Создание записи

Формы, обязательные поля, откуда берутся варианты выбора в выпадающих списках и как документ получает свой номер.

Список, принимающий новые записи, имеет основную кнопку на панели инструментов. Открывается форма: поля с метками, обязательные поля отмечены, а подсказки указывают на ситуации, когда правило не очевидно из метки.

• Поле с заданным значением по умолчанию изначально отображается в новой записи, поэтому вы видите, как будет выглядеть пустое значение (новый учебный курс начинается с "Самостоятельное обучение", 1 час), и можете изменить его перед сохранением. Для редактирования значение по умолчанию никогда не устанавливается.
• Пробелы до и после кода и имени записи удаляются при сохранении, а код, уже имеющийся в другой записи (независимо от регистра букв), отклоняется при указании имени поля и значения: «Учебный курс с кодом QA-TC-02 уже существует. Используйте другой код».
• В подтверждении указывается название записи: номер документа или иное описание и код («Создана форма QA-TC-06 для учебного курса»).

Линии, которые заполняют сами себя

В заявке, заказе на покупку, коммерческом предложении или заказе на продажу выбор позиции в строке автоматически заполняет ее единицу измерения и начальную цену: складскую единицу товара, а для покупки — его стандартную себестоимость (или прейскурантную цену, если она отсутствует), для продажи — прейскурантную цену. Обе цены остаются редактируемыми. При изменении позиции они автоматически сохраняются — если только вы не ввели собственное значение, которое также сохраняется.

Откуда берутся варианты выбора в выпадающем списке

Важно понимать это различие, когда отсутствует необходимое значение. Отсутствие значения конфигурации занимает у администратора пять минут. Отсутствие значения в таблице поиска означает, что запись, на которую оно указывает, еще не создана.

В каждом выпадающем списке представлены только те значения, которые может фактически содержать запись. Вариант, который был бы отклонен при сохранении, изначально не предлагается, поэтому выбор из списка всегда безопасен.

Поиск в длинном выпадающем списке

В выпадающем списке, содержащем более восьми вариантов, можно осуществлять поиск — в формах, в пользовательских полях и в поле выбора столбцов на панели фильтров.

• Начните печатать, и список сузится до вариантов, содержащих введенный вами текст.
• Стрелки вверх и вниз перемещают курсор по оставшимся элементам; клавиша Enter выбирает выделенный вариант; клавиша Escape закрывает список, ничего не меняя.
• Кнопка «×» в квадратике отменяет выбор.

Поля, которые отображаются только тогда, когда они применяются.

Некоторые поля становятся доступны только после ответа на другой вопрос и отображаются только после этого. То, что заполнять не нужно, в форме отсутствует.

Когда значение имеет неправильный формат

Значение, которое нельзя ввести в поле, указывается с указанием самого поля и его значения — например, "Приложение: "APL-000015" здесь недопустимо — оно принимает выбор из списка" — и поле помечается в форме, чтобы вы знали, какой пункт нужно исправить.

• Поле «Электронная почта» принимает адрес: «Email не является допустимым адресом электронной почты. Введите, например, name@company.com».
• Поле «Телефон» или «Мобильный» принимает только номер телефона: цифры, знак «+», пробелы, символы «-» ( ) . / и добавочный номер.
• Поле, указывающее на другую запись, например, «Заявка» в новом предложении, представляет собой выпадающий список: выберите запись, а не вводите ее номер.

Линейная сетка внутри формы

Документы, состоящие из заголовка и строк, содержат сетку в форме создания. Добавляйте строки, выбирайте счет или элемент для каждой строки, и итоговая сумма будет обновляться по мере ввода. Журнал не будет сохранен, если его дебеты не равны кредитам — проверка осуществляется в службе учета, а не на экране, поэтому он сохраняет данные в том виде, в котором они были получены.

Что потребуется для создания поля

Каждое число и дата в каждой форме и таблице строк проверяются на соответствие одному набору правил: в браузере во время ввода и снова на сервере при сохранении. Таким образом, правило действует независимо от того, как получена запись — из консоли, импорта, запроса ASK или опубликованного API. Поле, нарушающее правило, становится красным, а под ним отображается соответствующее правило, и форма не будет сохранена, пока не будет исправлена ошибка.

Цифры, имеющие подпись по своей природе — суммы в бухгалтерских журналах, остатки, отклонения, корректировки запасов, переоценки, температуры — сохраняют свою подпись. База данных также содержит наиболее важные из этих правил, поэтому значение, прошедшее проверку, все равно будет отклонено с тем же простым сообщением, а не с названием ограничения.

Выбор сужается в зависимости от того, что вы выбрали выше.

Выпадающий список, зависящий от другого поля, отображает только то, что к нему относится. При выборе местоположения в заявке и выборе пункта «Доставить на склад» отображаются только склады в этом местоположении; при выборе склада отображаются только ячейки в этом месте. Сначала выберите склад, и местоположение будет заполнено автоматически. Измените местоположение, и несуществующий склад будет удален, поэтому запись никогда не сможет содержать комбинацию, которой нет в организации.

• Организационная цепочка: компания → бизнес-подразделение → местоположение → склад → ячейка хранения, включая заявки, заказы на закупку, коммерческие предложения, заказы на продажу, поставки, перемещение товаров, инвентаризацию и складские операции.
• Центры затрат и прибыли, местоположения и склады берутся из самой компании и бизнес-подразделения, указанных в документе. Центр затрат, принадлежащий другому подразделению — например, больнице в университетском документе — отклоняется, указывая оба подразделения. Заблокированный или закрытый центр затрат также отклоняется.
• Контактное лицо от выбранного клиента; адрес поставщика, заказ на покупку или договор от выбранного поставщика; план лечения или ухода от выбранного пациента; заказ на выполнение работ от выбранного клиента; рабочий пакет по выбранному проекту; технологическая карта или спецификация материалов для выбранного товара.
• На линейной сетке область хранения или ячейки линии сужается за счет расположенного над ней документа.
• Если ни один из вариантов не соответствует приведенному выше, в поле отображается соответствующая информация, а не пустой список без пояснений.

Сервер применяет одну и ту же проверку к каждому сохранению, независимо от того, через какой экран, импорт или интеграцию поступила запись, и отклоняет комбинацию, в которой представлены данные о разных компаниях или подразделениях.

Ограничения, зависящие от других записей.

Некоторые правила нельзя оценить только по форме, поскольку они зависят от того, что уже произошло. Они проверяются при сохранении, публикации или утверждении, а отказ указывает на установленный лимит и на то, насколько он был превышен.

Номер документа

Вводится ли номер вручную или платформа автоматически его выделяет — это индивидуальная настройка для каждого типа документа и каждой компании:

• Сгенерировано системой — платформа присваивает ему номер и отклоняет предоставленный вами номер.
• При ручном вводе число становится обязательным полем в форме.
• В любом случае, побеждает введенное вами число; в противном случае генерируется другое число.

Основные данные поставляются в виде данных, вводимых вручную (товар, поставщик, клиент, сотрудник, пациент, актив, счет ГЛ), а данные транзакций — в виде данных, генерируемых системой. Любые из них могут быть изменены. Номера уникальны для каждой компании, а не являются глобальными — первый заказ на закупку для каждой компании имеет номер PO-000001.

Форма соответствует настройкам компании. Если диапазон генерируется системой, поле для номера не запрашивается: оно отображается только для чтения, при сохранении отображается надпись «Назначено» и заполняется при сохранении. Если диапазон вводится вручную, поле является обязательным. В любом случае, поле является необязательным, и нумеруется пустое поле. Компании, у которой еще нет диапазона для документа, он присваивается при первой нумерации этого документа, скопированный из головной компании (или другой компании) со счетчиком, равным 1.

В какой из этих единиц измерения находится пластинка?

При создании новой записи по умолчанию выбирается подразделение, указанное в верхней панели, и это подразделение можно редактировать в записи. Если вы большую часть времени работаете в одном подразделении, установите его в качестве подразделения по умолчанию в настройках и прекратите отвечать на этот вопрос.