मंजुरीसाठी मागणीपत्र पाठवणे

खरेदी मागणीचा मसुदा कसा तयार होतो, त्यावर कोणाची सही असते आणि तो कोठे थांबला आहे हे कसे पाहावे.

तुम्ही नुकतीच सादर केलेली मागणी ही एक मसुदा आहे: ती तुमची आहे, कोणालाही काहीही विचारले गेलेले नाही आणि कोणतेही बंधन आलेले नाही. ती मंजुरीसाठी पाठवल्यानेच पुढील प्रक्रिया सुरू होते, आणि ते मागणीवरील एक बटण आहे — मंजुरीसाठी पाठवा.

1. मागणीपत्र उघडा. प्रत्येक ओळीसाठी अंदाजित किंमत असणे आवश्यक आहे; त्याच किंमतीच्या आधारावर मंजुरीचे निकष ठरवले जातात, आणि किंमत नसलेल्या ओळीला काहीही खर्च नाही असे मानण्याऐवजी नाकारले जाते.
2. मंजुरीसाठी 'पाठवा' बटण दाबा. कोण आणि कोणत्या क्रमाने सही करेल हे नियमांनुसार ठरते — तुम्हाला निवड करण्यास सांगितले जात नाही.
3. उत्तर वाचा. त्यात विनंतीसाठी आवश्यक असलेल्या प्रत्येक सहीची नावे आणि त्यांचा क्रम दिला आहे, उदाहरणार्थ "३ सह्या, क्रमाने: १. श्रीदेवी हिरेमठ → २. बसवराज मुंडिनमणी, कुलसचिव → ३. ज्योती गोकाक, वित्त अधिकारी".
4. स्थिती 'मसुदा' वरून 'सादर' अशी आपोआप होते. 'सादर म्हणून चिन्हांकित करा' अशी कोणतीही वेगळी पायरी नाही, आणि तशी पायरी कधी आढळलीही नाही.

ते कुठे थांबले आहे हे पाहणे

मागणीपत्रावरच एक 'मंजुरी पॅनेल' असते, ज्यामध्ये प्रत्येक सहीची क्रमाने यादी दिलेली असते: सही कोणाची आहे, कोणत्या नियमानुसार ती आवश्यक आहे, त्यांनी सही केली आहे की नाही, आणि ती केव्हा देय आहे. सध्या सही ज्या स्तरावर आहे, तो स्तर ठळक केलेला आहे. ते वाचण्यासाठी तुम्हाला रजिस्ट्रार किंवा इतर कोणत्याही लॉगिनची आवश्यकता नाही — ते तुमच्या स्वतःच्या रेकॉर्डवर आहे.

पॅनेलवरील प्रत्येक सहीमध्ये व्यक्तीचे नाव, त्यांनी सही केलेला स्तर आणि त्यांचे एचआरएमएस (HRMS) पद स्वतंत्रपणे नमूद केलेले असते — जसे की, "जेन डो, विभाग प्रमुख (एचआरएमएस पद: तांत्रिक अधिकारी) म्हणून सही करत आहेत". जो स्तर बदलू शकत नाही — म्हणजेच, ती भूमिका सध्या कोणीही सांभाळत नाही, किंवा त्या पदावर नमूद केलेला कर्मचारी निघून गेला आहे — तसे पॅनेलवर कारणासह आणि 'मंजुरी स्तर' (Approval Levels) वर नमूद केलेले असते. तुम्हाला अंतिम निर्णयाची माहिती ईमेल केली जाते; प्रत्येक मंजुरी देणाऱ्या व्यक्तीला त्यांच्या पाळीनुसार ईमेल पाठवला जातो.

सही कोण करते: एचआरएमएस पदानुक्रम

सही कोण करणार हे नियमातील 'मंजूर कोण करते' (Who approves) यावर अवलंबून असते — एक नामनिर्देशित व्यक्ती, एक कर्मचारी, पद धारण करणारी व्यक्ती, भूमिका असलेली कोणतीही व्यक्ती, कॉस्ट सेंटरचा व्यवस्थापक, किंवा रिपोर्टिंग लाइन; 'खरेदी आदेश किंवा मागणीपत्र कोण मंजूर करते हे निवडणे' (Choosing who approves a purchase order or requisition) पहा. रिपोर्टिंग-लाइन नियमानुसार, मागणीपत्रावर (requisition) एचआरएमएसने (HRMS) नामनिर्देशित केलेल्या व्यक्ती सही करतात, अगदी खरेदी आदेशाप्रमाणेच: विनंती करणाऱ्याचा व्यवस्थापक, त्यानंतर त्या व्यवस्थापकाचा व्यवस्थापक, नियमात सांगितलेल्या अनेक स्तरांपर्यंत; जेव्हा कोणतीही रिपोर्टिंग लाइन नसते तेव्हाच नियमात नामनिर्देशित व्यक्ती; आणि जेव्हा कोणीही कोणाचे नाव देत नाही तेव्हाच भूमिका. ज्या मंजूरकर्त्याने अद्याप साइन-इन केलेले नाही, तो देखील मंजूरकर्ताच असतो — तो स्तर त्यांच्यासाठी थांबतो, पॅनल सांगते की "<name> हे एचआरएमएसने नामनिर्देशित केलेले मंजूरकर्ता आहेत आणि त्यांनी अद्याप साइन-इन केलेले नाही, म्हणून हे त्यांच्यासाठी थांबले आहे", आणि प्रशासकाव्यतिरिक्त इतर कोणीही त्यांच्या जागी निर्णय घेऊ शकत नाही. वापरकर्त्याला त्यांच्या कर्मचारी रेकॉर्डवर लिंक करा आणि ते त्यांच्या 'माझ्या मंजुरी' (My approvals) मध्ये त्वरित दिसेल. 'खरेदी आदेश कोण मंजूर करते, आणि कोणाला सांगितले जाते' (Who approves a purchase order, and who is told → An approver with no sign-in yet) पहा.

मागणीपत्रावर "मंजुरीची आवश्यकता नाही" असा प्रतिसाद का येऊ शकतो?

याचा अर्थ असा की, कोणत्याही नियमाने ते समाविष्ट केले नाही — ज्या प्रत्येक मर्यादेवर त्याचे मोजमाप केले गेले, ती त्याच्या मूल्यापेक्षा जास्त होती, त्यामुळे त्याची थेट ऑर्डर दिली जाऊ शकते. हे एक उत्तर आहे, उणीव नाही.

लागू न होणारी पातळी

मंजुरी पॅनेलमध्ये नियमाने नमूद केलेल्या प्रत्येक स्तराची यादी असते, ज्यामध्ये लागू न झालेले स्तरही समाविष्ट असतात — ज्यांना 'वगळले' (Skipped) असे चिन्हांकित केलेले असते आणि त्या ओळीवर त्याचे कारण दिलेले असते. सर्वात सामान्य कारण हे आहे की, त्या स्तरावर नमूद केलेली व्यक्तीच ती विनंती करणारी असते, आणि त्यांनी केलेल्या विनंतीवर कोणीही सही करत नाही.

साखळी पाठवल्यावर ती स्थिर होते.

एखाद्या मागणीपत्राला आवश्यक असलेल्या सह्या, ते मंजुरीसाठी पाठवल्याच्या क्षणीच, त्यावेळच्या नियमांनुसार आणि स्तरांनुसार एकदाच ठरवल्या जातात. नंतर एखादा नियम बदलल्यास — जसे की स्तर जोडणे, मर्यादा बदलणे, किंवा नावात दुरुस्ती करणे — आधीच पाठवलेल्या कोणत्याही गोष्टीची साखळी बदलली जात नाही, आणि आधीच मंजूर झालेल्या कोणत्याही गोष्टीची साखळी तर कधीच बदलली जात नाही: त्या सह्या त्यावेळच्या नोंदीनुसारच दिल्या गेल्या होत्या, आणि त्या पुन्हा लिहिल्यास मंजुरीचा इतिहास खोटा ठरेल.

म्हणून, मंजूर केलेल्या मागणीपत्रामध्ये तुम्हाला अपेक्षित असलेला एखादा स्तर नसला तरी, ते जसेच्या तसे राहते. आजच्या घडीला नियम कसा लागू होतो हे पाहण्यासाठी, मागणीपत्राची एक प्रत काढा — ही प्रत तुम्ही तयार केलेला एक नवीन मसुदा आहे — आणि ते मंजुरीसाठी पाठवा. त्याच्या 'मंजुरी' पॅनेलमध्ये नियमाचे प्रत्येक स्तर सूचीबद्ध केलेले आहेत.

मागणीपत्राची प्रत काढणे

प्रत मूळ मसुद्याच्या स्वरूपात परत येते, जशी सादर केली होती तशी कधीच नाही, आणि हे हेतुपुरस्सर केले जाते: मंजुरी मूळ विनंतीची होती, ज्या मूल्यावर आणि ज्या तारखेला त्यावर सही केली होती, त्या तारखेनुसार. ही प्रत एक नवीन विनंती आहे आणि ती तिच्या स्वतःच्या गुणवत्तेनुसार मंजुरीसाठी पाठवली जाते — आणि त्यासाठी तेच 'मंजुरीसाठी पाठवा' (Send for approval) बटण वापरले जाते.

पुरवठादारांना दरपत्रक मागवणे

चौकशी नोंदवा (RFQ) या प्रक्रियेमुळे मागणीपत्राचे रूपांतर सोर्सिंग इव्हेंटमध्ये होते: त्यातील ओळी त्यांच्या प्रमाण आणि अंदाजित किमतींसह हस्तांतरित केल्या जातात, कोणताही प्रतिसाद सुरू करण्यापूर्वी मूल्यमापनाचे निकष घोषित केले जातात आणि मागणीपत्राच्या श्रेणीसाठी नोंदणीकृत पुरवठादारांना मसुद्याच्या स्वरूपात जोडले जाते. जोपर्यंत हा इव्हेंट प्रकाशित होत नाही, तोपर्यंत पुरवठादाराला काहीही पाठवले जात नाही.

सोर्सिंगने जे दिले ते ऑर्डर करणे

एकदा सोर्सिंग इव्हेंट मंजूर झाल्यावर, अंदाजपत्रकांऐवजी निकालातून आलेल्या मागणी आदेशांवर 'मंजूर करा → खरेदी आदेश' (Approve → PO) निवडा. फॉर्म उघडल्यावर 'सोर्सिंगकडून' (From sourcing) इव्हेंटमध्ये काय निर्णय घेण्यात आला हे नमूद केलेले असते, आणि 'पुरवठादार' (Supplier) विभागात ज्या पुरवठादाराला ते काम देण्यात आले आहे त्याचे नाव आधीच भरलेले असते.

• खरेदी आदेश हा मागणीपत्रातील अंदाजित किमती आणि प्रमाणांनुसार नसून, मंजूर झालेल्या किमती आणि प्रमाणांनुसार आहे.
• इव्हेंट अद्याप प्रदान केलेला नसताना, 'मंजूर करा → पीओ' (Approve → PO) नाकारले जाते आणि संदेशात इव्हेंटचे नाव येते. प्रथम तो प्रदान करा.
• वेगवेगळ्या पुरवठादारांना दिलेल्या लाइन्ससाठी प्रत्येक पुरवठादारामागे एक खरेदी ऑर्डर दिली जाते.
• ज्या वस्तूंसाठी विजेत्या पुरवठादाराने दरपत्रक दिले नाही, आणि ज्या वस्तू सोर्सिंगसाठी कधीच गेल्या नाहीत, त्या तुम्ही 'सप्लायर'मध्ये निवडलेल्या पुरवठादाराकडे जातात.

भरतीची विनंती देखील त्याच प्रकारे काम करते.

HRMS → Recruiting & Onboarding → Hiring Requisitions हा एका पदासाठीचा अर्ज आहे. मंजुरीसाठी पाठवल्यावर तो त्याच्या वार्षिक खर्चानुसार पाठवला जातो आणि अर्जासोबतच तेच मंजुरी पॅनेल येते: प्रत्येक स्तरावर क्रमाने, अर्ज सध्या कोणाकडे आहे, कोणी आणि केव्हा सही केली आहे.

• ज्या व्यक्तीने विनंती केली आहे, तिला ते पॅनल दिसते, तसेच तिच्या नियुक्ती व्यवस्थापकाला आणि ज्यांना सही करण्यास सांगितले आहे त्या लोकांनाही ते दिसते. स्वतःच्या विनंतीचा पाठपुरावा करण्यासाठी कोणालाही नियुक्ती मंजुरी स्क्रीनची आवश्यकता नसते.
• मार्ग पाहिल्याने त्यावर निर्णय घेण्याचा अधिकार मिळत नाही. मंजूर करणे आणि नाकारणे हे अजूनही भरती मंजुरीवरच केले जाते, आणि तेही केवळ मंजूर करणाऱ्या व्यक्तीद्वारेच स्तरांच्या नावांसह.
• प्रत्येक स्तरावरील मंजूरकर्ता हा मागणीपत्राप्रमाणे, कर्मचाऱ्याच्या एचआरएमएस (HRMS) नावांचा असतो. जोपर्यंत त्यांच्या कर्मचारी रेकॉर्डवर वापरकर्ता जोडला जात नाही, तोपर्यंत ज्या व्यक्तीने अद्याप साइन-इन केलेले नाही, ती व्यक्ती तो स्तर सांभाळते; प्रशासकाव्यतिरिक्त कोणीही त्यांच्यासाठी हा निर्णय घेत नाही.
• जी व्यक्ती यादीतील प्रत्येक भरती विनंती उघडते, तिलाही फक्त तिच्याशी संबंधित असलेल्या विनंत्यांवरील स्वाक्षऱ्याच दिसतात. भरती मंजुरीचे पर्यवेक्षण करणारे आणि प्रशासकांना त्या सर्व विनंत्या दिसतात.
• ज्या स्तरावर विनंती करणाऱ्या व्यक्तीचे नाव असते, तो स्तर 'वगळलेला' (Skipped) म्हणून दाखवला जातो आणि कोणीही देऊ शकत नसलेल्या सहीची वाट पाहण्याऐवजी विनंती पुढील स्तरावर जाते.

भरती विनंतीवरील ग्रेड, आणि HRMS → People → Positions अंतर्गत असलेल्या पदावरील ग्रेड, HRMS → Compensation अंतर्गत असलेल्या वेतन श्रेणींमधून निवडली जाते, ज्या प्रत्येक "कोड — नाव" म्हणून दर्शविल्या जातात. Positions सूची प्रत्येक पदाची ग्रेड दाखवते.