Folha de pagamento nos EUA: impostos estaduais e locais
Tudo o que está abaixo da linha federal em um contracheque nos EUA: o estado de trabalho e de residência, a reciprocidade e o crédito de residente, os programas estaduais de invalidez e licença remunerada, e os impostos municipais, distritais, escolares e de transporte — cada um deles corresponde a uma linha no contracheque, um total próprio para o ano e um campo no formulário W-2.
O imposto de renda federal e o FICA são iguais para todos. Abaixo deles, o que é retido depende de onde a pessoa trabalha, onde mora e em qual cidade, condado e distrito escolar ela se encontra. TRANXACT calcula isso na mesma ordem que um departamento de folha de pagamento faria, e cada valor no contracheque vem acompanhado de uma frase explicativa.
As tabelas enviadas para 2026 abrangem todos os cinquenta estados e o Distrito de Columbia, e cada linha indica o ano de origem em "Fonte"; quando um estado não publicou os dados de 2026, os dados de 2025 são utilizados. As taxas, faixas salariais e bases salariais mudam todos os anos — verifique cada uma delas com o guia do empregador do estado ou da cidade antes de processar a folha de pagamento.
Onde alguém trabalha e mora
No cadastro do funcionário (RH → Pessoas → Funcionários):
- Estado de residência — vazio significa o mesmo que o estado de trabalho. Um estado diferente gera reciprocidade ou o crédito do estado de residência.
- Localidade de trabalho — a cidade, o distrito ou a área de atuação onde trabalham, para fins de tributação local.
- Localidade de residência — onde moram. Mais de uma (uma cidade e um distrito escolar) entra na lista de Atribuições de Impostos Locais.
O registro do trabalhador possui abas de Retenção na Fonte e Impostos Locais, mostrando seus certificados e localidades em um só lugar.
Certificados estaduais
O certificado de retenção estadual é uma linha em HRMS → Configuração de Pagamento → Retenção (W-4), com o estado como jurisdição, ao lado do W-4 federal. Ele inclui deduções estaduais, deduções adicionais/estimadas, dependentes (estaduais), alíquota escolhida (Arizona A-4), retenção extra por período, isenção de impostos e retenção no estado de trabalho, apesar da reciprocidade. Quem não possui certificado estadual tem a retenção retida em sua declaração de imposto de renda federal.
Como um estado retém
HRMS → Impostos e Declaração → Taxas Estaduais indica, por estado e ano, qual método é utilizado:
| Método | O que significa |
|---|---|
| nenhum | Não há imposto de renda estadual sobre os salários. |
| plano | Uma única taxa sobre salários tributáveis (Taxa fixa). |
| graduado | Uma escala de faixas, organizada por estado civil, sob os critérios de classificação estadual. Um estado sem tabela para casados exclui os contribuintes casados da sua tabela para solteiros. |
| ca_de44 | O Método B do formulário DE 44 da Califórnia na íntegra: a isenção para baixa renda, as deduções estimadas, a dedução padrão, a tabela de taxas e o crédito de isenção. |
A mesma linha contém a dedução por subsídio e por dependente, um crédito por subsídio (Califórnia, Delaware, Oregon), as deduções padrão e isenções para pessoas de baixa renda, se o imposto federal é dedutível e até qual limite, se o estado credita o imposto retido pelo estado de trabalho e se tributa não residentes.
Reciprocidade e crédito para residentes
- Reciprocidade. Nos casos em que o estado de trabalho possui um acordo com o estado de residência do funcionário — Illinois com Iowa, Kentucky, Michigan e Wisconsin; Pensilvânia com Nova Jersey; e os acordos com Ohio, Indiana, Kentucky, Maryland, Virgínia, Virgínia Ocidental, Wisconsin, Minnesota, Dakota do Norte, Montana e Arizona — apenas o estado de residência será considerado. Marque a opção "Reter o estado de trabalho apesar da reciprocidade" no certificado se o funcionário não tiver preenchido o formulário de isenção.
- O Distrito de Columbia não cobra impostos de não residentes: quem trabalha no Distrito de Columbia e mora em outro lugar tem o imposto retido apenas em seu estado de origem.
- O crédito fiscal para residentes. Caso contrário, o imposto é retido no estado onde o residente trabalha, e também no estado de residência, menos o crédito concedido para o imposto do estado onde o residente trabalha. Um residente de Nova Jersey que trabalha em Nova York tem o imposto de Nova York retido na fonte, e o imposto de Nova Jersey somente se este for maior.
Programas estaduais: Seguro de Invalidez Social (SDI), licença familiar e licença remunerada.
Em HRMS → Impostos e Declarações → Programas Estaduais, constam as contribuições dos funcionários para os programas estaduais em que trabalham, cada uma com sua respectiva taxa para empregado e empregador, base salarial anual, limite máximo semanal e o campo 14 do formulário W-2: Seguro de Incapacidade do Estado da Califórnia (SDI); Seguro de Incapacidade Temporária (TDI), Licença Familiar Remunerada (FLI) e Seguro-Desemprego do empregado em Nova Jersey; Seguro de Incapacidade do Estado e Licença Familiar Remunerada (PFL) em Nova York; Seguro de Incapacidade do Estado de Rhode Island e Havaí; Licença Familiar Remunerada e Licença Médica Remunerada de Washington (PFML) e WA Cares; os programas de licença remunerada de Massachusetts, Oregon, Colorado, Connecticut, Minnesota, Maine e Delaware; e seguro-desemprego do empregado no Alasca e na Pensilvânia. A base salarial é calculada a partir do ano até a data atual, portanto, o programa para quando atinge seu limite máximo.
Impostos locais
Em HRMS → Impostos e Declarações → Jurisdições Fiscais Locais, você encontra as cidades, condados, distritos escolares, subdivisões políticas da Pensilvânia (PSDs) e distritos de transporte, com suas respectivas alíquotas para residentes e não residentes e a regra que define a diferença entre elas; as escalas locais progressivas estão em Faixas Locais. Em HRMS → Configuração de Pagamento → Atribuições Fiscais Locais, você define quais localidades tributam um funcionário, seja como residente ou como alguém que trabalha lá — a localidade de trabalho e a de residência do funcionário já são contabilizadas; esta seção é para informações adicionais.
| Localidade | Como se resolve |
|---|---|
| Cidade de Nova Iorque | Apenas para residentes, em escala graduada própria (faixas locais). |
| Yonkers | Uma sobretaxa para residentes funcionava como uma parcela do imposto estadual de Nova York, e um imposto para não residentes incidia sobre os salários auferidos naquele estado. |
| Lei 32 da Pensilvânia EIT | Imposto de renda devido uma única vez, à taxa mais alta entre a taxa residencial e a taxa de trabalho, com os códigos PSD informados. |
| LST da Pensilvânia | O imposto sobre serviços locais, distribuído ao longo dos períodos de pagamento, com sua isenção para pessoas de baixa renda e seu limite anual. |
| Distrito municipal e escolar de Ohio | Primeiro a cidade de trabalho, depois a cidade de residência, menos o crédito que esta concede pelo que a cidade de trabalho recebeu; um imposto de renda distrital sobre os residentes. |
| Detroit, Grand Rapids | Imposto de renda municipal para residentes e não residentes. |
| Louisville, Lexington | Imposto sobre licença profissional. |
| Condados de Maryland | Sobre salários tributáveis em Maryland, com a taxa para não residentes para alguém que trabalha em Maryland e mora fora do estado. |
| Condados de Indiana | Imposto de renda municipal cobrado no condado de residência ou de trabalho. |
| Denver e Aurora OPT | Imposto sobre privilégios profissionais: um valor fixo mensal pago pelo empregado e outro pago pelo empregador, assim que os salários ultrapassarem o limite estabelecido. |
| Transporte público estadual do Oregon, TriMet, Newark | Impostos sobre transporte e folha de pagamento, cobrados do empregado ou do empregador, conforme estipulado em cada legislação. |
O recibo de pagamento, o acumulado do ano e o formulário W-2.
- O recibo de pagamento tem uma linha para cada estado, cada programa estadual e cada localidade, com a frase que o explica.
- HRMS → Processamento de Pagamentos → Acumulado do Ano por Jurisdição mantém os salários e impostos para cada estado, programa e localidade separadamente. O cálculo é feito automaticamente pela folha de pagamento: corrija o contracheque e os valores serão atualizados.
- Os campos 15 a 20 do formulário W-2 são preenchidos com as informações de estado, salários e impostos estaduais, salários e impostos locais e o nome da localidade (nome do campo 20 do W-2). Um segundo estado ou localidade é informado na segunda linha (15b–20b). O campo 14 lista os programas estaduais.
Local de publicação: Contas de Imposto sobre a Folha de Pagamento
Em HRMS → Configuração de Pagamento → Contas de Impostos sobre a Folha de Pagamento, cada tipo de imposto — FIT, FICA, SIT, STATE_PROGRAM, LOCAL e os impostos ER_FICA, FUTA, SUTA, ER_STATE_PROGRAM e ER_LOCAL do empregador — é mapeado para a conta de passivo correspondente. Cada tipo começa na conta 2110. Mapeie um tipo para sua respectiva conta e o imposto será lançado lá; o que não estiver mapeado, e qualquer arredondamento, permanece na conta 2110, garantindo que o lançamento contábil esteja sempre equilibrado.
Quem o mantém?
A função de Administrador de Folha de Pagamento (payroll-admin) mantém a configuração de pagamento, os certificados e localidades de cada funcionário, as tabelas de impostos e processa a folha de pagamento. Ela não mantém o cadastro de funcionários — contratação, alteração de salário e demissão são responsabilidade do RH, portanto, uma única pessoa não pode realizar ambas as tarefas. Uma função que já gerencia as linhas do formulário W-4 ou as taxas estaduais recebe as telas correspondentes, para que não fique com metade do trabalho.
Since 20 October Payroll Readiness shows W-4 / state gaps per pay group before it is run. See Payroll cycles: retro by recalculation, off-cycle and final pay runs, pay calendars per group and the Payroll Readiness board.