافہ کرنا، ایک حد کو منتقل کرنا، کس کا نام لیا گیا ہے کو درست کرنا — پہلے سے بھیجی گئی کسی بھی چیز کی زنجیر کو دوبارہ نہیں لکھتا، اور کبھی بھی پہلے سے منظور شدہ کسی بھی چیز کی زنجیر کو دوبارہ نہیں لکھتا: وہ دستخط اس کے خلاف دیئے گئے تھے جو اس وقت ریکارڈ میں کہا گیا تھا، اور انہیں دوبارہ لکھنا منظوری کی تاریخ کو غلط بنا دے گا۔

لہذا ایک منظور شدہ درخواست جس میں آپ کی توقع کی سطح سے محروم ہے جیسا کہ یہ ہے اسی طرح رہتا ہے۔ آج کے طور پر لاگو ہونے والے اصول کو دیکھنے کے لیے، درخواست کو کاپی کریں — کاپی ایک نیا مسودہ ہے، جسے آپ نے اٹھایا ہے — اور اسے منظوری کے لیے بھیجیں۔ اس کا منظوریوں کا پینل اصول کے ہر درجے کی فہرست دیتا ہے۔

ریکوزیشن کاپی کرنا

ایک کاپی ایک مسودے کے طور پر واپس آتی ہے، جیسا کہ کبھی بھی جمع نہیں کیا گیا، اور یہ جان بوجھ کر ہے: منظوری اصل درخواست سے تعلق رکھتی ہے، قیمت پر اور اس تاریخ پر جس پر دستخط کیے گئے تھے۔ کاپی ایک نئی درخواست ہے اور اس کی اپنی خوبیوں پر منظوری کے لیے بھیجی جاتی ہے - جو کہ منظوری کے لیے بھیجیں بٹن ہے۔

سپلائی کرنے والوں سے حوالہ طلب کرنا

انکوائری اٹھائیں (RFQ) درخواست کو ایک سورسنگ ایونٹ میں بدل دیتا ہے: اس کی لائنیں ان کی مقدار اور تخمینہ شدہ قیمتوں کے ساتھ ہوتی ہیں، کسی بھی جواب کو کھولنے سے پہلے تشخیص کے معیار کا اعلان کیا جاتا ہے، اور درخواست کے زمرے کے لیے رجسٹرڈ سپلائرز کو مسودے میں منسلک کیا جاتا ہے۔ واقعہ شائع ہونے تک کسی سپلائر کو کچھ نہیں بھیجا جاتا ہے۔

آرڈر کرنا کہ کیا سورسنگ سے نوازا گیا۔

ایک بار سورسنگ ایونٹ سے نوازا جاتا ہے، تخمینوں کی بجائے نتیجہ سے ریکوزیشن آرڈرز پر → PO کو منظور کریں۔ فارم فرام سورسنگ کے ساتھ کھلتا ہے کہ ایونٹ نے کیا فیصلہ کیا ہے، اور سپلائر نے پہلے ہی اس سپلائر سے بھرا ہوا ہے جسے اسے دیا گیا تھا۔

• خریداری کا آرڈر دی گئی قیمتوں اور مقداروں پر ہوتا ہے، نہ کہ ریکوزیشن کے تخمینہ پر۔
• جبکہ ایونٹ کو ابھی تک ایوارڈ نہیں دیا گیا ہے، منظور کریں → PO سے انکار کر دیا گیا ہے، اور پیغام ایونٹ کا نام دیتا ہے۔ پہلے اسے نوازیں۔
• مختلف سپلائرز کو دی گئی لائنیں فی سپلائر ایک خریداری کا آرڈر دیتی ہیں۔
• وہ لائنیں جو جیتنے والے سپلائر نے حوالہ نہیں کیں، اور وہ لائنیں جو کبھی سورسنگ پر نہیں گئیں، اس سپلائر کے پاس جائیں جسے آپ سپلائر میں منتخب کرتے ہیں۔

ملازمت کی درخواست اسی طرح کام کرتی ہے۔

HRMS → Recruiting & Onboarding → Hiring Requisitions ایک پوسٹ کے لیے درخواست ہے۔ اس کی سالانہ لاگت کے حساب سے منظوری کے لیے بھیجیں، اور درخواست میں خود ایک ہی منظوری کا پینل ہوتا ہے: ہر سطح ترتیب سے، یہ اب کس کے ساتھ ہے، کس نے دستخط کیے ہیں اور کب۔

• جس شخص نے درخواست اٹھائی وہ اس پر پینل کو دیکھتا ہے، جیسا کہ اس کے ہائرنگ مینیجر اور لوگوں نے دستخط کرنے کو کہا۔ کسی کو بھی اپنی درخواست پر عمل کرنے کے لیے ہائرنگ اپروول اسکرین کی ضرورت نہیں ہے۔
• پگڈنڈی دیکھ کر فیصلہ کرنے کا کوئی حق نہیں دیتا۔ منظوری اور مسترد کرنا اب بھی ہائرنگ اپروولز پر کیا جاتا ہے، اور صرف سطح کے نام منظور کرنے والے کے ذریعے۔
• ہر سطح پر منظوری دینے والا ملازم HRMS کے نام ہیں، جیسا کہ ایک درخواست کے لیے۔ جس میں کوئی سائن ان نہیں ہے وہ اس وقت تک لیول رکھتا ہے جب تک کہ کوئی صارف اپنے ملازم کے ریکارڈ سے منسلک نہ ہو جائے۔ ان کے لیے منتظم کے علاوہ کوئی بھی فیصلہ نہیں کرتا۔
• کوئی شخص جو فہرست میں ملازمت کی ہر درخواست کو کھول سکتا ہے وہ اب بھی صرف ان درخواستوں کے دستخط دیکھتا ہے جو ان سے متعلق ہیں۔ وہ لوگ جو بھرتی کی منظوریوں کی نگرانی کرتے ہیں، اور منتظمین، ان سب کو دیکھتے ہیں۔
• ایک سطح جو درخواست اٹھانے والے شخص کا نام دیتی ہے اسے Skipped کے طور پر دکھایا جاتا ہے، اور درخواست کسی دستخط کا انتظار کرنے کے بجائے اگلی سطح پر جاتی ہے۔

ملازمت کی درخواست پر، اور HRMS → لوگ → عہدوں کے تحت پوزیشن پر، HRMS → معاوضہ کے تحت تنخواہ کے درجات سے منتخب کیا جاتا ہے، ہر ایک کو "کوڈ — نام" کے طور پر دکھایا جاتا ہے۔ عہدوں کی فہرست ہر پوزیشن کے گریڈ کو ظاہر کرتی ہے۔