یہ چننا کہ خریداری کے آرڈر یا ریکوزیشن کو کون منظور کرتا ہے۔
منظوری کا ایک اصول، یا اس کی ہر سطح، اس کے منظور کنندہ کو ایک طریقے سے نام دیتا ہے: ایک شخص، ایک ملازم، ایک عہدہ، ایک کردار، لاگت کے مرکز کا مینیجر یا رپورٹنگ لائن۔ اس انتخاب کے لیے صرف فیلڈ کی ضرورت ہے، اور ہر شرط اختیاری ہے۔
خریداری کے آرڈر کی منظوری کے قواعد (سپلائی چین → درخواستیں اور آرڈرز → PO منظوری کے قواعد)، درخواست کی منظوری کے قواعد (سپلائی چین → پروکیورمنٹ کنٹرول → درخواست کی منظوری کے قواعد) اور منظوری کی سطح دونوں میں سے کسی ایک کے تحت (منظوری کی سطحیں) سبھی کہتے ہیں کہ کون اسی طرح منظوری دیتا ہے۔ کون منظور کرتا ہے میں ایک جواب کا انتخاب کریں — کون دستخط کرتا ہے، درخواست کے اصول پر — اور فارم صرف ایک فیلڈ کے لیے پوچھتا ہے جس کے جواب کی ضرورت ہے۔
منظوری دینے والے کا نام لینے کے چھ طریقے
| کون منظور کرتا ہے۔ | اور کیا بھرنا ہے۔ | جو فیصلہ کرتا ہے۔ |
|---|---|---|
| ایک نامزد شخص (ان کا سائن ان) — کسی HRMS کی ضرورت نہیں ہے۔ | شخص | وہ شخص۔ جو بھی اس کمپنی میں سائن ان کرتا ہے اسے منتخب کیا جا سکتا ہے، اور وہ اس کا فیصلہ میری منظوریوں سے جو بھی ماڈیولز ان کے پاس ہیں۔ اسے استعمال کریں جب آپ ملازمین کو HRMS میں نہ رکھیں۔ |
| ایک ملازم (HRMS) | ملازم | وہ ملازم۔ جس میں ابھی تک کوئی سائن ان نہیں ہے وہ ابھی تک منظوری دینے والا ہے، اور دستاویز ان کا انتظار کر رہی ہے۔ |
| جو کوئی عہدہ رکھتا ہے (HRMS) | پوزیشن | دستاویز بھیجے جانے پر HRMS میں جو بھی اس عہدے پر فائز ہے۔ جب کوئی اور عہدہ سنبھالتا ہے، تو نئی دستاویزات ان کے پاس جاتی ہیں جن میں اصول میں تبدیلی کے لیے کچھ نہیں ہوتا ہے۔ |
| کوئی بھی جو کوئی کردار رکھتا ہو۔ | کردار | ان لوگوں میں سے کوئی بھی جو کردار پر فائز ہو۔ |
| لاگت کے مرکز کا مینیجر | کچھ بھی نہیں۔ | لاگت کے مرکز کے مینیجر سے دستاویز وصول کی جاتی ہے: HRMS میں اس کا مینیجر یا، جہاں کوئی بھی ریکارڈ نہیں کیا جاتا ہے، لاگت کے مرکز کا ذمہ دار شخص۔ |
| جس نے بھی اسے اٹھایا اس کی رپورٹنگ لائن (HRMS) | کتنے درجے اوپر؛ اختیاری طور پر ایک ملازم اور ایک کردار جس پر واپس آنا ہے۔ | ریزر کا مینیجر، پھر اس مینیجر کا مینیجر، جتنے درجات آپ کہتے ہیں (5 تک)۔ |
ایک فیلڈ جس کا تعلق مختلف انتخاب سے ہے نہیں دکھایا گیا ہے، اور اس کی ضرورت نہیں ہے۔ اگر آپ کی پسند کی ایک فیلڈ کو خالی چھوڑ دیا جاتا ہے، تو محفوظ کرنے سے انکار کر دیا جاتا ہے اور اس فیلڈ میں پیغام ظاہر ہوتا ہے۔
لاگت کے مرکز کا مینیجر
اکاؤنٹنگ → کنٹرولنگ → لاگت کے مراکز کے تحت لاگت کا مرکز کھولیں۔ جہاں آپ کی کمپنی HRMS رکھتی ہے، وہاں کا مینیجر اس کی منظوری دینے والا ہوتا ہے۔ جہاں ایسا نہیں ہوتا ہے، ذمہ دار شخص کو بھریں — جو بھی کمپنی میں سائن ان کرتا ہے — اور جب بھی کوئی قاعدہ کہتا ہے کہ "لاگت مرکز کا مینیجر" اور کوئی HRMS مینیجر درج نہیں ہوتا ہے تو وہ اس کی منظوری دیتے ہیں۔
شرائط اختیاری ہیں۔
مندرجہ بالا ہر چیز جو اس قاعدے کو منظور کرتا ہے صرف اس کو محدود کرتا ہے کہ یہ کن دستاویزات کا احاطہ کرتا ہے، اور یہ سب خالی رہ سکتے ہیں:
- صرف لاگت کے مرکز کے لیے — ہیڈر پر یا کسی بھی لائن پر لاگت کے مرکز سے وصول کی جانے والی دستاویزات۔
- ایک رقم — اس پر یا اس سے اوپر کے دستاویزات، کمپنی کی اپنی کرنسی میں فیصلہ کیا جاتا ہے۔
- فراہم کنندہ، تنظیمی یونٹ، اور درخواست پر قسم، زمرہ، محکمہ یا گودام۔
ایک قاعدہ جس میں کوئی شرط نہیں ہے اپنی نوعیت کی ہر دستاویز کا احاطہ کرتا ہے۔
دیکھنا کون ہے اور کیوں؟
- قواعد کی فہرستوں میں ایک منظور کنندہ کالم ہوتا ہے جو کہتا ہے کہ کون، ایک جملے میں، جس طرح بھی اصول انہیں نام دے، لاگت کے مرکز کے کالم کے ساتھ۔
- دستاویز کا اپنا منظوریوں کا پینل، اور منظوریوں کی فہرستیں، بتاتی ہیں کہ ہر دستخط کس کے پاس ہے اور کس اصول نے اس کے لیے کہا ہے۔
- میری منظوری ہر شخص کو دکھاتی ہے کہ ان کا کیا انتظار ہے؛ میری منظوری دیکھیں۔
منظوری کی سطح، جس ترتیب سے وہ دستخط کرتے ہیں۔
سپلائی چین → پروکیورمنٹ کنٹرول → منظوری کے درجات درجات کو قسم (درخواست یا خریداری کے آرڈر) کے لحاظ سے درج کرتے ہیں، پھر اصول کی ترجیح کے مطابق، پھر اصول کوڈ کے ذریعے، پھر سطح کے لحاظ سے۔ جہاں دو اصول لاگو ہوتے ہیں، وہاں پہلے اصول کی سطحیں پہلے آتی ہیں — مثال کے طور پر ہیڈ آف ڈیپارٹمنٹ، HR، پھر وائس چانسلر اور رجسٹرار — بجائے کہ ہر اصول کی سطح 1 ایک ساتھ۔ رول آرڈر اصول کی ترجیح کو ظاہر کرتا ہے اور نشانیاں بدلے میں یہ ظاہر کرتی ہیں کہ وہ سطح پوری چین میں کہاں آتی ہے۔ صرف فہرست کی ترتیب تبدیل ہوئی: کون دستخط کرتا ہے، اور کس ترتیب میں، بالکل ویسا ہی ہے جیسا کہ اصول کہتے ہیں۔
اس تبدیلی سے پہلے بنائے گئے اصول اسی طرح کام کرتے رہتے ہیں جیسے وہ تھے۔ ایک کھولیں اور فارم صرف ان فیلڈز کو دکھاتا ہے جو اس کی پسند کی ضروریات ہیں۔