दस्तऐवज, शीर्षलेख आणि ओळ आयटम

व्यवहाराचा दस्तऐवज कसा तयार केला जातो, त्याची एकूण बेरीज नेहमी ओळींशी का जुळते आणि ओळींमध्ये बदल होणे केव्हा थांबते.

प्रत्येक व्यवहाराचा दस्तऐवज एका तपशील पृष्ठावर उघडतो: वरच्या बाजूला शीर्षलेखाचा सारांश आणि खालच्या बाजूला लाइन-आयटम ग्रिड असतात, जे त्याच्या सूचीमधील 'तपशील' (Detail) कृतीमधून गाठता येतात. शीर्षलेख त्याच पृष्ठावरून संपादित केला जाऊ शकतो — आणि जेव्हा तुम्ही दस्तऐवज वाचून त्यातील त्रुटी पाहता, तेव्हा तुम्ही याच पृष्ठावर असता.

रेषा म्हणजे एक जाळी असते, एक गोळा नव्हे.

ओळी एका ग्रिडमध्ये नोंदवल्या जातात: ड्रॉपडाउनमधून आयटम किंवा जीएल खाते निवडा, संख्या टाइप करा आणि चालू एकूण बेरीज पाहा. ज्या दस्तऐवजांचे शीर्षलेख आणि ओळी एकत्र लिहिल्या जातात — जसे की जर्नल, मागणीपत्रे, खरेदी आदेश, पुरवठादारांची बिले, संधी — त्यांच्या निर्मिती फॉर्ममध्ये तोच ग्रिड असतो, त्यामुळे दस्तऐवज रिकामा तयार करून नंतर भरण्याऐवजी तो एकाच कृतीत तयार होतो.

केवळ स्क्रीनमध्येच नव्हे, तर API मध्येही दोन नियम लागू केले जातात.

• हेडरची एकूण बेरीज काढली जाते. एखादी ओळ जोडल्यास, बदलल्यास किंवा काढून टाकल्यास, त्याच डेटाबेस ट्रान्झॅक्शनमध्ये हेडरची उप-एकूण बेरीज, कर आणि एकूण बेरीज यांची पुनर्गणना केली जाते. बदल कोणत्याही मार्गाने आला असला तरी, हेडर त्याच्या ओळींशी कधीही विसंगत असू शकत नाही.
• Lines freeze with the document. Once an invoice is posted, a purchase order received, a work order completed or an encounter billed, its lines are read-only — those states have already produced journal entries and stock movements. They freeze with a closed fiscal period too, for the same reason. A partly delivered sales order is the exception: it still takes new lines, and only the lines delivered, invoiced, on a delivery or on a drop-ship purchase order are Frozen — Copy beside one starts a new line from it.

हेडरवर संपादन करा

एकदा सेल्स ऑर्डरसारखा दस्तऐवज अस्तित्वात आला की, तो तयार करणाऱ्या प्रक्रियेद्वारे त्यातील बहुतेक तपशील निश्चित झालेले असतात. रेकॉर्डच्या शीर्षस्थानी असलेल्या 'एडिट' पर्यायामध्ये फक्त तेच काही तपशील दिसतात जे अजूनही बदलले जाऊ शकतात — सेल्स ऑर्डरवर, विनंती केलेली तारीख, ग्राहकाची खरेदी ऑर्डर (PO), शिप-टू (माल पाठवण्याचे ठिकाण), लोकेशन (स्थान), वेअरहाऊस (गोदाम) आणि नोट्स (नोंदी).

• त्या फील्ड्सच्या वर, एडिट फॉर्म रेकॉर्डचा स्वतःचा तपशील — त्याचा क्रमांक, ग्राहक, आयटम, तारीख, चलन — मजकूर स्वरूपात दाखवतो, जेणेकरून बदलता येण्याजोगी प्रत्येक फील्ड रिकामी असली तरीही तुम्ही कोणता दस्तऐवज बदलत आहात हे पाहू शकता.
• तो तपशील वाचण्यासाठी उपलब्ध आहे. त्यातील काहीही बदलता येणार नाही किंवा सेव्हसोबत परत पाठवता येणार नाही.
• फॉर्ममध्ये असे म्हटले आहे की हेडरच्या खालील ओळींमध्ये बदल केला जातो. संख्या बदलण्यासाठी किंवा एखादी वस्तू जोडण्यासाठी, 'एडिट' बंद करा आणि लाइन ग्रिडचा वापर करा.