دستاویزات جو مسودہ بن جاتے ہیں۔
پلیٹ فارم، آٹومیشن، ڈاکیومنٹ انٹیک ایک ڈرائیو فولڈر یا میل باکس کو دیکھتا ہے اور ہر دستاویز کو ایک ڈرافٹ سپلائر انوائس یا ڈرافٹ سیلز آرڈر میں تبدیل کرتا ہے، جس میں دستاویز منسلک ہوتی ہے۔ کچھ بھی پوسٹ نہیں ہوتا۔
انٹیک ہر نئی فائل کے الفاظ کو پڑھتا ہے، آپ کے نام، اس کے نمبر، اس کی تاریخوں اور اس کی کل میں سے سپلائی کرنے والے یا گاہک کو تلاش کرتا ہے، اور آٹومیشن سروس اکاؤنٹ کے طور پر اسکرین کے اپنے سیو کے ذریعے ڈرافٹ بناتا ہے۔ فائل ڈرافٹ کے ساتھ منسلک ہے۔ وہاں سے یہ کسی بھی مسودے کی طرح ہے جو کسی نے ٹائپ کیا ہے: ایک شخص اسے چیک کرتا ہے، اس سے میل کھاتا ہے اور اسے پوسٹ کرتا ہے۔
- ایک ڈرائیو فولڈر ہر چند منٹ میں چیک کیا جاتا ہے (ہر چیک کریں)؛ اب چیک کریں اسے ایک بار چیک کریں۔ ہر فائل کو ایک بار میں لیا جاتا ہے۔
- ایک میل باکس کو آپ کے میل گیٹ وے کے ذریعے اس کے پیغامات بھیجے جاتے ہیں۔ فائل میں ہاتھ آپ کے پاس موجود فائل کو اسی طرح لے جاتا ہے۔
- ایک دستاویز جس میں آپ کے پاس کسی سپلائر یا گاہک کا نام نہیں ہے، یا ایک سے زیادہ، یا کوئی کل نہیں ہے، کسی شخص کے لیے انٹیک لاگ میں رکھا جاتا ہے، اس کے ساتھ جو پڑھا گیا تھا۔
- ہر انٹیک انٹیک کے طور پر آڈٹ ٹریل میں ہے۔
- ڈرائیو کو پلیٹ فارم، ڈرائیوز اور فائلز کے تحت منسلک کریں، اگر یہ منسلک نہیں ہے۔
- پلیٹ فارم، آٹومیشن، ڈاکیومنٹ انٹیک کھولیں اور نیا منتخب کریں۔
- قسم (ڈرائیو پر ایک فولڈر، یا میل باکس)، یہ کیا بناتا ہے، اور ڈرائیو اور فولڈر کا انتخاب کریں۔
- محفوظ کریں۔ اب چیک کریں کہ وہاں کیا ہے۔