Отправка заявки на утверждение

Как документ о закупке переходит из стадии черновика, кто его подписывает и как определить, на каком этапе он остановился.

Созданная вами заявка — это черновик: она ваша, никто ничего не запрашивал, и ничего не было согласовано. Отправка на утверждение запускает всю цепочку, и это кнопка в заявке — «Отправить на утверждение».

1. Откройте заявку. Для каждой позиции необходимо указать ориентировочную цену; именно по ней оцениваются пороговые значения для утверждения, и позиция без такой цены отклоняется, а не рассматривается как бесплатная.
2. Нажмите «Отправить» для подтверждения. Правила определяют, кто и в каком порядке подпишет документ — вас не просят выбирать.
3. Прочитайте ответ. В нем указаны все необходимые подписи и порядок их получения, например: «3 подписи, в порядке очередности: 1. Шридеви Хиремат → 2. Басавараджа Мундинамани, регистратор → 3. Джоти Гокак, финансовый директор».
4. Статус автоматически меняется с «черновик» на «отправлено». Отдельного шага «отметить как отправленное» нет, и его никогда и не существовало.

Видя, где это остановилось

В самом запросе есть панель «Утверждения», где перечислены все подписи в порядке их получения: кто подписал, какое правило запросило подпись, подписал ли кто-либо и когда она должна быть подписана. Уровень, на котором находится запрос в данный момент, выделен. Для его просмотра вам не потребуется учетная запись регистратора или какой-либо другой логин — он находится в вашей личной записи.

Каждая подпись на панели указывает имя человека, его уровень и должность в системе управления персоналом (HRMS) отдельно — «Джейн Доу, подписывает как руководитель отдела (должность в HRMS: технический специалист)». Уровень, который нельзя изменить — его должность никто не занимает, или сотрудник, на котором он подписан, уволился — указывается на панели с указанием причины и в разделе «Уровни утверждения». Окончательное решение отправляется вам по электронной почте; каждому утверждающему лицу отправляется электронное письмо, когда подходит его очередь.

Кто подписывает: руководство системы управления персоналом (HRMS).

Кто подписывает документ, определяется в соответствии с правилом «Кто утверждает» — указанное лицо, сотрудник, лицо, занимающее должность, любой, кто выполняет определенную роль, руководитель центра затрат или подчиненный; см. раздел «Выбор того, кто утверждает заказ на покупку или заявку». В правиле, определяющем подчиненность, заявка подписывается лицами, указанными в HRMS, точно так же, как и заказ на покупку: руководителем заявителя, затем руководителем этого руководителя, на столько уровней, сколько указано в правиле; лицом, указанным в правиле, только если нет подчиненности; ролью только если ни одна из них не указывает никого. Утверждающий, у которого еще нет учетной записи, все равно является утверждающим — уровень ожидает его, панель сообщает: «<имя> — это утверждающий, указанный в HRMS, у которого еще нет учетной записи, поэтому это ожидает его», и никто другой не может принять решение от его имени, кроме администратора. Привяжите пользователя к его записи сотрудника, и это сразу появится в его разделе «Мои утверждения». См. раздел «Кто утверждает заказ на покупку и кому сообщается» → Утверждающий, у которого еще нет учетной записи.

Почему заявка может быть отклонена с пометкой «утверждение не требуется»?

Это означает, что ни одно правило его не регулировало — все пороговые значения, по которым проводилось измерение, превышали его величину, поэтому его можно было бы сразу же включить в список разрешенных. Это решение, а не пробел.

Уровень, который не применялся

В панели «Утверждения» отображаются названия правил на всех уровнях, включая те, которые не применялись — помеченные как «Пропущено», с указанием причины в соответствующей строке. Наиболее распространенная причина заключается в том, что лицо, указанное на этом уровне, само инициировало запрос, но никто не подписывает документы, которые оно инициировало.

Цепочка фиксируется в момент отправки.

Количество подписей, необходимых для заявки, определяется один раз, в момент отправки на утверждение, исходя из действующих на тот момент правил и уровней. Изменение правил впоследствии — добавление уровня, изменение порогового значения, исправление имен — не переписывает цепочку уже отправленных документов и никогда не переписывает цепочку уже утвержденных документов: эти подписи были поставлены на основании данных, зафиксированных в записи на тот момент, и их переписывание сделало бы историю утверждений неверной.

Таким образом, утвержденная заявка, в которой отсутствует ожидаемый вами уровень, остается в текущем виде. Чтобы увидеть, как применяется правило в его текущем состоянии, скопируйте заявку — копия будет новым черновиком, созданным вами, — и отправьте ее на утверждение. В панели «Утверждения» отображается каждый уровень правила.

Копирование заявки

Копия возвращается в черновике, а не в том виде, в котором она была отправлена, и это сделано намеренно: одобрение относилось к первоначальному запросу, к его стоимости и дате подписания. Копия представляет собой новый запрос и отправляется на утверждение самостоятельно — для этого используется та же кнопка «Отправить на утверждение».

Запрос ценовых предложений у поставщиков.

Функция «Создать запрос» (RFQ) превращает заявку в мероприятие по поиску поставщиков: в нее передаются позиции с указанием количества и ориентировочных цен, объявляются критерии оценки до открытия ответа, а зарегистрированные поставщики для категории заявки добавляются в черновик. Поставщику ничего не отправляется до тех пор, пока мероприятие не будет опубликовано.

Порядок, в соответствии с которым были предоставлены услуги по поиску поставщиков.

После того, как будет определен победитель тендера, утвердите заказ на закупку (Approve → PO) на основе результатов тендера, а не на основе смет. Форма начинается с поля «От поставщика» (From the sourced) с указанием решения, принятого в ходе тендера, а поле «Поставщик» (Supplier) уже заполнено с указанием поставщика, которому был присужден контракт.

• Заказ на закупку оформляется по ценам и в количествах, указанных в соглашении, а не по расчетным показателям, указанным в заявке.
• Пока мероприятие еще не утверждено, запрос «Утвердить → Заказ на покупку» отклоняется, и появляется сообщение с названием мероприятия. Сначала утвердите его.
• При распределении заказов между разными поставщиками, на каждого поставщика поступает один заказ на закупку.
• Строки, по которым победивший поставщик не предоставил ценовое предложение, а также строки, которые так и не были отправлены на закупку, передаются выбранному вами поставщику в разделе «Поставщики».

Запрос на трудоустройство обрабатывается аналогичным образом.

HRMS → Подбор и адаптация персонала → Заявки на найм — это запрос на вакансию. Отправка на утверждение определяет его годовую стоимость, а сам запрос содержит ту же панель утверждений: каждый уровень по порядку, кто находится на текущем этапе, кто подписал и когда.

• Человек, отправивший запрос, видит соответствующую панель, как и его руководитель, ответственный за найм, и лица, которых просят подписать. Никому не нужен экран «Утверждение найма», чтобы отправить свой запрос.
• Ознакомление с документом не дает права принимать решение. Утверждение и отклонение по-прежнему осуществляется в рамках процесса утверждения найма, и только утверждающим лицом, указанным в качестве уровня.
• На каждом уровне утверждающим лицом является сотрудник, чье имя указано в HRMS, как, например, в случае заявки на закупку. Уровень утверждающего лица, не вошедшего в систему, сохраняется до тех пор, пока к его учетной записи сотрудника не будет привязан другой пользователь; никто, кроме администратора, не принимает решение за него.
• Даже тот, кто может открыть каждый запрос на найм в списке, всё равно видит подписи только к тем запросам, которые его касаются. Те, кто контролирует утверждение найма, и администраторы видят их все.
• Уровень, на котором указано лицо, отправившее запрос, отображается как «Пропущено», и запрос переходит на следующий уровень, не дожидаясь подписи, которую никто не может предоставить.

При заполнении заявки на работу и при определении должности в разделе HRMS → Персонал → Должности, разряд выбирается из разрядов заработной платы в разделе HRMS → Компенсации, каждый из которых обозначен как «код — название». В списке должностей отображается разряд каждой должности.