草稿となる文書
プラットフォーム、自動化、文書取り込み機能は、ドライブフォルダまたはメールボックスを監視し、各文書を添付された下書きの仕入先請求書または下書きの販売注文書に変換します。何も転記されません。
Intakeは、新しいファイルの内容を読み取って、あなたの顧客リストの中から該当する仕入先または顧客、その番号、日付、合計金額を特定し、自動化サービスアカウントとして画面の保存機能を使って下書きを作成します。ファイルは下書きに添付されます。その後は、誰かが入力した下書きと同じように、担当者が内容を確認し、照合して、投稿します。
- ドライブフォルダは数分ごとにチェックされます（チェック間隔）。「今すぐチェック」を選択すると、一度にチェックされます。各ファイルは一度に取り込まれます。
- メールボックスにはメールゲートウェイからメッセージが渡されます。同様に、「ファイルを渡す」機能では、ユーザーが持っているファイルが渡されます。
- 取引先や顧客の名前が記載されていない、または複数の取引先や顧客の名前が記載されていない、あるいは合計が記載されていない文書は、読み上げられた内容とともに、個人の受付記録に保管されます。
- すべての受付情報は、受付情報として監査証跡に記録されます。
- ドライブが接続されていない場合は、「プラットフォーム」→「ドライブとファイル」でドライブを接続してください。
- プラットフォームを開き、「自動化」→「文書取り込み」を選択し、「新規」を選択します。
- 種類（ドライブ上のフォルダ、またはメールボックス）、作成するもの、およびドライブとフォルダを選択してください。
- 保存します。今すぐチェックすると、そこにあるものが反映されます。