発注書を承認するのは誰で、誰にその旨が伝えられるのか

各命令に付随する組織単位、承認限度額の判断基準となる数値、誰がどのような順序で承認するのか、命令や規則の変更が承認にどのような影響を与えるのか、そして承認後にコピーされる人々。

サプライチェーン → 発注依頼と注文 → 発注承認ルールにある承認ルールでは、どの発注書が承認を必要とするか（金額、オプションでサプライヤーまたは組織単位ごとに）、そして誰が署名するか（一括または段階的に）が規定されています。承認対象の注文は、すべての署名が揃うまで受け付けられません。このガイドでは、注文自体について説明します。注文の評価基準、承認先、注文またはそのルールが変更された場合の処理などについて解説します。

すべての命令には組織単位がある

組織単位は、新規発注書フォームの必須項目です。組織単位によって適用される承認ルールが決まるため、組織単位が入力されていない注文は、本来適用されるべきルールをすり抜けてしまう可能性がありましたが、今後はそのような事態は発生しません。

• 上部のバーで選択した単位があれば、その単位が自動的に入力されます。単位が設定されていない場合は、HRMSに登録されているご自身の単位が入力されます。別の単位を注文する場合は、変更してください。
• 注文ページから編集することもでき、どの単位（会社全体を含む）に対しても編集可能です。
• その他の方法で発注された場合も、必ず発注単位が発行されます。コピー、発注依頼に基づく発注、ASKで作成された発注、インポートによる発注などです。発注単位が発行されない注文は存在しません。
• 承認ルールには独自の組織単位フィールドがあり、どの組織単位が対象となるかはルールに明記されるため、暗黙的に示されることはありません。

1つのコストセンターに関するルール

発注書の承認ルールは、「コストセンターのみ」を選択することで、1つのコストセンターに限定できます。この場合、そのコストセンターに請求されるすべての注文（注文自体、またはその明細行のいずれか）に適用され、承認者も指定されます。つまり、保守コストセンターの責任者のみが保守注文に署名し、他の誰も署名しないことになります。

• すべてのコストセンターを対象とするルールの場合は、「コストセンターのみ」の欄を空欄のままにしてください。
• 1つのルールは1つのコストセンターを対象とします。2つのコストセンターについては、それぞれ承認者を指定した2つのルールを作成してください。
• 発注承認ルール一覧にはコストセンター列があるので、どのルールが何に制限されているのかが一目でわかります。
• ASK、コストセンターをコードまたは名前で検索して、これらのルールを自動的に作成し、保存する前に確認のためにルールを表示します。

注文には少なくとも1つの価格付き明細が必要です

発注書は、数量と価格が記載された明細が少なくとも1行含まれていないと、開封、承認申請、または受領できません。明細が全くない、または価格が記載されていない明細しかない注文は、承認されず、受領もされません。

• 発注依頼書からではなく、直接発注書を作成する場合、最初は下書きとして作成され、購入者としてあなたの情報が入力されます。明細を追加したら、「開く」ボタンを押してください。
• 拒否理由には何が不足しているかが明記されているので、どの行を記入すればよいかがわかります。

承認は注文が作成された時点から開始されます。

ルールが適用される新規発注書は、保存された瞬間に承認のために送信されます。別途「送信」ボタンを押す必要はなく、誰もボタンを押さないために発注書が未処理のまま放置されることもありません。承認者は「マイ承認」ですぐに確認でき、発注書の「承認」パネルには誰が承認を担当しているかが表示されます。

数値承認の限界は、

承認ルールにおける金額は、会社の通貨で表示されます。そのため、注文は会社の通貨での合計金額に基づいて評価されます。この欄は以前は「基本通貨」と表示されていましたが、現在は「会社通貨での合計金額（承認限度額）」と表示されています。例えば、帳簿をドルで管理している会社の場合、40,000ユーロの注文は、注文時の為替レートでドル建てで計算されます。

• 合計金額は各行ごとに個別に計算されます。入力する必要はありません。行のある注文に対して合計金額を入力しようとすると拒否され、代わりにいずれかの行を変更するように指示するメッセージが表示されます。
• 注文の承認パネルには、計算式（「承認限度額と比較して判断」）として、会社通貨の合計金額、注文自体の合計金額、換算レート、および注文の組織単位が表示されます。
• 路線、通貨、または為替レートが変動した場合にのみ変化します。

承認はHRMSの階層構造に従います

ルールの「承認者」には、個人、従業員、役職、役割、コストセンターのマネージャー、または報告ラインを指定できます（「発注書または購買依頼書の承認者の選択」を参照）。報告ラインを指定する場合、各レベルの承認者は従業員HRMSが指定する名前であり、ルールは固定された順序で実行されるため、承認者は実際に注文の対象となる人物であり、たまたま役割を持っている人物ではありません。

1. HRMSにおける購入者の報告系統：第一階層は購入者の上司、第二階層は上司の上司、といった具合に、規則で求められる階層数まで続きます。
2. 規則に記載されている人物は、購入者に報告先がない場合に限ります。
3. ルール上の役割は、最初の 2 つのどちらも誰にも与えない場合にのみ適用されます。

承認者が誰であるかは、その人物のログイン権限の有無によって変わることはありません。承認者は報告系統によって決定され、ログイン権限がないという理由で承認者が別の人物に交代されることは決してありません。申請書や採用申請も同様の方法で承認されます。

承認者は人として指定されます

承認が表示される箇所では、承認者は役職名ではなく、その人物名と役職名（例：「ジェーン・ドウ、最高経営責任者」）が表示されます。これは、役職と承認権限を持つ人物の欄がある発注書承認リスト、発注書自体の承認パネル、および「自分の承認」のいずれにも当てはまります。

ルールが特定の役割に帰属する場合、その役割を担う人物の名前が明記されます。「最高経営責任者：ジェーン・ドウ（CEO、本社）」。3人以上の担当者がいる場合は、最初の3名と「さらにN名」と表記されます。誰もその役割を担っていない場合は、その旨が明記されます。これは、そのルールに基づいて命令が出される前に修正すべき事項です。

• 購買発注承認ルール、およびルールに基づく承認レベルには、「担当者」列があり、現在各役割を誰が担っているかが一覧表示されます。
• HRMS → 人事 → 組織図に「承認者を表示」という項目があります。これを押すと、発注書や購買依頼書を承認するすべての担当者が、承認ルールと承認レベルとともに表示され、ルールがコピーされる担当者もマークされます。このボタンには、承認者の人数が表示されます。

まだサインインしていない承認者

人事管理システム（HRMS）が指定した従業員がまだサインインしていない場合、承認プロセスは当該従業員のサインインを待ちます。その旨は、発注書承認リスト（「誰が操作できるか」内）および発注書の承認パネルに「ジェーン・ドウは人事管理システムが指定した承認者ですが、まだサインインしていないため、承認プロセスはジェーン・ドウのサインインを待ちます」という文言で表示されます。

• 規則の担当者も、規則に名前が記載されている人物も、他の誰も代わりに決定することはできません。決定できるのは管理者だけです。
• 後続の承認段階は、まだ決定を下していない承認者の後ろと同様に、その承認段階の後ろで待機している。

1. 承認者がサインインアカウントを持っていない場合は、「プラットフォーム」→「アクセス」→「ユーザー」からサインインアカウントを付与してください。
2. HRMSの従業員レコードにそのユーザーをリンクし（HRMS → 人事 → 従業員、従業員の編集、サインインユーザー）、保存してください。1つのサインインは1つの従業員レコードにのみ関連付けられるため、既に他の場所でリンクされているサインインは、そのサインインを保持しているレコード名とともに拒否されます。
3. 承認はすぐに「自分の承認」に表示され、そこで承認するかどうかを決定できます。再度ルーティングしたり、送信したりする必要はありません。

組織単位、および順序の変更

組織単位、サプライヤー、通貨、為替レート、または明細行が変更された注文は、承認された注文とはもはや同じではありません。そのため、変更内容に基づいて再度ルーティングされます。

• 「保存済み」の代わりに、注文書には何が起こったかが記載されています。例えば、「PO-000123は承認されましたが、事業部門が変更されたため、その承認はもはや適用されず、再承認が必要となりました。」といった具合です。
• レートが指定されていない新しい通貨は、その通貨の登録レートが適用され、注文の通貨に続く行は新しい通貨に従います。独自の通貨で合意された行は、その通貨を維持します。
• 何も失われることはありません。承認パネルには、以前のルーティング情報が「以前のルーティング - 文書が変更された場合または却下された場合に保留」として保存されます。

承認ルールの変更

本日変更されたルールは、本日中に決定待ちのすべての注文に適用されます。ルールの承認者、承認レベル、承認金額、承認対象組織単位を変更または削除すると、承認待ちのすべての未処理の発注書は、現在のルールに基づいて再度処理されます。これらの注文を探したり、再度送信したりする必要はありません。

• 旧ルールで行われた要求は削除されません。それらは命令の承認履歴に残り、「撤回：承認ルール」というマークとルール名、そして「変更済み」という表示が付けられます。
• この規則によって対象となったものの、以前は対象外だった注文は、承認のために送付される。
• 既に承認された注文は承認されたままです。変更は既に行われた決定には遡及しません。
• ルールを保存すると、再度ルーティングされた注文の一覧が表示されます。
• 何もコピーされません。注文は同じもので、新たにルーティングされます。

コピーは新規注文と同様に判断される

発注書（または請求書、見積書、販売注文書、請求書）をコピーすると、新規文書と同様に、各行と合計金額が会社の通貨で正確に計算されます。そのため、コピーされた文書は、合計金額が0になるという制限に引っかかることなく、元の文書と同じ承認者に送付されます。

承認されたときに誰に通知されるのか

各承認ルールには承認リストへのコピーが定められています。これは、そのルールに基づく注文が承認された際に、その理由とともに通知される対象者です。注文依頼者の上司、財務部門、商品の納品先部署、またはサプライヤーは、このリストを通じて注文が承認される可能性があることを知ることになります。

• なぜコピーされたのかは、それぞれ（「請求書の支払いのため」など）の横に記載され、注文書とメッセージの両方で名前の横に印刷されています。
• 注文が承認される前は、承認パネルに、注文が送信される際に誰がコピーされるかが表示されます。承認後は、誰がコピーされたか、いつコピーされたか、そしてメッセージが送信されたか、保留されたか、または送信されなかったかが表示されます。
• コピーには内容が記載されている。署名を求めることもなく、命令書へのアクセスを誰にも許可しない。