मसुदे बनणारे दस्तऐवज
प्लॅटफॉर्म, ऑटोमेशन, डॉक्युमेंट इनटेक एका ड्राइव्ह फोल्डर किंवा मेलबॉक्सवर लक्ष ठेवते आणि प्रत्येक डॉक्युमेंटला संलग्न करून, पुरवठादाराच्या इनव्हॉइसच्या मसुद्यात किंवा विक्री ऑर्डरच्या मसुद्यात रूपांतरित करते. काहीही पोस्ट केले जात नाही.
इंटेक प्रत्येक नवीन फाईलमधील मजकूर वाचते, तुमच्या पुरवठादार किंवा ग्राहकांपैकी त्याचे नाव, क्रमांक, तारखा आणि एकूण रक्कम शोधते, आणि ऑटोमेशन सर्व्हिस अकाउंट म्हणून स्क्रीनच्याच सेव्ह सुविधेद्वारे एक मसुदा (DRAFT) तयार करते. ही फाईल मसुद्याला जोडली जाते. तिथून पुढे, ती एखाद्याने टाईप केलेल्या कोणत्याही मसुद्यासारखीच असते: एक व्यक्ती ती तपासते, जुळवते आणि पोस्ट करते.
- ड्राइव्हमधील फोल्डर दर काही मिनिटांनी तपासले जाते (प्रत्येक वेळी तपासा); 'आता तपासा' ते एकाच वेळी तपासते. प्रत्येक फाईल एकदाच घेतली जाते.
- तुमच्या मेल गेटवेद्वारे मेलबॉक्सला त्याचे संदेश दिले जातात; त्याचप्रमाणे, 'हँड इन अ फाईल' तुमच्याकडील फाईल स्वीकारते.
- ज्या दस्तऐवजात तुमच्याकडे असलेल्या एकाही पुरवठादाराचे किंवा ग्राहकाचे नाव नाही, किंवा एकापेक्षा जास्त आहेत, किंवा एकूण संख्या नमूद नाही, असा दस्तऐवज वाचलेल्या माहितीसह त्या व्यक्तीच्या इंटेक लॉगमध्ये ठेवला जातो.
- प्रत्येक प्रवेशाची नोंद ऑडिट ट्रेलमध्ये प्रवेश म्हणून केली जाते.
- प्लॅटफॉर्म, ड्राइव्ह्स आणि फाइल्स अंतर्गत ड्राइव्ह कनेक्ट केलेला नसल्यास, तो कनेक्ट करा.
- प्लॅटफॉर्म उघडा, ऑटोमेशन, डॉक्युमेंट इनटेक निवडा आणि नवीन निवडा.
- प्रकार (ड्राइव्हवरील फोल्डर किंवा मेलबॉक्स), ते काय तयार करते, आणि ड्राइव्ह व फोल्डर निवडा.
- जतन करा. आता तपासा, जे काही आहे ते स्वीकारले जाईल.