同一个人两次

患者、学生、申请人和员工：如果新记录看起来像是某人已在档案中，则会被保留并命名为“仍然创建”，而实际上创建的是其他人，并且还会列出之前创建的记录的“可能重复项”。

同一个人出现两条记录比打字错误更糟糕：病人的过敏史记录在一张病历上，而下一张处方却记录在另一张病历上；员工被重复支付工资；学生的成绩单被拆分成两份。因此，在保存病人、学生、申请人或员工的信息之前，系统会将其与已有的记录进行比对。

单凭电子邮件地址或电话号码本身并不能匹配：一家人共用一部手机，监护人的电子邮件地址也可能出现在多个孩子的档案中。此外，姓名本身也不匹配。

当保存操作被延迟时

1. 表单保持打开状态，并显示“此人似乎已在系统中”，列出每个匹配项及其编号、姓名和出生日期。每个匹配项都是一个链接，点击后会在新标签页中打开现有记录。
2. 如果是同一个人，请返回并使用现有记录。没有任何内容被保存。
3. 如果确实是不同的人——例如双胞胎，或者姓名和生日相同的两个人——请点击“仍然创建——这是不同的人”。记录将被保存，并且您的确认信息将被写入审计跟踪。这同时也算作一次审核：之后这两条记录将不再被列为可能的重复项。

修改姓名、出生日期、电子邮件、电话号码或联系人信息时，编辑操作的检查方式相同：将记录更改为与其他人匹配也会被阻止。导入和ASK的检查结果与表单相同。

本次检查之前已创建重复项

每个登记表都有一个“可能重复项”列表，规则相同：电子健康记录 (EHR) → 医疗服务 → 可能重复的患者，人力资源管理系统 (HRMS) → 人员 → 可能重复的员工，以及学生生命周期 → 可能重复的学生和可能重复的申请人。每一行都是一条记录，并对应一个可能的孪生记录：“看起来像患者”（或员工、学生、申请人）会显示另一条记录的编号，“可能匹配项”则表示它与多少条记录相似。空列表表示没有两条记录看起来像同一个人。

1. 比较两者。“打开此患者（或员工、学生、申请人）”会打开该行中的记录；“打开看起来像患者”会打开另一个记录。
2. 如果他们是不同的人，请选择“非重复项”并说明原因，例如“双胞胎，母亲姓名不同”。此原因为必填项。这对记录将从列表中移除，原因将保留在两条记录的历史记录中。
3. 如果是同一个人，则继续使用其中一条记录，停止使用另一条记录。

使用“仍然创建 - 这是不同的人”保存的记录已经以这种方式审核过，因此不会出现在与其比较的记录旁边的列表中。