भांडवली खरेदीपासून मालमत्ता नोंदणीपर्यंत

भांडवली उपकरणे मिळाल्यावर ती स्थिर मालमत्ता म्हणून नोंदवली जातात; वित्त विभाग 'अकाउंटिंग → असेट्स → असेट्स टू कॅपिटलाइज' वर त्यांचे पुनरावलोकन करतो आणि प्रत्येकाचे भांडवलीकरण करतो, किंवा ती मालमत्ता नाही असे सांगतो.

एखादे मशीन, लॅपटॉप किंवा वाहन इतर कोणत्याही वस्तूंप्रमाणेच खरेदी केले जाते — मागणीपत्र, खरेदी आदेश, माल पावती — परंतु ते स्टॉकमध्ये समाविष्ट होत नाही. त्याची नोंद स्थिर मालमत्ता नोंदवहीमध्ये केली जाते, जिथे त्याचे अवमूल्यन होते. आता TRANXACT त्याची हस्तांतरण प्रक्रिया पार पाडते: ते स्वीकारल्याने मालमत्तांची नोंद होते, आणि प्रत्येक वस्तूची नोंदवहीमध्ये केव्हा करायची हे वित्त विभाग ठरवतो.

खरेदीला भांडवल कशामुळे बनते?

• आयटम 'कॅपिटलायझेबल' म्हणून चिन्हांकित आहे. आयटम उघडा, 'कॉस्टिंग'वर जा आणि 'कॅपिटलायझेबल'वर टिक करा. त्याचा 'ॲसेट क्लास' निवडा — हा क्लास ॲसेट खाती आणि किती कालावधीत घसारा आकारला जाईल हे ठरवतो — आणि मिळालेल्या प्रत्येक युनिटमागे एक ॲसेट वाढवायचा की नाही ते सांगा (डीफॉल्टनुसार चालू).
• किंवा वस्तू कोणतीही असो, 'भांडवली खरेदी' असे नमूद केलेल्या खर्च श्रेणीतील मागणीपत्रामधून ती मागवण्यात आली होती. भांडवली उपकरणे सुरुवातीपासूनच तशी चिन्हांकित केलेली असतात.

खर्चाच्या कोणत्या श्रेणी भांडवली आहेत?

कोणत्या खर्चाच्या श्रेणी भांडवली म्हणून गणल्या जातील, हे तुमच्या कंपनीचे काम आहे. प्लॅटफॉर्म → कॉन्फिगरेशन लिस्ट्स → खर्च श्रेणी (Spend categories) अंतर्गत, एक श्रेणी उघडा आणि 'भांडवली खरेदी' (Capital purchases) वर टिक करा: त्याअंतर्गत मिळालेला माल अकाउंटिंग → असेट्स → असेट्स टू कॅपिटलाइज (Accounting → Assets → Assets to Capitalise) मध्ये ड्राफ्ट फिक्स्ड असेट्स (draft fixed assets) म्हणून जोडला जातो. यादी त्या श्रेणींना "भांडवली" म्हणून चिन्हांकित करते. टिक काढून टाका आणि त्या श्रेणीअंतर्गत खरेदी केलेला माल नेहमीप्रमाणे स्टॉकमध्ये जातो. जोपर्यंत तुम्ही काहीही बदलत नाही, तोपर्यंत फक्त अंगभूत भांडवली उपकरणे (Capital equipment) ही श्रेणीच भांडवली असते.

माल पावती काय करते

असा माल स्वीकारल्यावर, मिळालेल्या प्रत्येक युनिटसाठी — किंवा युनिट्सना अनुक्रमांक असल्यास, प्रत्येक अनुक्रमांकासाठी — त्याची किंमत, पुरवठादार, खरेदी आदेश आणि ज्या माल पावतीमधून तो आला आहे, त्यासह एक मालमत्ता नोंदवली जाते. 'मिळालेल्या प्रत्येक युनिटमागे एक मालमत्ता' ही नोंद झाल्यावर, पावतीची ओळ तिच्या संपूर्ण संख्येसाठी एक मालमत्ता बनते; अनुक्रमांक असलेली युनिट्स नेहमीच प्रत्येकी एक मालमत्ता असतात.

पावती ओळीत तयार केलेल्या मालमत्ता दिसतात आणि अकाउंटिंग → मालमत्ता → स्थिर मालमत्ता मध्ये आता वस्तू पावती आणि खरेदी आदेश स्तंभ आहेत, त्यामुळे एखादी मालमत्ता कशी खरेदी केली गेली हे नेहमी शोधता येते.

भांडवलीकरण करण्यासाठी मालमत्ता

लेखांकन → मालमत्ता → भांडवलीकरण करण्यायोग्य मालमत्ता यामध्ये आलेल्या आणि नोंदणीसाठी प्रतीक्षेत असलेल्या प्रत्येक गोष्टीची यादी असते: ती वस्तू काय आहे, तिचा अनुक्रमांक, किंमत, वर्ग, वस्तू पावती आणि खरेदी आदेश, ती कोणाकडून खरेदी केली, ती केव्हा प्राप्त झाली आणि ती कोठे आहे. ज्या मसुद्याचे अद्याप भांडवलीकरण केले जाऊ शकत नाही — सामान्यतः कारण त्याचा कोणताही मालमत्ता वर्ग नसतो — त्याला 'प्रतीक्षेत' (Waiting for) मध्ये चिन्हांकित केले जाते, ज्यात काय गहाळ आहे हे सांगितले जाते.

1. मालमत्तेच्या ओळीवर, भांडवलीकरण निवडा.
2. असेट क्लास: जेव्हा आयटमला कोणताही असेट क्लास नसतो तेव्हा याची आवश्यकता असते; येथे एक निवडल्यास आयटमचा मूळ असेट क्लास रद्द होतो.
3. सेवेत दाखल झाल्यापासून: ज्या तारखेपासून घसारा सुरू होतो. रिकामे सोडले आहे, आज.
4. उपयुक्त आयुष्य (महिने): रिकामे सोडल्यास, वस्तूचे, किंवा वर्गाचे.
5. जतन करा. युनिट स्टॉकमधून बाहेर काढले जाते, त्याची किंमत इन्व्हेंटरीमधून क्लासच्या मालमत्ता खात्यात हस्तांतरित केली जाते आणि सेवेत दाखल झाल्याच्या तारखेपासून घसारा सुरू होतो.

जर त्याचे भांडवलीकरण करायचे नसेल — भांडवलीकरणाच्या मर्यादेपेक्षा कमी असल्यास, वापरात खर्च झाल्यास, किंवा चुकीच्या मागणीवर खरेदी केले असल्यास — ‘मालमत्ता नाही’ हा पर्याय निवडा आणि त्याचे कारण सांगा. ड्राफ्ट रद्द केला जातो आणि माल स्टॉकमध्ये राहतो.

परतावे, आणि पूर्वीच्या पावत्या

• मालाचे भांडवलीकरण होण्यापूर्वी तो पुरवठादाराला परत केल्यास, त्याची मसुदा मालमत्ता रद्द होते.
• या बदलापूर्वी मिळालेला माल आपोआप नोंदवला जात नव्हता. त्याची नोंद 'स्थिर मालमत्ता' विभागात हाताने करा.