दस्तऐवज, शीर्षलेख आणि ओळ आयटम

व्यवहाराचा दस्तऐवज कसा तयार केला जातो, त्याची एकूण बेरीज नेहमी ओळींशी का जुळते आणि ओळींमध्ये बदल होणे केव्हा थांबते.

प्रत्येक व्यवहाराचा दस्तऐवज एका तपशील पृष्ठावर उघडतो: वरच्या बाजूला शीर्षलेखाचा सारांश आणि खालच्या बाजूला लाइन-आयटम ग्रिड असतात, जे त्याच्या सूचीमधील 'तपशील' (Detail) कृतीमधून गाठता येतात. शीर्षलेख त्याच पृष्ठावरून संपादित केला जाऊ शकतो — आणि जेव्हा तुम्ही दस्तऐवज वाचून त्यातील त्रुटी पाहता, तेव्हा तुम्ही याच पृष्ठावर असता.

रेषा म्हणजे एक जाळी असते, एक गोळा नव्हे.

ओळी एका ग्रिडमध्ये नोंदवल्या जातात: ड्रॉपडाउनमधून आयटम किंवा जीएल खाते निवडा, संख्या टाइप करा आणि चालू एकूण बेरीज पाहा. ज्या दस्तऐवजांचे शीर्षलेख आणि ओळी एकत्र लिहिल्या जातात — जसे की जर्नल, मागणीपत्रे, खरेदी आदेश, पुरवठादारांची बिले, संधी — त्यांच्या निर्मिती फॉर्ममध्ये तोच ग्रिड असतो, त्यामुळे दस्तऐवज रिकामा तयार करून नंतर भरण्याऐवजी तो एकाच कृतीत तयार होतो.

केवळ स्क्रीनमध्येच नव्हे, तर API मध्येही दोन नियम लागू केले जातात.

• हेडरची एकूण बेरीज काढली जाते. एखादी ओळ जोडल्यास, बदलल्यास किंवा काढून टाकल्यास, त्याच डेटाबेस ट्रान्झॅक्शनमध्ये हेडरची उप-एकूण बेरीज, कर आणि एकूण बेरीज यांची पुनर्गणना केली जाते. बदल कोणत्याही मार्गाने आला असला तरी, हेडर त्याच्या ओळींशी कधीही विसंगत असू शकत नाही.
• दस्तऐवजासोबत ओळी गोठवल्या जातात. एकदा बीजक (इन्व्हॉइस) पोस्ट केले, खरेदी आदेश (परचेस ऑर्डर) प्राप्त झाला, कार्यादेश (वर्क ऑर्डर) पूर्ण झाला किंवा एखाद्या व्यवहाराचे बिल तयार झाले की, त्याच्या ओळी केवळ वाचनीय (रीड-ओन्ली) होतात — कारण त्या अवस्थांमध्ये आधीच जर्नल नोंदी आणि स्टॉकची हालचाल झालेली असते. त्याच कारणास्तव, आर्थिक कालावधी बंद झाल्यावरही त्या गोठवल्या जातात.