स्प्रेडशीट आयात करणे

एक्सेल, CSV आणि PDF कोणत्याही लिस्ट स्क्रीनमध्ये रूपांतरित करणे — स्वतःला मॅप करणारे टेम्पलेट, कॉलम कसे जुळवले जातात, काय तपासले जाते, तीच फाईल परत आल्यावर काय होते आणि ती API द्वारे का पोस्ट केली जाते.

प्लॅटफॉर्ममधील प्रत्येक लिस्ट स्क्रीन इम्पोर्ट स्वीकारते. हे काही मोजक्या टेबल्ससाठीचे स्वतंत्र मायग्रेशन टूल नाही; तुम्ही आधीपासून पाहत असलेल्या स्क्रीनवरीलच हे एक ड्रॉवर आहे, आणि ते त्याच स्क्रीनच्या रेकॉर्ड्समध्ये लोड होते.

1. ज्या स्क्रीनवर नोंदी आहेत ती स्क्रीन उघडा आणि 'इम्पोर्ट' निवडा.
2. .xlsx, .xls, .csv किंवा .pdf फाईल टाका. जुन्या .xls फाईल्स थेट वाचल्या जातात — त्यांना पुन्हा कोणत्याही नावाने सेव्ह करण्याची गरज नाही.
3. कॉलम मॅपिंग तपासा. कॉलम प्रथम नावाप्रमाणे फील्ड्सशी जुळवले जातात आणि न जुळणारे काहीही ड्रॉपडाउनच्या स्वरूपात दिले जाते, जेणेकरून तुम्ही स्वतः योग्य फील्ड निवडू शकाल.
4. पूर्वावलोकन वाचा. त्यात काय तयार केले जाईल हे ओळीनुसार दाखवले आहे, ज्यामध्ये वगळल्या जाणाऱ्या ओळी प्रथम सूचीबद्ध केल्या आहेत आणि प्रत्येक ओळीच्या पुढे त्याचे कारण दिले आहे. जर ओळी आधीपासून येथे असलेल्या रेकॉर्डशी जुळत असतील, तर त्यांचे काय करायचे ते निवडा.
5. आयात. स्क्रीन वापरत असलेल्या त्याच API द्वारे पंक्ती पोस्ट केल्या जातात, आणि शेवटच्या टप्प्यात किती तयार केल्या, अद्ययावत केल्या किंवा विलीन केल्या गेल्या, किती तशाच ठेवल्या गेल्या आणि कोणत्या आयात केल्या गेल्या नाहीत हे सांगितले जाते.
6. इम्पोर्ट सुरू करताना वरच्या बारमध्ये निवडलेल्या कंपनीमध्ये (आणि तिच्या शेजारी निवडलेल्या युनिटमध्ये) प्रत्येक रो येतो, तो कधीही तुमच्या मूळ कंपनीत येत नाही. जर तुम्ही त्या कंपनीत काम करू शकत नसाल, तर ते रो इतरत्र तयार करण्याऐवजी नाकारले जातात.

स्वतःला मॅप करणारा एक टेम्पलेट

शून्यापासून सुरुवात करत आहात? इम्पोर्ट ड्रॉवरमधून किंवा लिस्टच्या स्वतःच्या टूलबारमधून एक टेम्पलेट डाउनलोड करा. ही एक CSV फाईल आहे, ज्यात फक्त एकच ओळ आहे: या स्क्रीनची स्वतःची कॉलम शीर्षके, आणि काहीही डिलीट करायचे नाही. ती भरा आणि परत आणा, आणि प्रत्येक कॉलम आपोआप मॅप होतो; इम्पोर्ट थेट प्रिव्ह्यूवर जाते. ड्रॉवरमधील बटणाखाली प्रत्येक ओळीला काय आवश्यक आहे याची यादी दिलेली आहे.

• “प्रत्येक पंक्तीला आवश्यक” हे स्क्रीनच्या फॉर्मने आवश्यक म्हणून चिन्हांकित केलेल्या फील्ड्सची गणना करते आणि प्लॅटफॉर्म स्वतः भरत असलेल्या कोणत्याही गोष्टीची गणना करत नाही, जसे की तुम्ही जिथून काम करता तिथून घेतलेले व्यवसाय युनिट.
• तुमच्या कंपनीने नाव दिलेली अतिरिक्त फील्ड्सदेखील टेम्पलेटमध्ये समाविष्ट होतात. नाव नसलेली फील्ड्स फाइलमध्ये नसतात, परंतु कॉलम्स मॅप करताना 'अतिरिक्त फील्ड्स' (Additional fields) या पर्यायाखाली ती निवडता येतात.
• ज्या स्क्रीनवर केवळ एखादी प्रक्रियाच (पोस्टिंग, स्कॅन) नोंदी करू शकते, ती प्रत्येक फाईलमधील प्रत्येक ओळ नाकारण्याऐवजी, आयातीचा पर्यायच देत नाही.

प्रणालीने दिलेले आकडे

अनेक स्क्रीन एका नंबर रेंजमधून त्यांच्या स्वतःच्या रेकॉर्डला क्रमांक देतात: उमेदवाराला त्याचा उमेदवार क्रमांक मिळतो, तर मागणीपत्राला त्याचा मागणीपत्र क्रमांक मिळतो. अशा स्क्रीनवर, फाईलमधील तो कॉलम, ज्यात हे क्रमांक असतात, तो बाजूला ठेवला जातो, आयात केला जात नाही, आणि त्याचे कारण मॅपिंगमध्ये सांगितले जाते: स्क्रीन प्रत्येक रेकॉर्डला त्या रेंजमधून स्वतःचा क्रमांक देते. तो क्रमांक स्वीकारणाऱ्या सर्वात जवळच्या फील्डवर तो कधीही ठेवला जात नाही. तुमच्या फाईलमध्ये ते क्रमांक कायम ठेवण्यासाठी, प्रशासक ती नंबर रेंज अशी सेट करू शकतो की त्यातून क्रमांक देण्याची परवानगी मिळेल.

संदर्भ कशात शोधला जातो

दुसऱ्या रेकॉर्डकडे निर्देश करणारे फील्ड मॅपिंगमध्ये सांगते की ते कशामध्ये शोधले जाते — उदाहरणार्थ, "कर्मचारी आयडी → कर्मचारी" — त्यामुळे तुम्हाला दिसेल की उमेदवारांच्या क्रमांकांचा स्तंभ तिथे नसावा. स्वतःचा कोणताही कोड नसलेला संदर्भ त्याच्या मालकीच्या स्रोताद्वारे (बिल ऑफ मटेरियलमधील आयटमद्वारे) शोधला जातो, आणि नावाने ठेवलेला संदर्भ नावानेच शोधला जातो.

तीच फाईल पुन्हा आयात करणे

पूर्वी, दुसऱ्यांदा अपलोड केलेल्या फाईलमुळे प्रत्येक रेकॉर्ड दुसऱ्यांदा तयार व्हायचा. आता प्रत्येक ओळ आधीपासून अस्तित्वात असलेल्या रेकॉर्डशी जुळवली जाते आणि जुळणी झाल्यावर काय करायचे हे तुम्ही निवडता.

• जर हीच फाईल यापूर्वी या स्क्रीनवर आयात केली गेली असेल, तर ती वाचल्याबरोबर ड्रॉवर तसे सांगतो: केव्हा, किती रेकॉर्ड तयार झाले आणि कोणी आयात केले.
• फाइलमध्ये रेकॉर्डचा क्रमांक असल्यास, पंक्तींची जुळणी त्या रेकॉर्डच्या स्वतःच्या क्रमांकानुसार केली जाते; अन्यथा, स्क्रीनवर अद्वितीय ठेवलेल्या स्तंभांनुसार; अन्यथा ईमेल, कोड किंवा नावानुसार; आणि ज्या व्यक्तीला क्रमांक नाही, तिच्यासाठी पहिल्या आणि आडनावानुसार जुळणी केली जाते. प्रिव्ह्यूमध्ये 'मॅच ऑन' पर्याय कोणता स्तंभ निवडायचा हे दाखवतो आणि तुम्हाला दुसरा स्तंभ निवडण्याची — किंवा काहीही न निवडण्याची — मुभा देतो, ज्यामुळे प्रत्येक पंक्ती नवीन बनते.

काहीही घडण्यापूर्वीच पूर्वावलोकन त्यांची गणना करते: कितीतरी नवीन, अद्ययावत, विलीन केलेले आणि आधीपासूनच असलेले, ज्यांना हात लावलेला नाही. प्रत्येक ओळीवर तिचे पुढे काय होणार आहे, हे चिन्हांकित केलेले असते.

पूर्वावलोकन काय तपासते

प्रत्येक मूल्याचे मूल्यांकन स्क्रीन ज्या प्रकारे करेल त्याच प्रकारे केले जाते: संख्या ही संख्याच असली पाहिजे, होय/नाही फील्डने होय किंवा नाही असे उत्तर दिले पाहिजे, निश्चित सूची असलेल्या फील्डमध्ये त्याचे एक मूल्य असले पाहिजे, संदर्भाने अस्तित्वात असलेल्या रेकॉर्डचे नाव दिले पाहिजे, आणि कंपनीकडे आधीपासून असलेला कोड — किंवा जो फाइलमध्ये दोनदा आहे — तो फ्लॅग केला जातो. त्यानंतर पास होणारी प्रत्येक ओळ थेट स्क्रीनवर तपासली जाते आणि रोलबॅक केली जाते, त्यामुळे कंपनीने जोडलेला नियम किंवा दोन फील्ड्सची एकत्रित तपासणी देखील पकडली जाते. काहीही फ्लॅग न केलेले प्रिव्ह्यू म्हणजे काहीही नाकारले न गेलेले इम्पोर्ट होय.

अंदाज न लावता जे दुरुस्त करता येते ते केले जाते, आणि प्रिव्ह्यूमध्ये सुधारित मूल्य दिसते: “Wrap” चे wrap आणि “Corner Board” चे corner_board होते, “Yes” चे yes होते, “$1,250.00” आणि “30%” चे अंक होतात, आणि एखादे युनिट किंवा आयटम त्याच्या कोडने (EA, ITM-0042) लिहून त्या रेकॉर्डमध्ये रूपांतरित होते. UOM, Item, Active, Recyclable किंवा Recycled Content % यांसारखे शीर्षक हाताने मॅप न करता थेट त्याच्या फील्डशी जुळवले जाते.

जी किंमत दुरुस्त करता येत नाही, तिला ते फील्ड काय स्वीकारते त्यानुसार नाव दिले जाते — उदाहरणार्थ, “'कार्टन' हा मटेरियल प्रकार पॅकेजिंग मटेरियल (डनेज, रॅप, स्ट्रॅपिंग, ...) स्वीकारत नाही”. फाईल दुरुस्त करा, किंवा ती ओळ वगळा: इम्पोर्ट तयार असलेल्या ओळी तयार करते आणि बाकीच्या वगळते, आणि इम्पोर्टच्या रनमध्ये प्रत्येक वगळलेली ओळ तिच्या ओळ क्रमांकासह आणि कारणासह ठेवली जाते. इम्पोर्ट का अयशस्वी झाले असे विचारल्यावर, 'आस्क' तो रन वाचतो आणि ओळींना उद्धृत करतो.

ते API मार्फत का जाते

इम्पोर्ट टेबलमध्ये लिहित नाही. ते त्याच एंडपॉइंट्सना कॉल करते ज्यांना कन्सोल कॉल करतो, याचा अर्थ असा की हाताने टाइप केलेल्या रेकॉर्डचे संरक्षण करणारा प्रत्येक नियम स्प्रेडशीटमध्ये आलेल्या रेकॉर्डचेही संरक्षण करतो: जर्नल संतुलित असलेच पाहिजे, डुप्लिकेट सप्लायर इन्व्हॉइस नाकारले जाते, लॉट-नियंत्रित आयटम त्याच्या लॉट नंबरची मागणी करतो, बंद कालावधी पोस्टिंग नाकारतो आणि ऑडिट लॉग त्याची नोंद करतो.

पीडीएफ

PDF मधील तक्ते (टेबल्स) वाचले जातात — जसे की पुरवठादाराचे विवरण, बँकेची यादी किंवा छापील अहवाल. काहीही तयार करण्यापूर्वी, जे काही सापडते ते पुष्टीकरणासाठी दाखवले जाते, कारण PDF मधून तक्ते काढणे हा एक निष्कर्ष असतो आणि त्या निष्कर्षाकडे लक्ष दिले पाहिजे.

गटबद्ध दस्तऐवज

जेव्हा एखाद्या दस्तऐवजात शीर्षलेख आणि ओळी असतात, तेव्हा स्प्रेडशीटमध्ये प्रत्येक ओळीसाठी एक ओळ आणि ती ओळ कोणत्या दस्तऐवजाची आहे हे दर्शवणारा एक स्तंभ असतो. समान मूल्य असलेल्या ओळी अनेक दस्तऐवज न बनता, अनेक ओळी असलेला एकच दस्तऐवज बनतात.

Ceipal किंवा इतर अर्जदार-ट्रॅकिंग प्रणालीकडून मिळालेले लीड्स

Ceipal सारखी अर्जदार-ट्रॅकिंग प्रणाली तिचे लीड्स दोन फाइल्सच्या स्वरूपात निर्यात करते: एक म्हणजे स्वतः लीड्स, ज्यातील प्रत्येक एक कंपनी असते (वेबसाइट, उद्योग, महसूल, SIC आणि NAICS कोड, कर्मचाऱ्यांची संख्या आणि ठिकाणे, आर्थिक वर्षाचा शेवट, पत्ता, मालक), आणि दुसरे म्हणजे त्या कंपन्यांमधील संपर्क (पहिले आणि शेवटचे नाव, ईमेल, मोबाईल, ऑफिस नंबर आणि एक्स्टेंशन, पद, पत्ता). दोन्ही जशाच्या तशा आयात होतात, ज्यात प्रत्येक कॉलम जुळवलेला असतो: CRM → Leads मध्ये "Lead Name" हे कंपनीचे नाव असते, आणि CRM → Lead Contacts मध्ये प्रत्येक व्यक्ती ज्या लीडशी संबंधित आहे त्याचे नाव असते.

1. CRM वर लीड्स फाईल इम्पोर्ट करा → सर्वप्रथम लीड्स.
2. त्यानंतर CRM → लीड कॉन्टॅक्ट्सवर कॉन्टॅक्ट्स फाईल इम्पोर्ट करा. प्रत्येक कॉन्टॅक्ट तुमच्या कंपनीमधील त्याच नावाच्या लीडशी जोडलेला असतो.
3. ज्या संपर्काची लीड अद्याप तयार झालेली नाही, त्याला त्या लीडच्या नावासह ("कोणत्याही लीडला कॉल केलेला नाही...") नकार दिला जातो, त्यामुळे फाईल्स चुकीच्या पद्धतीने इम्पोर्ट केल्यास लोकांना कशाशीही न जोडता तसे सांगितले जाते.

अर्जदार-ट्रॅकिंग प्रणालीप्रमाणे, लीड आपल्या संपर्काचे पहिले आणि आडनाव वेगळे ठेवते आणि त्यावरून पूर्ण नाव तयार केले जाते. 'संपर्काचे नाव' (Contact Name) नावाचा एकच स्तंभ असलेली फाईल शेवटच्या स्पेसवर विभागली जाते. लीडने कोणाचेही नाव देणे आवश्यक नाही: ज्या कंपनीचा अद्याप कोणताही संपर्क नाही, ती सुद्धा एक लीडच असते. जेव्हा एखाद्या लीडचे खात्यात रूपांतर होते, तेव्हा त्याचा संपर्क आणि 'लीड कॉन्टॅक्ट्स' (Lead Contacts) अंतर्गत असलेले सर्वजण त्या खात्याचे संपर्क बनतात.

कनेक्ट केलेल्या ड्राइव्हवरून, आणि वेळापत्रकानुसार

फाईल तुमच्या मशीनमधून बाहेर काढण्याची आवश्यकता नाही. कोणतीही लिस्ट स्क्रीन कनेक्ट केलेल्या ड्राइव्हमधून इम्पोर्ट करू शकते, आणि तेच इम्पोर्ट बॅकग्राउंडमध्ये किंवा वेळापत्रकानुसार चालण्यासाठी सेट केले जाऊ शकते — याच पद्धतीने, बँक किंवा पुरवठादार दररोज सकाळी फोल्डरमध्ये टाकत असलेली फाईल, कोणीही न उघडता नोंदी बनते. कनेक्टेड ड्राइव्ह्स पहा.

संपूर्ण नाव असलेला एक स्तंभ

अर्जदार, उमेदवार, संपर्क आणि इतर लोकांची माहिती पहिल्या नावाने आणि आडनावाने ठेवली जाते, आणि या दोन्हीची आवश्यकता असते. अर्जदाराचे नाव, पूर्ण नाव, विद्यार्थ्याचे नाव असा एकच नावाचा कॉलम असलेली फाईलसुद्धा इम्पोर्ट केली जाऊ शकते: हा कॉलम पूर्ण नावाशी (पहिले नाव आणि आडनाव यात विभागून) जुळवला जातो, शेवटचा शब्द आडनाव बनतो आणि त्याच्या आधीचे शब्द पहिले नाव बनतात. उदाहरणार्थ, "तनवी पाटील" हे नाव 'तनवी आणि पाटील' असे होते. काहीही सेव्ह करण्यापूर्वी प्रत्येक ओळीची विभागणी प्रिव्ह्यूमध्ये दिसते, आणि ज्या फाईलमध्ये स्वतःचे पहिले नाव आणि आडनावाचे कॉलम असतात, ती फाईल ते कॉलम कायम ठेवते.

तुमच्या कंपनीची स्वतःची फील्ड्स — जसे की NEET स्कोअर, पसंतीचा कोर्स — ही फील्ड्स त्या स्क्रीनसाठी 'प्लॅटफॉर्म → कस्टमायझेशन → कस्टम फील्ड्स' अंतर्गत अस्तित्वात आल्यावर, त्यांच्या नावाने किंवा लेबलने जुळवली जातात. आधी फील्ड्स जोडा, नंतर इम्पोर्ट करा.

Since 20 October a delimited text file (.txt, .tsv — comma, tab, semicolon or pipe; UTF-8, ANSI or Unicode) imports like a CSV, a Word document is refused as not a data file, and a file the inspection finds dangerous is refused. See Uploading Word and text documents, and importing delimited text files.