谁负责审批采购订单，以及谁被告知

每项命令所承载的组织单元、审批权限的判断标准、审批人及其审批顺序、更改命令或规则对其审批的影响，以及命令获批后复制的人员。

在“供应链 → 请购单和订单 → 采购订单审批规则”下，有一条审批规则规定了哪些采购订单需要审批（可指定金额，也可指定供应商或组织单元），以及由谁签字，审批可以一步完成，也可以逐级进行。只有所有签字都到位，订单才能被接收。本指南主要介绍订单本身：审批依据、审批流程以及订单或其审批规则变更时的处理流程。

每个订单都有一个组织单元

组织单位是新建采购订单表单上的必填字段。它决定了适用哪些审批规则，因此，缺少组织单位的订单可能会绕过针对它的审批规则——这种情况现在绝不能再发生了。

• 系统会自动为您填写：如果已在顶部栏选择单位，则填写该单位；否则，填写您在人力资源管理系统 (HRMS) 中设置的单位。如果订单的单位不同，请进行更改。
• 也可以从订单页面进行编辑，编辑对象可以是任何单位，包括整个公司。
• 任何其他方式下的订单都会生成一个单元：副本、由请购单生成的订单、ASK创建的订单以及通过导入导入的订单。任何订单都必然包含一个单元。
• 审批规则有自己的组织单元字段，因此它涵盖哪个单元是在规则中明确规定的，而不是隐含的。

一个成本中心的规则

采购订单审批规则可以限定于一个成本中心，只需选择“仅限该成本中心”即可。这样，所有记入该成本中心的订单，无论是在订单本身还是订单的任何一行中，都会涵盖所有费用，并且会指定该成本中心的审批人——也就是说，只有维护成本中心的负责人才能签署维护订单，其他人的订单都不能签署。

• 如果规则涵盖所有成本中心，则“仅成本中心”字段留空。
• 一条规则适用于一个成本中心。如果有两个成本中心，则需要制定两条规则，每条规则都需要各自的审批人。
• 采购订单审批规则列表中有一个成本中心列，因此您可以一目了然地看到哪些规则受到限制以及限制范围。
• ASK可以为您制定这些规则，通过代码或名称查找成本中心，并在保存之前显示规则供您确认。

订单至少需要包含一条定价行。

采购订单必须至少包含一行包含数量和价格的信息才能被打开、提交审批或接收。如果订单没有任何信息，或者只有一行未标价，则审批结果为无效，接收结果也为无效。

• 直接创建的采购订单（而非通过请购单创建的订单）最初会以草稿的形式出现，其中会预先填写您作为采购员的信息。添加订单项后，点击“打开”。
• 拒绝信息会指出缺失的内容，以便您知道应该填写哪一行。

订单创建后，审批流程即开始。

符合规则的新采购订单会在保存后立即发送审批。无需单独点击“提交”按钮，订单也不会再因为无人点击而处于未审批状态。审批人可以立即在“我的审批”页面看到该订单，订单的“审批”面板也会显示已审批人。

数值审批限制是根据以下因素判断的：

审批规则中的金额以公司本币计价。因此，订单金额的计算以公司本币为准——该列现在称为“公司本币总额（审批限额）”，以前称为“本币”。例如，一家以美元记账的公司，其40,000欧元的订单金额将以美元计算，并按订单当时的汇率计算。

• 该数字是根据订单中的每行数据按各自的速率计算得出的。它不需要手动输入：尝试在包含多行数据的订单上输入总计会被拒绝，并提示修改其中一行数据。
• 订单的审批面板显示了计算过程——“根据审批限额进行判断”，包括公司货币总额、订单本身的总额及其转换汇率，以及订单的组织单位。
• 只有当线路、货币或汇率发生变化时，情况才会改变。

审批遵循人力资源管理系统（HRMS）层级结构。

规则中的“审批人”可以指定个人、员工、职位、角色、成本中心经理或汇报关系——参见“选择采购订单或请购单的审批人”。当审批人是汇报关系时，每个级别的审批人都是员工人力资源管理系统 (HRMS) 中指定的姓名，并且该规则按固定顺序执行，因此审批人是订单的实际收件人，而不是碰巧担任某个角色的人：

1. 人力资源管理系统中买方的汇报层级：第一层是他们的经理，第二层是他们的经理的经理，依此类推，层级根据规则要求而定。
2. 仅当买方没有汇报线时，规则中指定的人员才适用。
3. 只有当前两种情况都无法满足任何人的要求时，该规则才适用。

该人员是否拥有登录权限并不会改变审批人是谁。审批人由汇报关系决定，审批人不会因为某人尚未登录而被替换。请购单和招聘申请的审批方式相同。

审批者被指定为人

无论在何处显示审批信息，审批人都是实际的审批人，并带有其职位信息——例如“Jane Doe，首席执行官”——而不是需要您自行查找的角色。这在采购订单审批列表（包含“职位”和“谁可以执行”列）、订单本身的审批面板以及“我的审批”中均适用。

如果某项规则确实涉及某个职位，则会明确指出该职位的持有者，例如：“首席执行官：Jane Doe（CEO，总部）”。如果持有者超过三人，则会列出前三位以及“还有N位”；如果某个职位无人担任，则会明确说明，这条规则需要在任何人据此提出申诉之前予以纠正。

• PO 审批规则以及规则下的审批级别，都有“持有人”列，列出了当前担任每个角色的人员。
• 人力资源管理系统 (HRMS) → 人员 → 组织结构图，点击“显示审批人”按钮，即可查看所有审批采购订单或请购单的人员，包括审批规则、审批级别以及规则副本。该按钮还会显示审批人的数量。

尚未登录的审批人

当员工的HRMS姓名尚未登录时，审批流程会等待其登录。屏幕上会以文字形式显示相关信息——例如，“Jane Doe是审批人的HRMS姓名，但尚未登录，因此该审批流程等待其登录”——该信息会显示在采购订单审批列表（“谁可以操作”）和订单的审批面板中。

• 除管理员外，任何人都无权代替他们做出决定：无论是规则的持有者，还是规则中指定的个人，都无权这样做。
• 后续层级的审批者会排在后面，就像任何尚未做出决定的审批者一样。

1. 如果审批人没有登录账号，请在“平台”→“访问”→“用户”下为其添加登录账号。
2. 将该用户与其在人力资源管理系统 (HRMS) 中的员工记录关联起来（HRMS → 人员 → 员工，编辑员工，登录名），然后保存。一个登录名只能对应一个当前员工记录，因此，如果登录名已关联到其他记录，系统将拒绝使用该登录名，并显示其所属记录的名称。
3. 审批结果会立即显示在他们的“我的审批”列表中，他们可以自行决定。无需再次审批或发送。

组织单元，以及改变订单

如果订单的组织单位、供应商、货币、汇率或项目发生变更，则该订单不再是之前获批的订单。因此，变更后的订单将重新提交，与当前订单进行比对：

• 订单中没有显示“已保存”，而是说明了发生了什么，例如“PO-000123 已获批准，但其业务部门发生了变化，因此该批准不再适用于它，它已重新获得批准”。
• 如果新增货币未指定汇率，则采用已存档的汇率；订单中与其原货币对应的行也采用新货币。如果某行以特定货币结算，则保持原货币不变。
• 没有任何损失：“审批”面板会将之前的审批路径保留在“之前的审批路径 - 当文档更改或被拒绝时搁置”下。

更改审批规则

今天更改的规则立即生效，适用于所有仍在等待审批的订单。如果您更改规则的审批人、审批级别、金额或组织单位，或者删除规则，所有仍在等待审批的未结采购订单将按照新规则重新进行审批。您无需查找或重新发送这些订单。

• 旧规则提出的请求不会被删除。它们会保留在订单的审批历史记录中，标记为“已撤回：审批规则”，并附上规则名称和“已更改”字样。
• 该规则现在涵盖了以前未涵盖的订单，这些订单将被送交审批。
• 已批准的订单仍然有效。此次变更不会影响已做出的决定。
• 保存规则时，会显示重新路由的订单列表。
• 没有任何内容被复制：订单内容相同，只是重新路由。

副本的评判标准与新订单相同。

复制采购订单（或请购单、报价单、销售订单或发票）时，会像新文件一样，逐行计算并以公司货币显示总金额。因此，副本会提交给与原件相同的审批人，而不会因为总额低于 0 而导致审批失败。

审批通过后会通知谁？

每条审批规则都有一个“抄送审批列表”：当该规则下的订单获得批准时，会通知相关人员，并说明批准原因。申请人的经理、财务部门、货物所属单位或供应商都会通过此列表获知订单可能获批。

• 复制的原因写在每张发票旁边（“支付发票”），并在订单和留言中打印在他们的名字旁边。
• 在订单获得批准之前，“审批”面板会列出订单获批时将抄送的人员名单。订单获批后，该面板会列出已抄送的人员名单、抄送时间以及邮件是否已发送、暂缓发送或已屏蔽。
• 副本可以说明问题；它不需要任何人签字，也不需要任何人查阅订单。