Импорт электронной таблицы

Преобразование файлов Excel, CSV и PDF в любой список — шаблон, который автоматически подстраивается, как сопоставляются столбцы, что проверяется, что происходит при получении того же файла и почему он отправляется через API.

На каждом экране списка в платформе возможен импорт. Это не отдельный инструмент миграции для нескольких таблиц; это выдвижная панель на экране, который вы уже просматриваете, и данные загружаются в записи этого экрана.

1. Откройте экран, к которому относятся записи, и выберите «Импорт».
2. Вставьте файл с расширением .xlsx, .xls, .csv или .pdf. Файлы .xls старого образца считываются напрямую — нет необходимости сохранять их под другим именем.
3. Проверьте сопоставление столбцов. Столбцы сопоставляются с полями сначала по имени, а все несоответствующие поля предлагаются в виде выпадающего списка, чтобы вы могли самостоятельно указать нужное поле.
4. Ознакомьтесь с предварительным просмотром. Он показывает, что будет создано, построчно, при этом строки, которые будут пропущены, перечислены первыми, а рядом с каждой указана причина. Если строки соответствуют уже существующим записям, выберите, что с ними произойдет.
5. Импорт. Строки отправляются через тот же API, что и экраны, а на последнем шаге указывается, сколько строк было создано, обновлено или объединено, сколько осталось без изменений и почему какие-либо строки не были импортированы.
6. Каждая строка попадает в компанию, выбранную в верхней панели при начале импорта (и в подразделение, выбранное рядом с ней), никогда не в вашу домашнюю компанию. Если вы не можете работать в этой компании, строки отклоняются, а не переносятся в другое место.

Шаблон, который отображает сам себя.

Начинаете с нуля? Скачайте шаблон либо из панели импорта, либо с панели инструментов списка. Это CSV-файл с одной строкой: заголовки столбцов этого экрана, ничего удалять не нужно. Заполните его и верните обратно, и каждый столбец будет сопоставлен сам с собой; импорт сразу перейдет к предварительному просмотру. Под кнопкой в панели отображается список необходимых данных для каждой строки.

• Параметр «Каждая строка должна быть обязательной» учитывает поля, отмеченные формой на экране как обязательные, и ничего, что платформа заполняет самостоятельно, например, подразделение, взятое из вашего места работы.
• Дополнительные поля, которым ваша компания присвоила имена, также добавляются в шаблон. Поля без имен не отображаются в файле, но их все равно можно выбрать при сопоставлении столбцов в разделе «Дополнительные поля».
• Экран, записи на котором могут быть созданы только в результате процесса (размещение, сканирование), не предлагает импорт вообще, вместо того чтобы отклонять каждую строку каждого файла.

Числа, которые выдает система

На многих экранах нумерация записей осуществляется в заданном диапазоне: кандидату присваивается номер кандидата, заявке — номер заявки. На таком экране столбец в файле, содержащий эти номера, выделяется отдельно и не импортируется, и в описании указано, почему: экран присваивает каждой записи свой номер из этого диапазона. Он никогда не присваивается ближайшему полю, которое его принимает. Чтобы номера хранились в файле, администратор может установить этот диапазон номеров, разрешающий присвоение номера.

В чём заключается поиск по ссылке?

Поле, указывающее на другую запись, в сопоставлении указывает, в чем именно осуществляется поиск — например, «Идентификатор сотрудника → сотрудники», — поэтому видно, что столбец с номерами кандидатов туда не относится. Ссылка без собственного кода находится по тому, кому она принадлежит (спецификация материалов по ее позиции), а ссылка, хранящаяся по имени, ищется по имени.

Повторный импорт того же файла.

Раньше, если файл загружался повторно, каждая запись создавалась заново. Теперь же каждая строка сопоставляется с уже существующей записью, и вы сами выбираете, что делать с этим совпадением.

• Если этот файл уже импортировался на данный момент, то сразу после прочтения в окне появится соответствующая информация: когда, сколько записей было создано и кто его импортировал.
• Сопоставление строк осуществляется по номеру записи, если он указан в файле; в противном случае — по столбцам, уникальность которых сохраняется на экране; в противном случае — по адресу электронной почты, коду или имени; а для человека без номера — по имени и фамилии. В режиме предварительного просмотра отображается, какой именно параметр используется, и позволяет выбрать другой столбец — или ничего, что делает каждую строку новой.

Предварительный просмотр подсчитывает их до того, как что-либо произойдет: множество новых, обновленных, объединенных и уже существующих, оставленных без изменений. Каждая строка отмечена тем, во что она превратится.

Что проверяет предварительный просмотр

Каждое значение оценивается так же, как и на экране: число должно быть числом, поле «да/нет» должно отвечать «да» или «нет», поле с фиксированным списком должно содержать одно из своих значений, ссылка должна указывать на существующую запись, а код, который компания уже использует — или который файл содержит дважды — помечается. Затем каждая прошедшая проверку строка проверяется на самом экране и откатывается, поэтому обнаруживается также правило, добавленное компанией, или проверка двух полей одновременно. Предварительный просмотр без каких-либо пометок означает импорт без каких-либо отказов.

Все, что можно исправить без догадок, исправляется, и в предварительном просмотре отображается исправленное значение: «Wrap» становится wrap, а «Corner Board» становится corner_board, где они находятся в списке, «Yes» становится yes, «$1 250,00» и «30%» становятся числами, а единица измерения или товар, записанный по его коду (EA, ITM-0042), становится этой записью. Заголовок, такой как UOM, Item, Active, Recyclable или Recycled Content %, сопоставляется с соответствующим полем без ручного сопоставления.

Значение, которое невозможно указать правильно, называется в соответствии с допустимыми значениями поля — например, «тип материала "Картон" не входит в число допустимых упаковочных материалов (прокладка, пленка, обвязка и т. д.)». Исправьте файл или пропустите строку: функция импорта создаст готовые строки и пропустит остальные, а при выполнении импорта каждая пропущенная строка будет сохранена с номером строки и причиной. При запросе причины сбоя импорта функция Ask прочитает результаты выполнения и выведет список пропущенных строк.

Почему это происходит через API?

Импорт не записывает данные в таблицы. Он обращается к тем же конечным точкам, что и консоль, а это значит, что каждое правило, защищающее запись, введенную вручную, также защищает запись, поступившую из электронной таблицы: проводка должна быть сбалансирована, дубликат счета-фактуры поставщика отклонен, для товара, контролируемого по партии, требуется номер партии, закрытый период отклоняет проводку, и это регистрируется в журнале аудита.

PDF-файлы

PDF-файл считывается для извлечения таблиц — например, выписка поставщика, банковский реестр, печатный отчет. Полученные данные отображаются для подтверждения перед созданием чего-либо, поскольку извлечение таблиц из PDF-файла — это вывод, а на вывод следует обращать внимание.

Сгруппированные документы

Если документ содержит заголовок и строки, электронная таблица содержит по одной строке на каждую строку и столбец, указывающий, к какому документу относится эта строка. Строки, имеющие одинаковое значение, образуют один документ с несколькими строками, а не несколько документов.

Заявки поступают из Ceipal или другой системы отслеживания кандидатов.

Система отслеживания кандидатов, такая как Ceipal, экспортирует данные о потенциальных клиентах в виде двух файлов: сами потенциальные клиенты, каждый из которых представляет собой компанию (веб-сайт, отрасль, доход, коды SIC и NAICS, количество сотрудников и местоположения, дата окончания финансового года, адрес, владелец), и контактные данные этих компаний (имя и фамилия, электронная почта, мобильный телефон, рабочий номер и добавочный номер, должность, адрес). Оба файла импортируются в исходном виде, с сопоставлением всех столбцов: «Имя потенциального клиента» — это название компании в CRM → «Потенциальные клиенты», а в CRM → «Контакты потенциальных клиентов» указывается, к какому потенциальному клиенту относится каждый человек.

1. Сначала импортируйте файл с лидами в CRM → Лиды.
2. Затем импортируйте файл контактов в CRM → Контакты потенциальных клиентов. Каждый контакт будет привязан к потенциальному клиенту с тем же именем в вашей компании.
3. Контакт, для которого еще нет контактной информации, отклоняется с указанием имени потенциального клиента («Никто не связывался с потенциальным клиентом…»), поэтому неправильный импорт файлов позволяет это обнаружить, вместо того чтобы оставлять людей привязанными к чему-либо.

В системе отслеживания кандидатов лид хранит имя и фамилию контакта отдельно, и полное имя формируется на их основе. Файл с одним столбцом «Имя контакта» разделяется в последнем пробеле. Лиду не нужно никого называть: компания, у которой еще нет контакта, тоже является лидом. Когда лид преобразуется в аккаунт, его контакт и все, кто находится в разделе «Контакты лида», становятся контактами этого аккаунта.

С подключенного накопителя и по расписанию.

Файл не обязательно должен быть с вашего компьютера. Любой экран списка может импортировать данные с подключенного диска, и этот же импорт можно настроить на выполнение в фоновом режиме или по расписанию — именно так файл, который банк или поставщик каждое утро помещают в папку, становится документами без необходимости его открытия кем-либо. См. Подключенные диски.

Один столбец, содержащий полное имя.

Заявители, кандидаты, контактные лица и другие люди хранятся с указанием имени и фамилии, и обе необходимы. Файл с одним столбцом имен — Имя_заявителя, Полное имя, Имя_студента — все равно можно импортировать: столбец сопоставляется с Полным именем (разделенным на имя и фамилию), последнее слово становится фамилией, а слова перед ним — именем. Например, "Танви Патил" становится Танви и Патил. Предварительный просмотр показывает разделение для каждой строки перед сохранением, и файл, имеющий собственные столбцы имени и фамилии, сохраняет их.

Столбцы, являющиеся полями вашей компании — например, «Результат NEET», «Предпочитаемый курс» — сопоставляются по их имени или метке после того, как эти поля появятся в разделе «Платформа» → «Настройка» → «Пользовательские поля» на соответствующем экране. Сначала добавьте поля, а затем импортируйте их.

Since 20 October a delimited text file (.txt, .tsv — comma, tab, semicolon or pipe; UTF-8, ANSI or Unicode) imports like a CSV, a Word document is refused as not a data file, and a file the inspection finds dangerous is refused. See Uploading Word and text documents, and importing delimited text files.