Выбор лица, утверждающего заказ на покупку или заявку.
Правило утверждения, или каждый из его уровней, указывает утверждающего одним из способов: физическое лицо, сотрудник, должность, роль, руководитель центра затрат или подчиненная. Необходимо указать только поле для этого выбора, а все остальные условия являются необязательными.
Правила утверждения заказов на закупку (Управление цепочкой поставок → Заявки и заказы → Правила утверждения заказов на закупку), правила утверждения заявок (Управление цепочкой поставок → Контроль закупок → Правила утверждения заявок) и уровни утверждения в каждом из них (Уровни утверждения) одинаково определяют, кто утверждает. Выберите один ответ в поле «Кто утверждает — Кто подписывает» в правиле заявки, и форма запросит только одно поле, необходимое для этого ответа.
Шесть способов назначить утверждающего.
| Кто одобряет? | Что еще нужно заполнить? | Кто принимает решение? |
|---|---|---|
| Указание имени сотрудника (его регистрационный номер) — система управления персоналом не требуется. | Человек | Этот человек. Любой, кто войдет в систему этой компании, может быть выбран, и решение принимается на основе раздела «Мои подтверждения» в соответствующих модулях. Используйте это, если вы не храните данные сотрудников в HRMS. |
| Сотрудник (HRMS) | Сотрудник | Этот сотрудник. Тот, кто ещё не зарегистрировался, всё равно является утверждающим, и документ ждёт его подтверждения. |
| Тот, кто занимает должность (HRMS) | Позиция | Тот, кто занимает эту должность в системе управления персоналом (HRMS) на момент отправки документа. Когда должность занимает другой человек, новые документы поступают ему, и никаких изменений в правилах не требуется. |
| Любой, кто занимает должность | Роль | Любой из тех, кто занимает эту должность. |
| Менеджер центра затрат | Ничего | Руководитель центра затрат, которому принадлежит документ: его руководитель в системе управления персоналом (HRMS) или, если таковой не указан, ответственное лицо центра затрат. |
| Линия подчинения того, кто поднял этот вопрос (HRMS) | Сколько уровней вверх; при желании, сотрудник и должность на случай непредвиденных обстоятельств. | Сначала менеджер инициатора проекта, затем менеджер этого менеджера, и так далее, до указанного вами количества уровней (до 5). |
Поле, относящееся к другому варианту выбора, не отображается и не является необходимым. Если поле, необходимое для вашего выбора, останется пустым, сохранение будет отклонено, и сообщение появится в этом поле.
Менеджер центра затрат
Откройте центр затрат в разделе «Учет» → «Контроль» → «Центры затрат». В вашей компании используется система управления персоналом (HRMS), и утверждающим лицом является зарегистрированный там менеджер. Если такой системы нет, укажите ответственное лицо — любой, кто входит в систему компании, — и он будет утверждать всякий раз, когда правило гласит «менеджер центра затрат», а менеджер HRMS не зарегистрирован.
Условия являются необязательными.
Все пункты, указанные выше в разделе «Кто утверждает» правила, лишь сужают круг рассматриваемых документов, и все они могут оставаться пустыми:
- Только для центров затрат — документы, отнесенные к этому центру затрат, в заголовке или в любой строке.
- Сумма — документы, равные или превышающие ее, оцениваются в валюте самой компании.
- Поставщик, организационное подразделение, а в заявке — вид, категория, отдел или склад.
Правило, не содержащее никаких условий, распространяется на все документы подобного рода.
Кто это и почему?
- В списках правил есть столбец «Утверждающий», в котором одним предложением указывается, кто именно, независимо от того, как это указано в правиле, а также столбец «Центр затрат».
- В панели утверждений самого документа, а также в списках утверждений указано, кто имеет каждую подпись и какое правило потребовало ее получения.
- В разделе «Мои подтверждения» каждому пользователю отображается информация о том, что его ожидает; см. «Мои подтверждения».
Уровни одобрения в порядке подписания.
В разделе «Уровни утверждения» (Supply Chain → Procurement Control → Approval Levels) уровни указываются по типу (заявка или заказ на покупку), затем по приоритету правила, затем по коду правила, а затем по уровню. Если применяются два правила, уровни первого правила указываются первыми — например, руководитель отдела, отдел кадров, затем вице-канцлер и регистратор — а не все правила уровня 1 вместе. Порядок правил показывает приоритет правила, а раздел «Подписи» (Piner) показывает, где этот уровень находится во всей цепочке. Изменился только порядок списка: кто подписывает и в каком порядке, всё точно соответствует правилам.
Правила, установленные до этого изменения, продолжают работать как прежде. Откройте одно из них, и форма отобразит только те поля, которые необходимы для выбора нужного параметра.