Enviar uma requisição para aprovação.

Como uma requisição de compra sai do rascunho, quem a assina e como verificar em que ponto ela parou.

A requisição que você acabou de criar é um rascunho: é sua, ninguém foi solicitado a fornecer nada e nada foi confirmado. O envio para aprovação inicia o processo, e isso é feito por meio de um botão na requisição: "Enviar para aprovação".

1. Abra a requisição. Cada item precisa de um preço estimado; é com base nesse preço que os limites de aprovação são definidos, e um item sem estimativa é recusado em vez de ser considerado como não tendo custo.
2. Clique em Enviar para aprovação. As regras definem quem assina e em que ordem — você não precisa escolher.
3. Leia a resposta. Ela lista todas as assinaturas necessárias para a solicitação e a ordem em que devem ser apresentadas, por exemplo: "3 assinaturas, na seguinte ordem: 1. Shreedevi Hiremath → 2. Basavaraj Mundinamani, Registrador → 3. Jyoti Gokak, Diretora Financeira".
4. O status muda de rascunho para enviado automaticamente. Não existe uma etapa separada para "marcar como enviado", e nunca existiu.

Vendo onde isso parou.

A própria requisição contém um painel de Aprovações listando cada assinatura em ordem: responsável, qual regra a solicitou, se a assinatura foi feita e a data de vencimento. O nível em que se encontra agora é o destacado. Você não precisa do registro ou de qualquer outro login para visualizá-la — ela está em seu próprio cadastro.

Cada assinatura no painel identifica a pessoa, o nível hierárquico e o cargo no sistema de RH separadamente — por exemplo: "Jane Doe, assinando como Chefe de Departamento (cargo no sistema de RH: Analista Técnico)". Um nível que não pode ser alterado — seja porque o cargo não está ocupado ou porque o funcionário indicado deixou a empresa — indica isso no painel, com a respectiva justificativa, e também na seção Níveis de Aprovação. A decisão final é enviada por e-mail para você; cada aprovador recebe um e-mail quando chega a sua vez.

Quem assina: a hierarquia do HRMS

Quem assina é definido na regra "Quem aprova" — uma pessoa nomeada, um funcionário, qualquer pessoa que ocupe um cargo, qualquer pessoa com uma função, o gerente do centro de custos ou a linha hierárquica; veja Escolhendo quem aprova uma ordem de compra ou requisição. Em uma regra de linha hierárquica, uma requisição é assinada pelas pessoas que o RH nomeia, exatamente como uma ordem de compra: o gerente do solicitante, depois o gerente desse gerente, para quantos níveis a regra exigir; a pessoa nomeada na regra somente quando não houver linha hierárquica; a função somente quando nenhuma das duas regras especificar alguém. Um aprovador que ainda não fez login continua sendo o aprovador — o nível aguarda a aprovação dele, o painel exibe "<nome> é o aprovador nomeado pelo RH e ainda não fez login, então esta aprovação aguarda a aprovação dele", e ninguém mais pode decidir em seu lugar, exceto um administrador. Vincule um usuário ao seu registro de funcionário e a aprovação aparecerá imediatamente em "Minhas aprovações". Veja Quem aprova uma ordem de compra e quem é notificado → Um aprovador que ainda não fez login.

Por que uma requisição pode retornar com a mensagem "sem necessidade de aprovação"?

Significa que nenhuma regra a abrangia — todos os limites comparados estavam acima do seu valor, portanto, o pedido pode ser feito imediatamente. Essa é uma resposta, não uma lacuna.

Um nível que não se aplicava.

O painel de Aprovações lista todos os níveis mencionados na regra, incluindo aqueles que não se aplicavam — marcados como Ignorados, com o motivo na linha. O motivo mais comum é que a pessoa nomeada naquele nível foi quem fez a solicitação e ninguém a assinou.

Uma corrente é fixada quando é enviada.

As assinaturas necessárias para uma requisição são definidas uma única vez, no momento em que ela é enviada para aprovação, com base nas regras e níveis vigentes naquele instante. Alterar uma regra posteriormente — adicionando um nível, alterando um limite, corrigindo quem está nomeado — não reescreve a cadeia de nada que já tenha sido enviado, e nunca a cadeia de nada que já tenha sido aprovado: essas assinaturas foram dadas de acordo com o que constava no registro naquele momento, e reescrevê-las tornaria o histórico de aprovação incorreto.

Assim, uma requisição aprovada que não possui um nível esperado permanece como está. Para ver a regra aplicada conforme o status atual, copie a requisição — a cópia é um novo rascunho, criado por você — e envie-a para aprovação. O painel de Aprovações listará todos os níveis da regra.

Copiar uma requisição

Uma cópia é devolvida como rascunho, nunca como foi enviada, e isso é intencional: a aprovação pertencia à solicitação original, com o valor e na data em que foi assinada. A cópia é uma nova solicitação e é enviada para aprovação por seus próprios méritos — o que é feito pelo mesmo botão "Enviar para aprovação".

Solicitar orçamentos aos fornecedores.

A abertura de uma solicitação de cotação (RFQ) transforma a requisição em um evento de fornecimento: seus itens são transferidos com suas quantidades e preços estimados, os critérios de avaliação são declarados antes que qualquer resposta possa ser aberta e os fornecedores cadastrados para a categoria da requisição são anexados em rascunho. Nada é enviado a um fornecedor até que o evento seja publicado.

Encomendar o que foi atribuído ao fornecimento

Assim que o evento de fornecimento for concedido, clique em Aprovar → Pedido de Compra nas requisições, solicitando-as com base no resultado, em vez das estimativas. O formulário será aberto com a seção "Do fornecimento", indicando a decisão do evento, e o campo "Fornecedor" já preenchido com o fornecedor selecionado.

• A ordem de compra é emitida com base nos preços e quantidades contratados, e não nas estimativas da requisição.
• Embora o evento ainda não tenha sido atribuído, a opção Aprovar → PO é recusada e a mensagem menciona o evento. Atribua-o primeiro.
• As linhas de pedido atribuídas a diferentes fornecedores resultam em uma ordem de compra por fornecedor.
• Os itens que o fornecedor vencedor não cotou, e os itens que nunca foram para a fase de fornecimento, serão encaminhados para o fornecedor que você escolher em Fornecedor.

Um pedido de contratação funciona da mesma maneira.

HRMS → Recrutamento e Integração → Requisições de Contratação é a solicitação de uma vaga. O envio para aprovação é feito com base no custo anual, e a própria solicitação passa pelo mesmo painel de Aprovações: cada nível em ordem, com quem está agora, quem assinou e quando.

• A pessoa que fez a solicitação vê o painel nela, assim como o gerente de contratação e as pessoas solicitadas a assiná-la. Ninguém precisa da tela de Aprovações de Contratação para acompanhar sua própria solicitação.
• Ver o histórico não dá o direito de decidir. A aprovação e a rejeição ainda são feitas na seção de Aprovações de Contratação, e apenas pelo aprovador define os níveis hierárquicos.
• O aprovador em cada nível é o nome do funcionário no sistema de RH, como em uma requisição. Um usuário sem login ainda detém o nível até que um usuário seja vinculado ao seu registro de funcionário; ninguém decide isso por ele, exceto um administrador.
• Alguém que pode abrir todos os pedidos de contratação da lista ainda vê as assinaturas apenas dos pedidos que lhe dizem respeito. Aqueles que supervisionam as aprovações de contratação e os administradores veem todos eles.
• Um nível que indica o nome da pessoa que fez a solicitação é exibido como Ignorado, e a solicitação passa para o próximo nível em vez de aguardar uma assinatura que ninguém pode fornecer.

A classificação em uma solicitação de contratação e em uma posição em RH → Pessoas → Cargos é escolhida a partir das faixas salariais em RH → Remuneração, cada uma exibida como "código — nome". A lista de Cargos mostra a classificação de cada cargo.