同じ人物が2回

患者、学生、応募者、従業員：既にファイルに登録されている人物に似ている新規レコードは保留され、その人物の名前が表示されます。実際には別の人物である場合でも「とにかく作成」が実行されます。また、以前に作成されたレコードについては、重複の可能性のあるリストが表示されます。

同一人物の記録が二重に存在することは、単なる入力ミスよりも深刻な問題です。例えば、患者のアレルギー情報は一方のカルテに、次の処方箋情報はもう一方のカルテに記載されてしまったり、従業員に二重に給与が支払われたり、学生の成績が2つの成績証明書に分かれて記載されてしまったりする可能性があります。そのため、患者、学生、応募者、従業員などの情報が保存される前に、既存の記録と照合されます。

メールアドレスや電話番号が同じだけでは一致とはみなされません。家族が電話を共有している場合や、保護者のメールアドレスが複数の子供の記録に登録されている場合などです。名前が同じだけでも一致とはみなされません。

セーブが保留された場合

1. フォームは開いたままになり、「これは既に登録されている人物のようです」というメッセージが表示され、一致する人物ごとに番号、氏名、生年月日が一覧表示されます。それぞれのリンクをクリックすると、既存の記録が新しいタブで開きます。
2. 同一人物の場合は、既存の記録に戻って使用してください。何も保存されていません。
3. もし本当に別人（双子、あるいは名前と誕生日が同じ二人など）であれば、「とにかく作成 ― これは別人です」を押してください。記録が保存され、確認した旨が監査ログに記録されます。また、これは確認済みとして扱われるため、その後、2つの記録は重複の可能性のあるものとして表示されなくなります。

名前、生年月日、メールアドレス、電話番号、人物などを変更する編集は、すべて同じ方法でチェックされます。つまり、他の人物と一致するようにレコードを変更した場合も、変更は保留されます。インポートとASK、フォームと同じ結果になります。

このチェック前に作成された重複ファイル

各レジスターには、同じルールで重複の可能性のあるレコードのリストがあります。EHR → ケア提供 → 重複の可能性のある患者、HRMS → 人事 → 重複の可能性のある従業員、学生ライフサイクル → 重複の可能性のある学生と重複の可能性のある応募者です。各行は、類似する可能性のあるレコードを持つレコードです。「患者に似ている」（または従業員、学生、応募者）には、もう一方のレコードの番号が表示され、「一致する可能性のあるレコード」には、類似するレコードの数が表示されます。空のリストは、同じ人物に似ているレコードが2つないでいないことを示します。

1. この2つを比較してください。この患者（または従業員、学生、応募者）を開くと、該当する行のレコードが開きます。この患者が似ているように見える場合、もう一方のレコードが開きます。
2. 別人の場合は、「重複なし」を選択し、理由を記入してください（例：「双子、母親の名前が異なる」）。理由は必須です。該当するペアはリストから削除され、理由は両方のレコードの履歴に記録されます。
3. 両者が同一人物である場合は、一方の記録で作業を続け、もう一方の記録の使用を停止してください。

「とにかく作成する ― これは別人です」で保存されたレコードは、既にこの方法でレビューされているため、比較対象のレコードの横のリストには表示されません。