A mesma pessoa duas vezes
Pacientes, alunos, candidatos e funcionários: um novo registro que se parece com o de alguém já cadastrado é retido e exibe o nome da pessoa, "Criar mesmo assim" quando na verdade se trata de outra pessoa, e as listas de possíveis duplicados mostram os registros criados anteriormente.
Um segundo registro para a mesma pessoa é pior do que um erro de digitação: as alergias de um paciente ficam em uma ficha enquanto a próxima receita médica vai para outra; um funcionário recebe o pagamento duas vezes; as notas de um aluno são divididas em dois históricos escolares. Portanto, antes que um paciente, aluno, candidato ou funcionário seja salvo, seus dados são comparados com os registros já existentes.
| Cadastre-se | Parece a mesma pessoa quando |
|---|---|
| Pacientes, estudantes, candidatos | O nome e o sobrenome são iguais (maiúsculas e espaços ignorados), assim como a data de nascimento. Quando um dos registros não possui data de nascimento, utiliza-se o mesmo nome juntamente com o mesmo e-mail ou telefone. |
| Funcionários | O mesmo nome associado ao mesmo e-mail (profissional ou pessoal), ou o mesmo registro de pessoa. Um registro de funcionário não possui data de nascimento própria. |
O mesmo endereço de e-mail ou número de telefone, isoladamente, não corresponde a uma mesma pessoa: uma família compartilha o mesmo telefone e o e-mail de um responsável legal consta nos registros de várias crianças. Nenhum dos dois, isoladamente, corresponde ao mesmo nome.
Quando um salvamento é retido
- O formulário permanece aberto e exibe a mensagem "Parece que já existe alguém cadastrado aqui", listando cada correspondência com seu número, nome e data de nascimento. Cada correspondência é um link que abre o registro existente em uma nova aba.
- Se for a mesma pessoa, volte e use o registro existente. Nada foi salvo.
- Se realmente se tratar de uma pessoa diferente — gêmeos ou duas pessoas com o mesmo nome e data de aniversário — clique em "Criar mesmo assim — esta é uma pessoa diferente". O registro será salvo e a confirmação ficará registrada no histórico de auditoria. Isso também contará como uma revisão: os dois registros não serão listados como possíveis duplicados posteriormente.
Uma edição é verificada da mesma forma quando altera um nome, data de nascimento, e-mail, telefone ou pessoa: alterar um registro para que corresponda a outra pessoa também é bloqueado. Uma importação e ASK recebem a mesma resposta que o formulário.
Duplicatas criadas antes desta verificação
Cada registro possui uma lista de Possíveis Duplicatas, seguindo a mesma regra: Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) → Atendimento → Possíveis Pacientes Duplicados, Sistema de Gestão de Recursos Humanos (SGRH) → Pessoas → Possíveis Funcionários Duplicados e Ciclo de Vida do Aluno → Possíveis Alunos Duplicados e Possíveis Candidatos Duplicados. Cada linha representa um registro com um provável correspondente: "Paciente semelhante" (ou funcionário, aluno, candidato) indica o número do outro registro, e "Possíveis correspondências" indica quantos registros ele possui em comum. Uma lista vazia indica que não há dois registros que se pareçam com a mesma pessoa.
- Compare os dois. Abrir este paciente (ou funcionário, aluno, candidato) abre o registro na linha; Abrir o paciente que parece ser o mesmo abre o outro.
- Se forem pessoas diferentes, selecione "Não é duplicado" e explique o motivo — por exemplo, "gêmeos, nomes de mães diferentes". A justificativa é obrigatória. O par sai da lista e o motivo fica registrado no histórico de ambos os cadastros.
- Se forem a mesma pessoa, continue trabalhando em um registro e pare de usar o outro.
Um registro salvo com a opção "Criar mesmo assim — trata-se de uma pessoa diferente" já foi revisado dessa forma, portanto, não aparece na lista ao lado do registro com o qual foi comparado.
A fusão de dois registros em um só não está disponível: os atendimentos de um paciente, a folha de pagamento de um funcionário e as matrículas de um aluno pertencem ao registro original em que foram criados. As listas podem ser concedidas em uma função como em qualquer outra tela.