承認のための申請書の送付

購買依頼書が下書きから正式な文書になる仕組み、誰が署名するのか、そして処理がどこで止まっているのかを確認する方法。

あなたが作成したばかりの申請書は下書きです。それはあなたのものであり、誰にも何も依頼されておらず、何も約束されていません。承認のために送付することで一連のプロセスが開始されます。承認のために送付するには、申請書にある「承認のために送付」ボタンをクリックしてください。

1. 発注書を開きます。各明細行には見積価格が必要です。承認基準は見積価格に基づいて判断されるため、見積価格のない明細行は費用がかからないとみなされるのではなく、却下されます。
2. 承認するには「送信」ボタンを押してください。署名者と署名順序は規定で定められており、選択は求められません。
3. 回答を読んでください。そこには、申請に必要なすべての署名とその順番が記載されています。例えば、「署名3件、順番：1. Shreedevi Hiremath → 2. Basavaraj Mundinamani、登録官 → 3. Jyoti Gokak、財務担当官」。
4. ステータスは自動的に下書きから提出済みに変わります。「提出済みとしてマークする」という個別の手順はなく、そもそもそのような手順は存在しませんでした。

どこで止まったかを確認する

申請書自体には承認パネルがあり、各署名が順番にリストされています。誰が署名したか、どの規則で求められたか、署名済みかどうか、期限はいつですか。現在表示されているレベルはハイライトされたものです。閲覧には登録担当者やその他のログインは必要ありません。これはあなたの記録に記録されています。

パネル上の各署名には、署名者、署名レベル、および人事管理システム（HRMS）上の役職がそれぞれ明記されます。「ジェーン・ドウ、部門長として署名（HRMS役職：技術担当官）」。役職が変更できないレベル（その役職に就いている人がいない、または該当する従業員が退職した）については、パネル上に理由とともにその旨が記載され、承認レベル一覧にも記載されます。最終決定はメールで通知され、承認者の順番が来たら各承認者にもメールで通知されます。

署名者：HRMS階層

署名する人は、ルールの「承認する人」に指定されている人です。指定された人、従業員、役職を持つ人、役割を持つ人、コストセンターのマネージャー、または報告ラインです。購入注文または依頼の承認者の選択を参照してください。報告ラインのルールでは、購入注文と同様に、依頼書はHRMSが指定した人によって署名されます。つまり、ルールで要求されたレベル数だけ、依頼者のマネージャー、そのマネージャーのマネージャー、報告ラインがない場合にのみルールに指定された人、どちらも指定していない場合にのみ役割によって署名されます。まだサインインしていない承認者も承認者です。レベルは承認者を待ち、パネルには「<名前>はHRMSが指定した承認者ですが、まだサインインしていないため、承認を待ちます」と表示され、管理者以外は承認者の代わりに決定することはできません。従業員レコードでユーザーをリンクすると、すぐに「マイ承認」に表示されます。購入注文の承認者と通知先 → まだサインインしていない承認者を参照してください。

申請書が「承認不要」と返される理由

つまり、どの規則にも該当しないということだ。測定対象となるすべての基準値がその値を上回っていたため、即座に発注できる可能性がある。これは欠陥ではなく、解決策である。

該当しないレベル

承認パネルには、ルールが指定するすべてのレベルが一覧表示されます。適用されなかったレベルは「スキップ」と表示され、その理由が行に記載されます。最も一般的な理由は、そのレベルで指定された人物が申請者であり、その申請に対して誰も署名していないことです。

チェーンは送信時に固定されます

申請書に必要な署名は、承認のために申請書が送付される時点で、その時点の規則とレベルに基づいて一度だけ決定されます。その後、規則を変更しても（レベルを追加したり、しきい値を変更したり、署名者を修正したりしても）、既に送付されたものの承認履歴は書き換えられません。また、既に承認されたものの承認履歴も書き換えられません。これらの署名は、当時の記録に基づいて行われたものであり、書き換えると承認履歴が不正確になってしまうからです。

承認済みの申請書で、想定していたレベルが欠落している場合は、そのままの状態になります。現在のルールの適用状況を確認するには、申請書をコピーしてください（コピーはあなたが作成した新しいドラフトです）。そして、承認のために送信してください。承認パネルには、ルールのすべてのレベルが表示されます。

依頼書のコピー

返送されるのは下書きのコピーであり、提出されたままの状態で返送されることはありません。これは意図的なものです。承認は、署名された日付と金額において、元の申請に対して行われたものです。コピーは新しい申請であり、それ自体の内容に基づいて承認のために送信されます。これは、同じ「承認のために送信」ボタンを使用することです。

サプライヤーに見積もりを依頼する

見積依頼（RFQ）を作成すると、発注依頼が調達イベントへと変わります。発注依頼の明細は数量と見積価格とともに引き継がれ、回答を開封する前に評価基準が明示され、発注依頼のカテゴリに登録されているサプライヤーが下書きとして添付されます。イベントが公開されるまで、サプライヤーには何も送信されません。

調達賞を授与する注文

調達イベントが承認されたら、見積書ではなく、結果に基づいて発注依頼書を承認→発注書として処理してください。フォームが開き、「調達元」欄にはイベントで決定された内容が表示され、「サプライヤー」欄には既に落札先のサプライヤー名が入力されています。

• 発注書は、発注依頼書に記載された見積価格と数量ではなく、落札価格と数量に基づいて作成されています。
• イベントがまだ承認されていない状態では、「承認 → 発注書」が拒否され、メッセージにイベント名が表示されます。まずイベントを承認してください。
• 異なるサプライヤーに発注されたラインは、サプライヤーごとに1つの発注書を発行します。
• 落札したサプライヤーが見積もりを出さなかった品目、および調達に至らなかった品目は、サプライヤーで選択したサプライヤーに送られます。

採用依頼も同様の仕組みです

HRMS → 採用とオンボーディング → 採用依頼は、求人募集です。承認のために送信すると、年間コストに基づいてルートが決定され、依頼自体には同じ承認パネルが表示されます。承認レベル、現在の担当者、署名者、署名日時などが表示されます。

• 申請を行った本人、採用担当者、そして承認を求められた場合、その申請に関するパネルが表示されます。自分の申請内容を確認するために、採用承認画面を開く必要はありません。
• 経路を見たからといって、それを決定する権利はありません。承認と却下は、引き続き採用承認で行われ、承認者はレベル名で呼ばれます。
• 各レベルの承認者は、申請書の場合と同様に、従業員のHRMS（人事管理システム）上の名前です。まだサインインしていないユーザーは、従業員レコードにユーザーがリンクされるまでそのレベルを保持します。管理者以外は、誰もそのレベルを決定することはできません。
• リストにあるすべての採用依頼を開封する担当者でも、自分に関係のある依頼の署名しか見ることができません。一方、採用承認を監督する担当者や管理者は、すべての依頼を見ることができます。
• リクエストを出した人物の名前が記載されているレベルは「スキップ済み」と表示され、誰も署名できない状態を待つことなく、リクエストは次のレベルに進みます。

採用依頼書および人事管理システム（HRMS）→人事→職位における職位の等級は、人事管理システム（HRMS）→報酬の給与等級（それぞれ「コード - 名称」の形式で表示）から選択します。職位一覧には、各職位の等級が表示されます。