RFQ, RFP किंवा निविदेला पुरवठादाराने दिलेल्या प्रतिसादाची नोंद करणे

पुरवठा साखळी → धोरणात्मक खरेदी. चौकशीतील मुद्द्यांच्या आणि नाकारलेल्या बाबींच्या आधारे, प्रतिसादाची प्रत्येक मुद्द्यानुसार किंमत ठरवणे.

सोर्सिंग इव्हेंट — जसे की RFI, RFP, RFQ किंवा टेंडर — यामध्ये काय सोर्स केले जात आहे याची ओळीनुसार यादी असते आणि पुरवठादारांना त्याची किंमत विचारण्यासाठी आमंत्रित केले जाते. जेव्हा एखादा पुरवठादार प्रतिसाद देतो, तेव्हा खरेदीदार त्याची नोंद इव्हेंटवर करतो: सप्लाय चेन → स्ट्रॅटेजिक सोर्सिंग → सोर्सिंग इव्हेंट्स उघडा, इव्हेंट शोधा आणि त्याच्या ओळीमधून 'रेकॉर्ड अ रिस्पॉन्स' निवडा. इव्हेंट प्रकाशित केलेला असावा आणि अद्याप बंद केलेला नसावा.

1. पुरवठादार निवडा. यादीमध्ये फक्त या कार्यक्रमासाठी आमंत्रित केलेले पुरवठादार आहेत. इतर कोणाकडूनही प्रस्ताव स्वीकारण्यासाठी, त्यांना आधी कार्यक्रमाच्या 'आमंत्रित पुरवठादार' टॅबवर जोडा.
2. पेमेंटच्या अटी क्रेडिटच्या दिवसांमध्ये नमूद करा — नेट ३० साठी ३०, कॅश ऑन डिलिव्हरीसाठी ०. किंवा, दिवस टाईप करण्याऐवजी, पुरवठादाराच्या अटी निवडा, आणि त्या दिवसांमध्ये रूपांतरित केल्या जातील (नेट ६० म्हणजे ६०). हे रिकामे सोडल्यास, पुरवठादाराच्या प्रचलित अटी वापरल्या जातील. ऑफर किती कालावधीसाठी वैध आहे, हे देखील नमूद करा.
3. प्रत्येक वस्तूची किंमत ठरवा. चौकशीमधील प्रत्येक वस्तूची किंमत आधीच नमूद केली आहे — कोणती वस्तू मागवली जात आहे आणि तिचे एकक, जे येथे बदलता येणार नाही, आणि तिचे प्रमाण, जे बदलता येईल, कारण पुरवठादार वेगळी रक्कम सांगू शकतो. पुरवठादाराने उत्तर दिलेल्या प्रत्येक वस्तूसाठी सांगितलेली एकक किंमत, त्या वस्तूसाठी सांगितलेला वितरण कालावधी आणि टीप (जर दिली असेल तर) नोंदवा.
4. प्रत्येक ओळीसाठी, ओळींच्या वर दिलेला लीड टाइम हा एक शॉर्टकट आहे: तो स्वतःची लीड टाइम नसलेली प्रत्येक ओळ भरतो. तो ऐच्छिक आहे.
5. जर पुरवठादाराने किंमत सांगितली नसेल, तर किंमत नमूद न करता एक ओळ सोडा. ती त्यांच्या प्रतिसादाचा भाग नाही; याउलट, शून्य किंमत सांगितल्यास रँकिंगमध्ये विजय मिळेल.
6. जतन करा. एकूण प्रतिसाद म्हणजे किंमत लावलेल्या ओळींची बेरीज, आणि आमंत्रणामध्ये पुरवठादाराने प्रतिसाद दिल्याचे दर्शवले जाते.

लीड टाइम प्रत्येक ओळीसाठी असतो.

एखादा पुरवठादार एक वस्तू एका आठवड्यात आणि दुसरी सहा आठवड्यांत वितरित करू शकतो. त्यामुळे लीड टाइम प्रत्येक ओळीवर नोंदवला जातो, आणि प्रतिसादाचा लीड टाइम — ज्याची इतर पुरवठादारांशी तुलना करून गुण दिले जातात — ही त्याची सर्वात लांब ओळ असते: जोपर्यंत शेवटची ओळ येत नाही तोपर्यंत ऑर्डर पूर्ण होत नाही. याद्यांमध्ये ते लीड टाइम (दिवस, सर्वात लांब ओळ) असे दाखवले जाते.

आधीच सेव्ह केलेल्या प्रतिसादावर, प्रत्येक ओळीसाठीचा लीड टाइम प्रत्येक किंमत लावलेल्या ओळीसाठी तो लीड टाइम निश्चित करतो. ओळींना वेगवेगळे लीड टाइम देण्यासाठी, 'किंमत लावलेल्या ओळी' (Priced lines) अंतर्गत त्या बदला; त्यानंतर प्रतिसादाचा लीड टाइम पुन्हा त्यांपैकी सर्वात जास्त असेल.

कार्यक्रमाला मिळालेला प्रत्येक प्रतिसाद 'सप्लाय चेन → स्ट्रॅटेजिक सोर्सिंग → इन्विटेशन्स' अंतर्गत देखील पाहता येईल: प्रत्येक पुरवठादाराला कधी आणि त्यांनी प्रतिसाद दिला आहे की नाही, असे विचारण्यात आले आहे.

• कोणत्याही ओळीवर किंमत नमूद नसलेला प्रतिसाद नाकारला जातो.
• नकारात्मक किंमत नाकारली जाते.
• पुरवठादार प्रत्येक घटनेसाठी एकदाच प्रतिसाद देऊ शकतो.
• गुणांकन आणि पुरस्कार: येथे काय नोंदवले आहे ते वाचा. प्रतिसाद जतन होताच त्याला गुण दिले जातात आणि त्याची क्रमवारी लावली जाते — सोर्सिंग इव्हेंटचे गुणांकन, तुलना आणि पुरस्कार देणे पहा.
• चुकीच्या पद्धतीने नोंदवलेला लीड टाइम किंवा पेमेंटच्या अटी रिस्पॉन्सवर दुरुस्त केल्या जाऊ शकतात आणि इव्हेंटला त्वरित पुन्हा रँक केले जाते.