Мои одобрения

Каждый заказ на покупку, заявка или коммерческое предложение, ожидающие вашей подписи, принимаются без необходимости указания модуля, к которому они относятся.

Когда правило утверждения направляет вам заказ на покупку или заявку на закупку — по имени, по занимаемой вами должности или по иерархической лестнице — вы сами решаете, открывать ли ваши роли окно управления цепочкой поставок. Финансовому сотруднику, которого просят подписать заказ на покупку, не требуются и не предоставляются экраны управления закупками для этого.

В верхней панели появляется оранжевый индикатор счётчика («2 подтверждения»), который отображает ожидающее подтверждения задание и открывает раздел «Мои подтверждения». Ссылка на электронное письмо с подтверждением также есть в этом разделе.
В каждом подтверждении указано, для чего оно предназначено, поставщик, сумма, уровень, на котором вы подписываете документ, кто его подал и когда; откройте одно из них, чтобы увидеть строки и кто подписал его до вас.
Одобрить или отклонить с указанием причины — заявитель должен знать, что именно нужно изменить, поэтому отказ без объяснения причин считается отклоненным.
В списке отображаются только те одобрения, решение по которым принимаете вы. После принятия решения по одобрению на уровне 1 появляется подпись уровня 2, ожидающая подтверждения на уровне 1.
Ниже в списке отображается информация о документах, назначенных вам на более позднем этапе, и о том, что еще не ваша очередь, а также указан уровень и ответственный за данный документ. Дальнейших решений нет; эта информация необходима для того, чтобы отправленный вам документ никогда не выглядел потерянным.
В каждом запросе на утверждение указывается конкретное лицо с указанием его должности — например, «Джейн Доу, генеральный директор». Утверждающим лицом является сотрудник, указанный в HRMS, и только этот человек принимает решение: запрос на утверждение никогда не поступает к вам от имени другого лица.
Если вам только что была предоставлена возможность входа в систему — «Вход в систему осуществляется как», как указано в вашей учетной записи сотрудника — все уже ожидающие подтверждения отобразятся здесь сразу. Ничего не нужно отправлять повторно.

Мои согласования доходят только до тех согласований, которые назначены вам, и ни до чего другого в модуле: заказ отображается для того, чтобы вы могли принять решение, а не для того, чтобы вы могли работать в отделе закупок. Действуют те же правила, что и на экране «Цепочка поставок» — уровни упорядочены, никто не утверждает свой собственный заказ, и каждое решение проходит аудит.

Заказ, измененный после вашего подписания — например, в результате действий другого подразделения, поставщика, изменения валюты, тарифа или позиций — возвращается на утверждение, и ваша подпись на нем остается помеченной как устаревшая. См. раздел «Кто утверждает заказ на покупку и кому об этом сообщается».

На любом экране, любого размера

Счетчик подтверждений отображается в верхней панели при любой ширине экрана — как на ноутбуке и планшете, так и на большом мониторе — и раздел «Мои подтверждения» всегда доступен оттуда. Если пока ничего не ожидается, но что-то уже в пути, панель сообщает об этом: «Ожидается 2 подтверждения».

Электронные письма

Каждому утверждающему лицу отправляется электронное письмо, когда наступает его очередь — не раньше, пока решения принимают лица более ранних уровней.
Тому, кто подал заявку, отправляется электронное письмо с окончательным решением: одобрено или отклонено с указанием причины.

Изучение документов, подтверждающих одобрение.

Каждая подпись содержит имя человека, его должность и позицию в системе управления персоналом, при этом данные подписи разделяются, чтобы исключить возможность путаницы: «Джейн Доу, подписывает как руководитель отдела (должность в системе управления персоналом: технический специалист)». Указание должности соответствует требованиям правила; должность в системе управления персоналом — это должность, которую занимает человек.

Уровень, который не может быть изменен, указывается по этой причине в самой заявке и в разделе «Уровни утверждения» → «Управление закупками» → «Уровни утверждения» — например, потому что никто не занимает указанную должность, или указанный сотрудник уволился. Исправьте уровень или должность; заявка не будет ждать без ответа.

Цитаты тоже

Если правило утверждения коммерческого предложения распространяется на данное предложение, то его подписи поступают в раздел «Мои утверждения» аналогичным образом. См. раздел «Утверждение коммерческого предложения перед отправкой».