Aprovar um orçamento antes de ser enviado.
As regras de aprovação de orçamentos definem quais orçamentos devem ser verificados por alguém antes de serem enviados ao cliente, e quem. Um orçamento abrangido pelas regras é submetido, aprovado e, em seguida, enviado.
Algumas cotações não devem ser enviadas sem que alguém as tenha analisado: uma cotação grande, uma com um desconto significativo, uma para um cliente específico. CRM → Vendas → Regras de Aprovação de Cotações define quais cotações devem ser analisadas e por quem. Uma cotação que não se enquadra em nenhuma regra é enviada exatamente como antes.
Definir uma regra
- Abra o CRM → Vendas → Regras de Aprovação de Cotações e clique em Novo.
- Atribua um código e um nome, e uma ordem: todas as regras que correspondem a uma cotação se aplicam, e os números mais baixos coletam suas assinaturas primeiro.
- Indique quais orçamentos se aplicam. O valor a partir de é o total do orçamento na moeda da empresa (0 significa todos os orçamentos). O desconto a partir de (%) é o maior desconto em qualquer linha; deixe em branco se os descontos não forem relevantes para esta regra. Apenas para Cliente e Unidade Organizacional, restrinja ainda mais.
- Escolha Quem aprova: Qualquer pessoa que ocupe um cargo; A linha de reporte do solicitante (HRMS), com quantos níveis acima na linha de reporte (1 é o gerente do solicitante, até 5); ou Uma pessoa específica.
- Defina "Vencimento em (horas)" se a aprovação precisar ser feita em um determinado horário, marque "Ativo" e salve.
| Regra | O que faz |
|---|---|
| A partir do montante de 500.000 | Qualquer orçamento com valor igual ou superior a 500.000 na moeda da empresa precisa de aprovação. |
| A partir de um desconto de 15% | Qualquer orçamento com um item com desconto de 15% ou mais precisa de aprovação, independentemente do seu valor. |
| Apenas para um cliente | Todas as cotações para esse cliente precisam de aprovação. |
Quando várias regras correspondem a uma citação, cada uma se torna um nível próprio, agrupadas em sua Ordem.
Uma pessoa cadastrada, mesmo sem ter feito login, continua sendo a aprovadora: a cotação aguarda a aprovação dela. Vincule o usuário ao registro do funcionário (Faz login como) e a cotação aparecerá em "Minhas aprovações".
Submeter, aprovar e enviar
- Na cotação que uma regra abrange, pressione Enviar para aprovação.
- Os responsáveis pela aprovação visualizam a solicitação em "Minhas aprovações" e em CRM → Vendas → Aprovações de cotações, cada um em sua vez. Eles aprovam ou rejeitam, apresentando uma justificativa — a pessoa que fez a solicitação precisa saber o que deve ser alterado.
- Assim que todos os níveis forem aprovados, pressione Enviar para entregar ao cliente e, em seguida, Aceitar → fazer o pedido normalmente.
- Até que todos os aprovadores assinem, uma cotação em análise não pode ser enviada nem transformada em pedido.
- A seção "Aprovações de Cotações" lista cada assinatura: a cotação, o cliente, o valor, o maior desconto, o nível, o aprovador e sua posição no sistema de RH, o motivo da solicitação, a regra, quem a criou, o prazo e seu status.
- Uma cotação que não se enquadra em nenhuma regra não tem etapa de aprovação: Enviar para aprovação responde que nenhuma regra a cobre e envia imediatamente.
As regras de aprovação de orçamentos e as aprovações de orçamentos são concedidas por função, como qualquer outra tela. Decidir sobre uma aprovação não requer acesso ao CRM além dessa função: é feito em "Minhas aprovações".