Кто утверждает заказ на покупку и кому его сообщают?

В описании каждого заказа указывается организационное подразделение, ограничения на утверждение цифр, кто утверждает заказ и в каком порядке, как изменение заказа или правила влияет на его утверждение, а также кому отправляется копия после утверждения.

В разделе «Управление цепочкой поставок» → «Заявки и заказы» → «Правила утверждения заказов на закупку» указано, какие заказы на закупку требуют утверждения — на определенную сумму, при необходимости для одного поставщика или одного организационного подразделения — и кто их подписывает, поэтапно или поэтапно. Заказ, на который распространяется действие правила, не может быть принят до тех пор, пока не будут получены все подписи. Данное руководство посвящено самому заказу: на основании чего он оценивается, кому он направляется и что происходит при изменении самого заказа или правил его утверждения.

Каждый заказ имеет организационное подразделение.

Поле «Организационное подразделение» является обязательным в форме нового заказа на закупку. Оно определяет, какие правила утверждения применяются, поэтому заказ без этого поля может пройти мимо правила, предназначенного для него, — а теперь этого можно избежать.

• Эта информация заполняется автоматически: выбранным в верхней панели подразделением (если таковое имеется) и вашим собственным подразделением в системе управления персоналом (HRMS). Измените ее, если заказ оформлен на другое подразделение.
• Редактировать можно и на странице самого заказа, в любом подразделении — включая всю компанию в целом.
• Заказ, оформленный любым другим способом, также получает одну единицу: копию, заказ, сформированный на основе заявки, одну, созданную ASK, и одну, доставленную в рамках импорта. Ни один заказ никогда не остается без единицы.
• Правило утверждения имеет собственное поле «Организационное подразделение», поэтому, какое подразделение оно охватывает, указывается в самом правиле, а не подразумевается.

Правило для одного центра затрат

Правило утверждения заказа на покупку может быть ограничено одним центром затрат с помощью параметра «Только для центра затрат». В этом случае оно распространяется на каждый заказ, отнесенный к этому центру затрат, как в самом заказе, так и в любой из его строк, и назначает собственного утверждающего — таким образом, руководитель центра затрат на техническое обслуживание подписывает заказы на техническое обслуживание, и никто другой.

• Оставьте поле «Только для центров затрат» пустым, чтобы правило охватывало все центры затрат.
• Одно правило распространяется на один центр затрат. Для двух центров затрат создайте два правила, каждое со своим утверждающим лицом.
• В списке правил утверждения заказов на покупку есть столбец «Центр затрат», поэтому вы можете с первого взгляда увидеть, какие правила имеют ограничения и к чему они применяются.
• ASK может создавать эти правила для вас, определяя центр затрат по его коду или названию, и отображает правило для подтверждения перед его сохранением.

Для оформления заказа необходима как минимум одна строка с указанием цены.

Заказ на покупку не может быть открыт, отправлен на утверждение или принят, пока в нем не будет хотя бы одной строки с указанием количества и цены. Заказ без строк или только с неуказанной ценой будет утвержден и принят как ничего.

• Заказ на покупку, оформленный напрямую, а не на основе заявки, изначально является черновиком, в котором вы указаны как покупатель. Добавьте строки, а затем нажмите «Открыть».
• В отказе указывается, чего не хватает, чтобы вы знали, какую строку нужно заполнить.

Процесс утверждения начинается с момента создания заказа.

Новый заказ на покупку, на который распространяется действие правила, отправляется на утверждение сразу после его сохранения. Нет необходимости запоминать отдельную кнопку «Отправить», и заказ больше не остается необработанным, потому что никто его не нажал. Утверждающие лица сразу видят его в разделе «Мои утверждения», а на панели «Утверждения» заказа отображается, кто его утвердил.

Критерии одобрения изображений оцениваются по следующим критериям:

Суммы в правилах утверждения указываются в валюте компании. Таким образом, заказ оценивается по его общей сумме в валюте компании — столбец теперь называется «Итого в валюте компании (лимиты утверждения)», ранее он назывался «В базовой валюте». Заказ на 40 000 евро в компании, которая ведет бухгалтерский учет в долларах, оценивается в долларах по обменному курсу заказа.

• Сумма рассчитывается по строкам, каждая из которых имеет свою скорость. Она никогда не вводится вручную: попытка ввести итоговую сумму вручную в заказе, содержащем строки, отклоняется, и вместо этого выдается сообщение о необходимости изменить строку.
• В панели «Утверждения» заказа отображается расчет — «Проверено на соответствие лимитам утверждения» — сумма в валюте компании, затем общая сумма заказа и курс конвертации, а также организационное подразделение заказа.
• Изменения происходят только тогда, когда меняются линии, валюта или обменный курс.

Процесс утверждения осуществляется в соответствии с иерархией системы управления персоналом (HRMS).

В правиле «Кто утверждает» может быть указано лицо, сотрудник, должность, роль, руководитель центра затрат или подчиненная структура — см. раздел «Выбор того, кто утверждает заказ на закупку или заявку». Если это подчиненная структура, то утверждающим на каждом уровне является сотрудник, указанный в HRMS, и правило выполняется в фиксированном порядке, поэтому утверждающим является тот, кому на самом деле предназначен заказ, а не тот, кто случайно занимает определенную должность:

1. В системе управления персоналом (HRMS) иерархия подчиненности покупателя: на первом уровне — его руководитель, на втором — руководитель его руководителя, и так далее, до тех пор, пока не будет установлено правилом количество уровней подчиненности.
2. Лицо, указанное в правиле, — только в том случае, если у покупателя нет подчиненности.
3. Роль по правилу, только когда ни один из первых двух вариантов никому не даёт шансов.

Наличие у этого человека регистрации не меняет того, кто является утверждающим лицом. Решение принимает подчиненный, и утверждающее лицо никогда не заменяется другим, потому что оно еще не может зарегистрироваться. Заявки на вакансии и запросы на найм утверждаются аналогичным образом.

Лица, утверждающие утверждения, именуются как люди.

Везде, где указано утверждение, утверждающим лицом является конкретный человек с указанием его должности — «Джейн Доу, генеральный директор», — а не должность, которую затем нужно искать в справочнике. Это справедливо и для списка утверждений заказа на закупку, который содержит столбцы «Должность» и «Кто может действовать», и для панели утверждений самого заказа, и для раздела «Мои утверждения».

Если правило сводится к должности, то указывается, кто её занимает: «Генеральный директор: Джейн Доу (Генеральный директор головного офиса)». Если в качестве первых трёх указаны более трёх человек, то «и ещё N»; если должность никто не занимает, это правило следует исправить, прежде чем кто-либо издаст приказ на его основе.

• В правилах утверждения заказов на закупку, а также в уровнях утверждения, предусмотренных этими правилами, в столбце «Кем занимает должность» указывается, кто занимает каждую из этих должностей в настоящий момент.
• В разделе HRMS → Люди → Организационная структура есть пункт «Показать утверждающих». Нажмите на него, и отобразится список всех, кто утверждает заказы на закупку или заявки, с указанием правила и уровня, на котором они подписывают документы, а также будут отмечены лица, которым правило копирует документы. Кнопка показывает общее количество утверждающих.

Утверждающий, еще не вошедший в систему.

Если сотрудник, указанный в HRMS, еще не авторизован, уровень ожидания переходит к нему. Это отображается текстом — «Джейн Доу является утверждающим лицом, указанным в HRMS, и еще не авторизована, поэтому это ожидает ее» — в списке утверждений заказа на покупку (в разделе «Кто может действовать») и на панели утверждений заказа.

• Никто другой не может принять решение от его имени: ни лицо, занимающее должность, на которой основано правило, ни лицо, указанное в правиле. Это может сделать только администратор.
• За ним следуют более поздние уровни, как и за любым утверждающим лицом, которое еще не приняло решение.

1. Предоставьте утверждающему лицу доступ к учетной записи, если у него его нет, в разделе «Платформа» → «Доступ» → «Пользователи».
2. Свяжите этого пользователя с его записью сотрудника в HRMS (HRMS → Люди → Сотрудники, Редактировать сотрудника, Вход под именем) и сохраните. Один вход в систему относится к одной текущей записи сотрудника, поэтому вход в систему, уже связанный с другим местом, будет отклонен с указанием имени записи, которая его содержит.
3. Подтверждение мгновенно появляется в их разделе «Мои подтверждения», и они принимают решение. Ничего не нужно перенаправлять или отправлять повторно.

Организационная единица и изменение порядка

Заказ, в котором меняются организационное подразделение, поставщик, валюта, обменный курс или позиции, больше не считается утвержденным заказом. Поэтому изменения приводят к его повторному оформлению, в соответствии с его нынешним статусом:

• Вместо «Сохранено» в заказе указывается, что произошло, например: «Заказ PO-000123 был утвержден, но подразделение, к которому он относится, изменилось, поэтому утверждение больше не распространяется на него, и он был отправлен на повторное утверждение».
• Для новой валюты, для которой не указан курс, используется курс, имеющийся в файле, и строки, следующие за валютой заказа, следуют за новой валютой. Строка, согласованная в собственной валюте, сохраняет этот курс.
• Ничего не теряется: в панели «Утверждения» сохраняется предыдущая маршрутизация в разделе «Предыдущая маршрутизация — отложена в случае изменения или отклонения документа».

Изменение правила утверждения

Измененное сегодня правило применяется сегодня ко всем заказам, ожидающим решения. Измените утверждающего, уровень, сумму или организационное подразделение правила, или удалите его, и все открытые заказы на закупку, ожидающие утверждения, будут снова направлены в соответствии с действующими правилами. Вам не нужно будет искать эти заказы или отправлять их заново.

• Запросы, сделанные в соответствии со старым правилом, не удаляются. Они остаются в истории утверждения заказа, помеченные как «Отменено: правило утверждения» с указанием названия правила и слова «изменено».
• Заказы, на которые теперь распространяется действие правила, чего раньше не было, направляются на утверждение.
• Уже утвержденные заказы остаются утвержденными. Изменения не затрагивают уже принятое решение.
• При сохранении правила в сообщении будет указан список заказов, которые были перенаправлены.
• Ничего не копируется: заказы остаются теми же, но обрабатываются заново.

Экземпляр оценивается как новый орден.

Копирование заказа на покупку — или заявки, коммерческого предложения, заказа на продажу или счета-фактуры — позволяет точно рассчитать каждую строку и общую сумму в валюте компании так же, как и в новом документе. Таким образом, копия отправляется на утверждение тем же лицам, что и оригинал, а не попадает под ограничение в виде нулевой суммы.

Кому сообщают об одобрении?

Каждое правило утверждения имеет список лиц, которым сообщается об утверждении заказа по данному правилу и почему. Именно через этот список руководитель заказчика, финансовый отдел, подразделение, для которого предназначен товар, или поставщик узнают о возможности выполнения заказа.

• Причина, по которой им отправляется копия заказа, указана рядом с каждым из них («Оплачивает счет») и напечатана рядом с их именем в заказе и в сообщении.
• Перед утверждением заказа в панели «Утверждения» отображается список получателей копии. После утверждения указывается, кто получил копию, когда и было ли сообщение отправлено, задержано или заблокировано.
• Копия содержит всю необходимую информацию; она не требует подписи и не предоставляет никому доступа к постановлению.