खरेदी आदेशाला कोण मंजुरी देते आणि कोणाला कळवले जाते?

प्रत्येक आदेशासोबत येणारे संघटनात्मक एकक, मंजुरीच्या मर्यादांचे मूल्यांकन, कोण आणि कोणत्या क्रमाने मंजुरी देते, आदेश किंवा नियमात बदल केल्यास त्याच्या मंजुरीवर काय परिणाम होतो, आणि मंजुरी मिळाल्यानंतर कोणाला त्याची प्रत पाठवली जाते.

सप्लाय चेन → रिक्विझिशन्स अँड ऑर्डर्स → पीओ अप्रूव्हल रूल्स अंतर्गत असलेला एक मंजुरी नियम सांगतो की कोणत्या खरेदी आदेशांना मंजुरीची आवश्यकता आहे — एका विशिष्ट रकमेपासून, वैकल्पिकरित्या एका पुरवठादारासाठी किंवा एका संघटनात्मक युनिटसाठी — आणि एकाच टप्प्यात किंवा टप्प्याटप्प्याने कोण सही करेल. जोपर्यंत प्रत्येक सह्या होत नाहीत, तोपर्यंत संबंधित आदेश स्वीकारला जाऊ शकत नाही. हे मार्गदर्शक प्रत्यक्ष आदेशाबद्दल आहे: त्याचे मूल्यांकन कशाच्या आधारावर केले जाते, तो कोणाकडे जातो आणि जेव्हा तो आदेश किंवा त्याचा नियम बदलतो तेव्हा काय होते.

प्रत्येक ऑर्डरमध्ये एक संघटनात्मक एकक असते

नवीन खरेदी ऑर्डर फॉर्मवर संघटनात्मक एकक हे एक आवश्यक फील्ड आहे. कोणते मंजुरी नियम लागू होतील हे ते ठरवते, त्यामुळे संघटनात्मक एकक नसलेली ऑर्डर तिच्यासाठी असलेल्या नियमातून सुटू शकत होती — आणि आता असे होता कामा नये.

• हे तुमच्यासाठी आपोआप भरलेले आहे: जर वरच्या पट्टीमध्ये एकक निवडले असेल तर त्यानुसार, आणि नसल्यास HRMS मधील तुमच्या स्वतःच्या एककानुसार. ऑर्डर दुसऱ्या एककासाठी असल्यास ते बदला.
• ऑर्डरच्या मूळ पेजवरूनही, कोणत्याही युनिटसाठी — संपूर्ण कंपनीसह — हे एडिट करता येते.
• इतर कोणत्याही मार्गाने दिलेल्या ऑर्डरलाही एक युनिट मिळते: एक प्रत, मागणीपत्रातून तयार केलेली ऑर्डर, ' ASK ने तयार केलेली ऑर्डर आणि आयातीद्वारे आणलेली ऑर्डर. कोणतीही ऑर्डर युनिटशिवाय नसते.
• मंजुरी नियमामध्ये त्याचे स्वतःचे संघटनात्मक एकक क्षेत्र असते, त्यामुळे ते कोणते एकक समाविष्ट करते हे नियमावर लिहिलेले असते, ते सूचित केलेले नसते.

एका खर्च केंद्रासाठी नियम

‘फक्त एका कॉस्ट सेंटरसाठी’ (Only for cost center) हा पर्याय वापरून पीओ मंजुरीचा नियम एकाच कॉस्ट सेंटरपुरता मर्यादित केला जाऊ शकतो. त्यानंतर तो नियम, त्या कॉस्ट सेंटरवर आकारलेल्या प्रत्येक ऑर्डरला, मग ती ऑर्डर स्वतः असो किंवा तिच्या कोणत्याही ओळीवर असो, लागू होतो आणि त्यासाठी स्वतंत्र मंजुरी देणाऱ्याचे नाव दिले जाते — म्हणजेच, मेंटेनन्स कॉस्ट सेंटरचा प्रमुखच मेंटेनन्स ऑर्डर्सवर सही करतो, इतर कोणाच्याही नाही.

• प्रत्येक कॉस्ट सेंटरला लागू होणाऱ्या नियमासाठी 'फक्त कॉस्ट सेंटर' हा पर्याय रिकामा सोडा.
• एक नियम एका खर्च केंद्रासाठी लागू होतो. दोन खर्च केंद्रांसाठी, प्रत्येकी स्वतंत्र मंजुरी देणाऱ्यासह दोन नियम बनवा.
• पीओ मंजुरी नियमांच्या यादीमध्ये कॉस्ट सेंटरचा कॉलम आहे, त्यामुळे कोणते नियम कशासाठी मर्यादित आहेत हे तुम्ही एका दृष्टिक्षेपात पाहू शकता.
• ASK तुमच्यासाठी हे नियम बनवू शकते, त्यासाठी ते कॉस्ट सेंटर त्याच्या कोड किंवा नावाने शोधते आणि सेव्ह करण्यापूर्वी तुमच्या कन्फर्मसाठी तो नियम दाखवते.

ऑर्डरमध्ये किमान एक किंमत नमूद केलेली ओळ असणे आवश्यक आहे.

जोपर्यंत खरेदी आदेशात (purchase order) प्रमाण (quantity) आणि किंमत (price) असलेली किमान एक ओळ समाविष्ट नसते, तोपर्यंत तो उघडला जाऊ शकत नाही, मंजुरीसाठी पाठवला जाऊ शकत नाही किंवा स्वीकारला जाऊ शकत नाही. ज्या आदेशात एकही ओळ नाही, किंवा ज्यात किंमत नमूद केलेली नाही, तो आदेश काहीही न देता मंजूर केला जाईल आणि काहीही न देता स्वीकारला जाईल.

• मागणीपत्रावरून नव्हे, तर थेट तयार केलेली खरेदी ऑर्डर मसुद्याच्या स्वरूपात सुरू होते, ज्यात खरेदीदार म्हणून तुमची माहिती भरलेली असते. त्यातील ओळी जोडा, आणि मग 'ओपन' बटण दाबा.
• नकारामध्ये काय गहाळ आहे हे नमूद केलेले असते, त्यामुळे तुम्हाला कोणती ओळ पूर्ण करायची आहे हे कळते.

ऑर्डर तयार झाल्यावर मंजुरीची प्रक्रिया सुरू होते.

एखाद्या नियमांतर्गत येणारी नवीन खरेदी ऑर्डर सेव्ह केल्याबरोबरच मंजुरीसाठी पाठवली जाते. यासाठी वेगळे 'सबमिट' बटण लक्षात ठेवण्याची गरज नाही, आणि कोणीही बटण दाबले नाही म्हणून ऑर्डर आता राउट न होता पडून राहत नाही. मंजुरी देणाऱ्यांना ती 'माय अप्रूव्हल्स'मध्ये लगेच दिसते, आणि ऑर्डरच्या 'अप्रूव्हल्स' पॅनलवर ती कोणाकडे आहे हे दिसते.

आकृती मंजुरी मर्यादांचे मूल्यांकन यावर केले जाते

मंजुरी नियमातील रक्कम कंपनीच्या स्वतःच्या चलनात असते. त्यामुळे ऑर्डरचे मूल्यांकन कंपनीच्या चलनातील तिच्या एकूण रकमेवर केले जाते — हा स्तंभ आता 'कंपनीच्या चलनातील एकूण (मंजुरी मर्यादा)' म्हणून ओळखला जातो, जो पूर्वी 'मूळ चलनात' (In base) असा होता. ज्या कंपनीची हिशेबपुस्तके डॉलर्समध्ये ठेवली जातात, त्या कंपनीमधील ४०,००० युरोच्या ऑर्डरचे मोजमाप, ऑर्डरच्या विनिमय दरानुसार डॉलर्समध्ये केले जाते.

• ही रक्कम प्रत्येक ओळीच्या स्वतंत्र दराने काढली जाते. ती कधीही टाईप केली जात नाही: ज्या ऑर्डरमध्ये ओळी आहेत, त्यावर एकूण रक्कम टाईप करण्याचा प्रयत्न नाकारला जातो आणि त्याऐवजी ओळ बदलण्यास सांगितले जाते.
• ऑर्डरवरील मंजुरी पॅनेलमध्ये गणना दर्शविली जाते — कंपनी-चलन एकूण रकमेवर "मंजुरी मर्यादेनुसार मूल्यांकन", त्यानंतर ऑर्डरची स्वतःची एकूण रक्कम आणि ज्या दराने ती रूपांतरित केली गेली — आणि ऑर्डरचे संघटनात्मक एकक.
• जेव्हा रेषा, चलन किंवा विनिमय दर बदलतात, तेव्हाच त्यात बदल होतो.

मंजुरी एचआरएमएसच्या पदानुक्रमानुसार दिल्या जातात.

एखाद्या नियमातील 'मंजूर करणारा कोण' या विभागात एखाद्या व्यक्तीचे, कर्मचाऱ्याचे, पदाचे, भूमिकेचे, कॉस्ट सेंटरच्या व्यवस्थापकाचे किंवा रिपोर्टिंग लाइनचे नाव असू शकते — 'खरेदी आदेश किंवा मागणीपत्राला कोण मंजूर करेल हे निवडणे' पहा. जेव्हा रिपोर्टिंग लाइन हे नाव असते, तेव्हा प्रत्येक स्तरावरील मंजूर करणारा तो कर्मचारी असतो ज्याचे नाव HRMS मध्ये नमूद केलेले असते, आणि नियमाचे पालन एका निश्चित क्रमाने केले जाते, त्यामुळे मंजूर करणारी व्यक्ती ती असते जिच्यासाठी तो आदेश खरोखर आहे, त्या भूमिकेतील कोणतीही व्यक्ती नव्हे:

1. एचआरएमएसमधील खरेदीदाराची रिपोर्टिंग लाइन: पहिल्या स्तरावर त्यांचे व्यवस्थापक, दुसऱ्या स्तरावर त्यांच्या व्यवस्थापकाचे व्यवस्थापक, आणि नियमानुसार आवश्यक असलेल्या अनेक स्तरांपर्यंत असेच पुढे.
2. नियमामध्ये नमूद केलेली व्यक्ती, फक्त तेव्हाच जेव्हा खरेदीदाराकडे रिपोर्टिंग लाइन नसते.
3. नियमावरील भूमिका, फक्त तेव्हाच जेव्हा पहिल्या दोनपैकी कोणीही कोणालाही देत नाही.

त्या व्यक्तीकडे साइन-इन आहे की नाही, याने मंजुरी देणारी व्यक्ती कोण आहे हे बदलत नाही. हे रिपोर्टिंग लाइन ठरवते, आणि एखादी व्यक्ती अद्याप साइन-इन करू शकत नाही म्हणून मंजुरी देणाऱ्या व्यक्तीची जागा दुसऱ्या कोणाकडूनही घेतली जात नाही. मागणीपत्रे आणि भरती विनंत्या याच पद्धतीने मंजूर केल्या जातात.

मंजूर करणाऱ्यांची नावे व्यक्ती म्हणून दिली जातात

जिथे कुठे मंजुरी दर्शविली जाते, तिथे मंजुरी देणारी व्यक्ती तिच्या पदासह (उदा. "जेन डो, मुख्य कार्यकारी अधिकारी") असते, आणि ती तुम्हाला नंतर शोधावी लागणारी एखादी भूमिका नसते. हे पीओ मंजुरी सूचीमध्ये (PO Approvals list), ज्यामध्ये 'पद' (Position) आणि 'कोण कार्य करू शकतो' (Who can act) असे स्तंभ आहेत, ऑर्डरच्याच मंजुरी पॅनेलमध्ये (Approvals panel), आणि 'माझ्या मंजुरी' (My approvals) मध्ये लागू होते.

जेव्हा एखादा नियम एखाद्या भूमिकेशी संबंधित असतो, तेव्हा ती भूमिका धारण करणाऱ्या व्यक्तींच्या नावाने उल्लेख केला जातो: "मुख्य कार्यकारी: जेन डो (सीईओ, मुख्य कार्यालय)". तीनपेक्षा जास्त भूमिकाधारकांची नावे "पहिले तीन आणि आणखी N" अशी दिली जातात; जर कोणतीही भूमिका कोणीही धारण करत नसेल, तर तसे नमूद केलेले असते; आणि त्या भूमिकेअंतर्गत कोणीही आदेश देण्यापूर्वी हा नियम दुरुस्त करणे आवश्यक आहे.

• पीओ मंजुरी नियमांमध्ये, आणि नियमांतर्गत असलेल्या मंजुरीच्या स्तरांमध्ये, 'कोणाद्वारे धारण केलेले' (Held by) नावाचा एक स्तंभ असतो, ज्यात आज प्रत्येक भूमिका कोणाकडे आहे याची यादी दिलेली असते.
• एचआरएमएस → पीपल → ऑर्गनायझेशन चार्टमध्ये 'शो अप्रूव्हर्स' (Show approvers) हा पर्याय आहे. त्यावर क्लिक केल्यावर, खरेदी आदेश (purchase orders) किंवा मागणीपत्रे (requisitions) मंजूर करणाऱ्या प्रत्येकाची रूपरेषा दिसते, सोबतच ते कोणत्या नियमानुसार आणि कोणत्या स्तरावर सही करतात हेही दर्शवले जाते, आणि ज्या लोकांची नियमानुसार प्रत तयार केली जाते त्यांनाही चिन्हांकित केले जाते. हे बटण किती मंजूरकर्ते आहेत हे दाखवते.

अद्याप साइन-इन न केलेला एक मान्यता देणारा

जेव्हा कर्मचाऱ्याच्या HRMS नावाने अद्याप साइन-इन केलेले नसते, तेव्हा ती पातळी त्यांच्यासाठी थांबते. PO मंजुरी यादीवर ('कोण कृती करू शकतो' मध्ये) आणि ऑर्डरच्या मंजुरी पॅनलवर, स्क्रीनवर तसे शब्दांत लिहिलेले असते — "जेन डो या मंजूर करणाऱ्या HRMS व्यक्ती आहेत आणि त्यांनी अद्याप साइन-इन केलेले नाही, त्यामुळे हे त्यांच्यासाठी थांबते".

• त्यांच्या जागी दुसरा कोणीही हा निर्णय घेऊ शकत नाही: नियमाचे पद धारण करणारी व्यक्तीही नाही आणि नियमावर नाव असलेली व्यक्तीही नाही. केवळ प्रशासकच हे करू शकतो.
• नंतरच्या पातळ्या त्याच्या मागे थांबतात, जसे त्या अद्याप निर्णय न घेतलेल्या कोणत्याही अनुमोदकाच्या मागे थांबतात.

1. मंजूर करणाऱ्या व्यक्तीकडे साइन-इन नसल्यास, प्लॅटफॉर्म → ॲक्सेस → युझर्स अंतर्गत त्यांना साइन-इन द्या.
2. त्या वापरकर्त्याला HRMS मधील त्यांच्या कर्मचारी रेकॉर्डवर लिंक करा (HRMS → People → Employees, Edit the employee, Signs in as) आणि सेव्ह करा. एक साइन-इन एका चालू कर्मचारी रेकॉर्डशी संबंधित असते, त्यामुळे इतरत्र आधीच लिंक केलेले साइन-इन, ते ज्या रेकॉर्डमध्ये आहे त्या रेकॉर्डच्या नावासह नाकारले जाते.
3. मंजुरी त्यांच्या 'माय अप्रूव्हल्स'मध्ये लगेच दिसते आणि ते त्यावर निर्णय घेतात. काहीही पुन्हा पाठवण्याची किंवा मार्गस्थ करण्याची गरज नसते.

संघटनात्मक एकक, आणि क्रम बदलणे

ज्या ऑर्डरचे संघटनात्मक एकक, पुरवठादार, चलन, विनिमय दर किंवा ओळी बदलतात, ती ऑर्डर पूर्वी मंजूर झालेली ऑर्डर राहत नाही. त्यामुळे हा बदल, ती ऑर्डर आता जशी आहे त्याच्या विरुद्ध दिशेने, पुन्हा पाठवतो.

• "जतन केले" असे लिहिण्याऐवजी, आदेशात काय घडले ते सांगितले आहे, उदाहरणार्थ "PO-000123 मंजूर झाले होते, परंतु त्याचे व्यवसाय युनिट बदलल्यामुळे, ती मंजुरी आता त्याला लागू होत नाही आणि ते पुन्हा मंजुरीसाठी पाठवण्यात आले आहे."
• दर न दिलेले नवीन चलन त्याच्यासाठी नोंद असलेला दर स्वीकारते, आणि ऑर्डरच्या चलनानुसार चालणाऱ्या ओळी नवीन चलनानुसार चालतात. स्वतःच्या चलनात मान्य झालेली ओळ तेच चलन कायम ठेवते.
• काहीही गमावले जात नाही: मंजुरी पॅनेल पूर्वीची कार्यवाही "पूर्वीची कार्यवाही — दस्तऐवज बदलल्यास किंवा नाकारल्यास बाजूला ठेवलेली" या सदराखाली ठेवते.

मंजुरी नियम बदलणे

आज बदललेला नियम, निर्णयाच्या प्रतीक्षेत असलेल्या प्रत्येक ऑर्डरला आजच लागू होतो. एखाद्या नियमाचा मंजूरकर्ता, त्याचे स्तर, त्याची रक्कम किंवा त्याचे संघटनात्मक एकक बदला, किंवा तो नियम काढून टाका, आणि मंजुरीच्या प्रतीक्षेत असलेली प्रत्येक खुली खरेदी ऑर्डर, सध्याच्या नियमांनुसार पुन्हा पाठवली जाते. तुम्हाला त्या ऑर्डर्स शोधण्याची किंवा त्या पुन्हा पाठवण्याची गरज नाही.

• जुन्या नियमाने केलेल्या विनंत्या हटवल्या जात नाहीत. त्या ऑर्डरच्या मंजुरी इतिहासात, नियमाच्या नावासह "मागे घेतले: मंजुरी नियम" आणि "बदलले" असे चिन्हांकित करून राहतात.
• ज्या ऑर्डर आता या नियमात समाविष्ट आहेत, परंतु पूर्वी नव्हत्या, त्या मंजुरीसाठी पाठवल्या जातात.
• आधीच मंजूर झालेले आदेश मंजूरच राहतात. हा बदल आधीच घेतलेल्या निर्णयावर लागू होत नाही.
• तुम्ही नियम सेव्ह करता तेव्हा दिसणाऱ्या मेसेजमध्ये, पुन्हा राउट केलेल्या ऑर्डर्सची यादी असते.
• काहीही कॉपी केले जात नाही: ऑर्डर्स त्याच आहेत, फक्त त्या नव्याने पाठवल्या जातात.

प्रतीचे मूल्यांकन नव्या आदेशाप्रमाणे केले जाते.

खरेदी आदेशाची — किंवा मागणीपत्र, दरपत्रक, विक्री आदेश किंवा बीजकाची — प्रत काढताना, प्रत्येक ओळ आणि एकूण रक्कम कंपनीच्या चलनात अगदी नवीन दस्तऐवजाप्रमाणेच मोजली जाते. त्यामुळे, एकूण रक्कम ० च्या मर्यादेखाली न जाता, प्रत मूळ दस्तऐवजाप्रमाणेच त्याच मंजुरी देणाऱ्यांकडे जाते.

मंजुरी मिळाल्यावर कोणाला कळवले जाते?

प्रत्येक मंजुरी नियमाची एक 'मंजुरी सूची' असते: या सूचीमध्ये त्या नियमांतर्गत एखादी ऑर्डर मंजूर झाल्यावर आणि का मंजूर झाली, हे कळवले जाते. याच सूचीद्वारे मागणी करणाऱ्याचा व्यवस्थापक, वित्त विभाग, ज्या विभागासाठी माल आहे तो विभाग किंवा पुरवठादार यांना कळते की ऑर्डर पुढे जाऊ शकते.

• त्यांची नक्कल का केली आहे, हे प्रत्येकाच्या पुढे ("इनव्हॉइस भरा") लिहिलेले आहे आणि ऑर्डरवर व मेसेजमध्ये त्यांच्या नावापुढे छापलेले आहे.
• ऑर्डर मंजूर होण्यापूर्वी, त्याच्या मंजुरी पॅनेलमध्ये, कोणाला प्रत पाठवली जाईल याची यादी असते. त्यानंतर, कोणाला, केव्हा प्रत पाठवली गेली आणि संदेश पाठवला गेला, रोखून धरला गेला की दडपला गेला, याची यादी असते.
• एक प्रत सर्व काही सांगते; त्यावर कोणाचीही सही नसते आणि कोणालाही त्या आदेशात प्रवेश दिला जात नाही.