Quem aprova uma ordem de compra e quem é informado sobre ela.

A unidade organizacional que cada ordem carrega, os limites de aprovação que são julgados, quem aprova e em que ordem, o que a alteração de uma ordem ou regra faz com sua aprovação e as pessoas que a recebem após a aprovação.

Uma regra de aprovação em Cadeia de Suprimentos → Requisições e Pedidos → Regras de Aprovação de Pedidos de Compra define quais pedidos de compra precisam de aprovação — a partir de um valor específico, opcionalmente para um fornecedor ou uma unidade organizacional — e quem assina, em uma única etapa ou por níveis. Um pedido abrangido por essa regra não pode ser recebido até que todas as assinaturas estejam presentes. Este guia trata do pedido em si: os critérios de avaliação, a quem ele é destinado e o que acontece quando o pedido ou suas regras são alteradas.

Cada pedido possui uma unidade organizacional.

A unidade organizacional é um campo obrigatório no formulário de novo pedido de compra. Ela define quais regras de aprovação se aplicam, portanto, um pedido sem unidade organizacional poderia passar despercebido por uma regra destinada a ela — e isso não pode mais acontecer.

• O campo é preenchido automaticamente: com a unidade escolhida na barra superior, se houver, e, caso contrário, com a sua unidade cadastrada no HRMS. Altere-a se o pedido for para outra unidade.
• Essa opção também está disponível para edição na página do pedido, em qualquer unidade — incluindo a empresa como um todo.
• Um pedido feito de qualquer outra forma também recebe uma unidade: uma cópia, um pedido gerado a partir de uma requisição, um pedido criado por ASK e um pedido importado. Nenhum pedido fica sem uma unidade.
• Uma regra de aprovação possui seu próprio campo de Unidade Organizacional, portanto, a unidade que ela abrange é indicada na regra, e não implícita.

Uma regra para um centro de custos

Uma regra de aprovação de pedidos de compra pode ser limitada a um centro de custo específico com a opção "Somente para este centro de custo". Dessa forma, ela abrange todos os pedidos imputados a esse centro de custo, seja no próprio pedido ou em qualquer um de seus itens, e define um aprovador específico — por exemplo, o responsável pelo centro de custo de manutenção assina os pedidos de manutenção, e não os de outros funcionários.

• Deixe o campo "Somente para centro de custo" vazio para uma regra que abranja todos os centros de custo.
• Uma regra abrange um centro de custos. Para dois centros de custos, crie duas regras, cada uma com seu aprovador.
• A lista de Regras de Aprovação de Pedidos de Compra possui uma coluna de Centro de Custo, para que você possa ver rapidamente quais regras são limitadas e a que se aplicam.
• ASK pode criar essas regras para você, encontrando o centro de custos pelo código ou nome, e mostra a regra para sua confirmação antes de salvá-la.

Um pedido precisa de pelo menos uma linha com preço.

Uma ordem de compra não pode ser aberta, enviada para aprovação ou recebida até que contenha pelo menos uma linha com quantidade e preço. Uma ordem sem linhas, ou apenas com uma linha sem preço, será aprovada sem valor e recebida sem valor.

• Uma ordem de compra feita diretamente — e não a partir de uma requisição — começa como um rascunho, com você já cadastrado como comprador. Adicione as linhas e clique em Abrir.
• A recusa indica o que está faltando, para que você saiba qual linha preencher.

A aprovação começa quando o pedido é criado.

Uma nova ordem de compra abrangida por uma regra é enviada para aprovação assim que é salva. Não há necessidade de clicar em "Enviar" novamente, e uma ordem não fica mais sem encaminhamento porque ninguém a acionou. Os aprovadores a visualizam imediatamente em "Minhas aprovações", e o painel de Aprovações da ordem mostra quem a analisou.

Os limites de aprovação das figuras são julgados com base em

Os valores em uma regra de aprovação são expressos na moeda da empresa. Portanto, um pedido é avaliado com base no seu valor total na moeda da empresa — a coluna agora denominada "Total na moeda da empresa (limites de aprovação)", que antes era "Na moeda base". Um pedido de 40.000 euros em uma empresa que mantém sua contabilidade em dólares é medido em dólares, à taxa de câmbio do pedido.

• O valor é calculado a partir das linhas, cada uma com sua própria taxa. Ele nunca é digitado: uma tentativa de digitar o total em um pedido que possui linhas é recusada, e a mensagem instrui a alterar uma linha.
• O painel de Aprovações do pedido mostra o cálculo — "Avaliado em relação aos limites de aprovação" do total na moeda da empresa, depois o total do próprio pedido e a taxa de conversão utilizada — e a unidade organizacional do pedido.
• Isso muda quando as linhas, a moeda ou a taxa de câmbio mudam, e somente então.

As aprovações seguem a hierarquia do HRMS.

A regra "Quem aprova" pode designar uma pessoa, um funcionário, um cargo, uma função, o gerente do centro de custos ou a linha hierárquica — veja "Escolhendo quem aprova uma ordem de compra ou requisição". Quando se trata da linha hierárquica, o aprovador em cada nível é o funcionário cujo nome consta no sistema de RH, e a regra é seguida em uma ordem fixa, de modo que o aprovador é a pessoa para quem a ordem realmente se destina, e não quem ocupa o cargo.

1. Na gestão de recursos humanos (HRMS), a linha hierárquica do comprador é a seguinte: seu gerente no primeiro nível, o gerente do seu gerente no segundo nível, e assim por diante, por quantos níveis a regra exigir.
2. A pessoa indicada na regra, somente quando o comprador não tiver um nível hierárquico superior a ela.
3. O papel na regra, somente quando nenhuma das duas primeiras opções se aplica a ninguém.

O fato de a pessoa ter ou não acesso ao sistema não altera quem é o aprovador. A hierarquia hierárquica define isso, e um aprovador nunca é substituído por outra pessoa simplesmente porque ela ainda não pode acessar o sistema. Requisições e solicitações de contratação são aprovadas da mesma forma.

Os aprovadores são identificados como pessoas.

Sempre que uma aprovação é exibida, o aprovador é a pessoa, com seu cargo — "Jane Doe, Diretora Executiva" — em vez de uma função que você precisa procurar posteriormente. Isso se aplica à lista de Aprovações do Pedido de Compra, que possui as colunas Cargo e Quem pode agir, ao painel de Aprovações do próprio pedido e em Minhas aprovações.

Quando uma regra se refere a uma função, ela é indicada pelas pessoas que a ocupam: "Diretora Executiva: Jane Doe (CEO, Sede)". Mais de três ocupantes são nomeados como os três primeiros "e N mais"; uma função que ninguém ocupa indica isso, o que é uma regra a ser corrigida antes que alguém emita uma ordem com base nela.

• As regras de aprovação de pedidos de compra e os níveis de aprovação de cada regra possuem uma coluna "Ocupado por" que lista quem ocupa cada cargo atualmente.
• Em RH → Pessoas → Organograma, há a opção Mostrar aprovadores. Ao clicar nela, todos os responsáveis pela aprovação de ordens de compra ou requisições são exibidos, juntamente com a regra e o nível hierárquico em que assinam, além das pessoas que copiam a regra. O botão também mostra o número total de aprovadores.

Um aprovador que ainda não fez login.

Quando o funcionário cujo nome consta no sistema de RH ainda não fez login, o processo aguarda a sua entrada. Isso é exibido nas telas — "Jane Doe é a aprovadora cujo nome consta no sistema de RH e ainda não fez login, portanto, este processo aguarda a sua entrada" — na lista de Aprovações da Ordem de Compra (em Quem pode agir) e no painel de Aprovações da ordem.

• Ninguém mais pode decidir isso em seu lugar: nem quem detém a função na regra, nem a pessoa cujo nome consta na regra. Somente um administrador pode fazê-lo.
• Os níveis subsequentes aguardam atrás dele, assim como aguardariam atrás de qualquer aprovador que ainda não tenha tomado uma decisão.

1. Conceda ao aprovador um login, caso ele ainda não o possua, em Plataforma → Acesso → Usuários.
2. Vincule esse usuário ao registro do funcionário no sistema de RH (RH → Pessoas → Funcionários, Editar o funcionário, Acessar como) e salve. Cada acesso pertence a um registro de funcionário específico; portanto, um acesso já vinculado em outro lugar será recusado com o nome do registro ao qual ele pertence.
3. A aprovação aparece imediatamente em "Minhas aprovações" e eles decidem por si. Nada precisa ser encaminhado ou enviado novamente.

A unidade organizacional e a alteração de uma ordem.

Um pedido cuja unidade organizacional, fornecedor, moeda, taxa de câmbio ou itens sejam alterados deixa de ser o pedido aprovado. Portanto, a alteração o encaminha novamente, considerando o novo valor:

• Em vez de "Salvo.", a ordem descreve o que aconteceu, por exemplo: "O pedido de compra 000123 havia sido aprovado, mas sua unidade de negócios mudou, portanto, a aprovação não o abrange mais e ele precisou de nova aprovação."
• Uma nova moeda sem taxa definida adota a taxa registrada para ela, e as linhas que seguiam a moeda da ordem passam a seguir a nova moeda. Uma linha acordada em uma moeda própria mantém essa moeda.
• Nada se perde: o painel de Aprovações mantém o encaminhamento anterior em "Encaminhamento anterior — arquivado quando o documento foi alterado ou rejeitado".

Alterar uma regra de aprovação

Uma regra alterada hoje passa a valer hoje para todos os pedidos que ainda aguardam decisão. Se você alterar o aprovador de uma regra, seus níveis, seu valor ou sua unidade organizacional, ou se excluí-la, todos os pedidos de compra em aberto que ainda aguardam aprovação serão encaminhados novamente de acordo com as regras vigentes. Você não precisa localizar esses pedidos nem enviá-los novamente.

• As solicitações feitas pela regra antiga não são excluídas. Elas permanecem no histórico de aprovação da ordem, marcadas como "Retirada: a regra de aprovação", com o nome da regra e a palavra "alterada".
• Os pedidos que agora são abrangidos pela regra, e que não eram abrangidos anteriormente, são enviados para aprovação.
• As ordens já aprovadas permanecem aprovadas. A alteração não afeta uma decisão já tomada.
• A mensagem exibida ao salvar a regra lista os pedidos que foram redirecionados.
• Nada é copiado: os pedidos são os mesmos, apenas encaminhados novamente.

Uma cópia é julgada como uma nova encomenda.

Copiar uma ordem de compra — ou uma requisição, cotação, pedido de venda ou fatura — calcula cada linha e o total na moeda da empresa exatamente como um novo documento. Assim, uma cópia é enviada aos mesmos aprovadores que o original, em vez de ficar abaixo do limite de valor total de 0.

Quem é informado quando a aprovação é concedida?

Cada regra de aprovação possui uma lista de "Cópia na aprovação": as pessoas que são informadas quando um pedido sob essa regra é aprovado e o motivo. É assim que o gerente do solicitante, o departamento financeiro, a unidade para a qual as mercadorias se destinam ou o fornecedor ficam sabendo que o pedido pode prosseguir.

• O motivo da cópia está escrito ao lado de cada item ("Paga a fatura") e impresso próximo ao nome do destinatário no pedido e na mensagem.
• Antes da aprovação do pedido, o painel de Aprovações lista quem receberá uma cópia. Depois, lista quem recebeu a cópia, quando e se a mensagem foi enviada, retida ou suprimida.
• Uma cópia informa; não pede que ninguém assine e ninguém tem acesso ao pedido.