创建记录

表单、必填字段、下拉选项的来源以及文档如何获得编号。

接受新记录的列表在其工具栏上有一个主按钮。点击后会打开一个表单：表单包含带有标签的字段，必填字段已标记，如果标签无法明确指示规则，则会显示提示。

• 带有默认值的字段在新记录中会显示为默认值，因此您可以看到空白字段保存后的效果（例如，新的培训课程默认设置为“自定进度，1 小时”），并且可以在保存前进行更改。编辑操作不会设置默认值。
• 保存时，记录代码和名称前后的空格将被删除；如果某个代码已存在于其他记录中（无论大小写），则会拒绝使用该代码，并指定字段名称和值：“代码为 QA-TC-02 的培训课程已存在。请使用其他代码。”
• 确认函会注明记录的名称：其文档编号，或者记录的内容及其代码（“培训课程 QA-TC-06 已创建。”）。

自行填充的线条

在请购单、采购订单、报价单或销售订单中，选择某一行中的物料，系统会自动填充该物料的单位和初始价格：初始价格为物料的库存单位，采购时为标准成本（如果没有标价，则为标价），销售时为标价。这两个数值均可编辑。更改物料后，单位和价格也会随之更改——除非您输入了自定义值，自定义值将被保留。

下拉菜单中的选项来自哪里？

当需要的值缺失时，了解这种区别就显得尤为重要。配置值缺失只需管理员花五分钟就能解决。而查找值缺失则意味着它指向的记录尚未创建。

每个下拉菜单都只提供记录实际可以容纳的值。任何在保存时会被拒绝的选项都不会出现在列表中，因此从列表中选择始终是安全的。

搜索长下拉菜单

可以在表单、自定义字段和筛选栏的列选择器中搜索超过八个选项的下拉列表。

• 开始输入后，列表会缩小到包含您输入内容的选项。
• 上下箭头键用于浏览剩余选项；回车键用于选择高亮显示的选项；Esc 键用于关闭列表而不更改任何内容。
• 方框中的“×”表示取消选择。

仅在适用时显示的字段

有些字段只有在填写完其他信息后才会显示，并且只有在填写完其他信息后才会生效。无需填写的内容不会显示在表单上。

当数值形式错误时

无法放入字段的值会被命名，并注明字段名称和字段内容——例如“应用程序：‘APL-000015’ 在此处无效——它需要从列表中选择一个选项”——并且该字段会在表单上被标记，以便您知道要更正哪个框。

• 电子邮件字段用于输入地址：“电子邮件地址无效。请输入例如 name@company.com 之类的地址。”
• 电话或手机字段仅接受电话号码：数字、+、空格、字符 - ( ) . / 和分机号。
• 指向另一条记录的字段（例如“申请新优惠”）是一个下拉列表：选择记录而不是输入其编号。

表单内的线条网格

由页眉和行组成的文档在创建表单中带有网格。添加行，为每行选择账户或项目，累计总额会随着您的输入而更新。日记账只有在借方余额等于贷方余额时才会保存——检查是在过账服务中进行的，而不是在屏幕上，因此日记账的保存状态取决于其到达时的显示方式。

一个领域需要什么

表单和表格中的每个数字和日期都会根据一套规则进行检查：在您输入时，浏览器会进行检查；在您保存时，服务器会再次进行检查。因此，无论记录是通过控制台、导入、ASK 还是已发布的 API 获取，规则都始终有效。违反规则的字段会变成红色，并在其下方显示相应的规则。表单只有在字段更正后才能保存。

自然界固有的符号——例如账面金额、余额、差异、库存调整、重估、温度——会保留其符号。数据库本身也保存着这些规则中最重要的一条，因此即使某个值通过了筛选，也会被拒绝，只是会显示相同的简单语句，而不是约束名称。

根据您上面的选择，选择范围已缩小。

依赖于其他字段的下拉菜单只会显示属于该字段的内容。例如，在请购单上选择“地点”后，“发货至仓库”选项只会列出该地点的所有仓库；选择一个仓库后，“货位”选项只会列出该仓库的货位。如果先选择仓库，系统会自动填充“地点”信息。更改地点后，如果某个仓库不存在，则会将其从列表中移除，因此记录中永远不会包含组织实际不存在的仓库组合。

• 组织链：公司 → 业务单元 → 地点 → 仓库 → 货位，涉及请购单、采购订单、报价单、销售订单、交货单、货物移动、循环盘点和仓库屏幕。
• 成本中心和利润中心、地点和仓库信息均来自唱片公司及其业务部门。如果成本中心属于其他部门（例如，大学文件中显示的医院），则会被拒绝，并同时列出所有相关部门的名称。已冻结或关闭的成本中心也会被拒绝。
• 来自选定客户的联系方式；来自选定供应商的供应商网站、采购订单或合同；来自选定患者的就诊记录或护理计划；来自选定客户的工作订单；来自选定项目的工作包；来自选定项目的路线或物料清单。
• 在行网格中，一行的仓库或货位会因其上方的文档而变窄。
• 如果上面的选项没有匹配项，该字段会显示相应的提示，而不是显示一个空列表而不作任何解释。

服务器对每次保存都应用相同的测试，无论记录是通过哪个屏幕、导入或集成方式获得的，并且拒绝跨公司或业务部门的组合。

取决于其他记录的限制

有些规则不能仅凭形式来判断，因为它们取决于已经发生的事情。这些规则会在您保存、发布或批准时进行检查，拒绝通知会说明限制条件以及超出限制的程度。

文件编号

无论是手动输入号码还是平台自动分配号码，都是按文档类型、按公司进行配置的：

• 系统自动生成——平台会为其编号，并拒绝您提供的编号。
• 手动输入——该数字将成为表单上的必填字段。
• 输入的数字即为获胜数字；否则，系统将随机生成一个数字。

主数据以手动输入（物料、供应商、客户、员工、患者、资产、总账科目）的形式交付，交易数据则由系统自动生成。两者均可更改。编号在每个公司都是唯一的，而非全局通用——每个公司的第一份采购订单编号都是 PO-000001。

该表单遵循公司自身的设置。如果编号范围由系统自动生成，则无需填写编号字段：该字段显示为只读，保存时显示“已分配”，并在保存时自动填充。如果编号范围由手动输入，则该字段为必填项。如果编号范围由系统自动生成，则该字段为可选字段，系统会为空白字段分配编号。如果公司尚未为某个文档设置编号范围，则在首次为该文档编号时，系统会从其母公司（或其他公司）复制一个编号范围，并将计数器设为 1。

唱片最终落入哪个单元？

新建记录默认使用顶部栏中选择的业务单元，并且可以在记录中编辑该单元。如果您大部分时间都在某个单元工作，请将其设置为首选项中的默认单元，然后无需再回答此问题。