Налоги на заработную плату в США: налоги штатов и местные налоги
Все налоги, уплачиваемые ниже федеральной ставки в расчетном листке США: налоги за работу и проживание в штате, налоги по программе взаимного признания и налоговые вычеты для резидентов, налоги штата на инвалидность и оплачиваемый отпуск, а также городские, окружные, школьные и транспортные налоги — каждый из них составляет отдельную строку в расчетном листке, итоговую сумму за год и графу в форме W-2.
Федеральный подоходный налог и отчисления в фонд социального страхования (FICA) одинаковы для всех. Ниже указана сумма удержаний, зависящая от места работы, места жительства, а также от города, округа и школьного района, к которым относится каждый из этих пунктов. TRANXACT рассчитывает это в порядке, в котором это делает отдел заработной платы, и каждая сумма в расчетном листке сопровождается поясняющим предложением.
Таблицы, предоставленные за 2026 год, охватывают все пятьдесят штатов и округ Колумбия, и в каждой строке указан исходный год в поле «Источник»; если штат не опубликовал данные за 2026 год, используются данные за 2025 год. Ставки, диапазоны и базы заработной платы меняются каждый год — перед проведением расчета заработной платы сверьтесь с руководством для работодателей соответствующего штата или города.
Место, где человек работает и живет.
В разделе «Управление персоналом» (HRMS → «Персонал» → «Сотрудники»):
- Указание «штат проживания» — пустое поле означает то же самое, что и штат работы. Указание другого штата дает право на взаимное признание прав или на зачет стажа проживания.
- Место работы — город, район или округ, в котором они работают, для уплаты местных налогов.
- Место жительства — это родной регион. Более одного (город и школьный округ) относятся к категории населенных пунктов, получающих местные налоги.
В личном деле работника есть вкладки «Удержания» и «Местные налоги», где в одном месте отображаются его справки и населенный пункт.
Государственные сертификаты
Свидетельство о государственном удержании налогов — это строка в системе HRMS → Настройка заработной платы → Удержание налогов (W-4), где указан штат в качестве юрисдикции, рядом с федеральной формой W-4. В нем указываются государственные вычеты, дополнительные/предварительные вычеты, иждивенцы (штата), выбранная ставка (Arizona A-4), дополнительное удержание за период, заявление об освобождении от удержаний и удержание налогов в зависимости от штата работы, несмотря на взаимное признание. Если у человека нет свидетельства о государственном удержании налогов, удержание налогов производится в соответствии с его федеральным налоговым статусом.
Как государство удерживает
В разделе HRMS → Налоги и отчетность → Ставки штатов указано, какой метод используется для каждого штата и года:
| Метод | Что это значит |
|---|---|
| никто | На заработную плату не начисляется подоходный налог штата. |
| плоский | Единая ставка налога на заработную плату (фиксированная ставка). |
| окончил | Шкала диапазонов, хранящаяся в разделе «Шкала штатов» в зависимости от статуса налогоплательщика. В штате, где нет таблицы для супружеских пар, налогоплательщики, состоящие в браке, не могут подать декларацию по своей таблице для одиноких лиц. |
| ca_de44 | Полный текст метода B налоговой декларации штата Калифорния DE 44: льгота для малоимущих, расчетные суммы вычетов, стандартный вычет, таблица ставок и налоговый кредит за освобождение от налогов. |
В той же строке указаны вычеты на каждое пособие и на каждого иждивенца, налоговый кредит на каждое пособие (Калифорния, Делавэр, Орегон), стандартные вычеты и льготы для лиц с низким доходом, возможность вычета федерального налога и его максимальная сумма, предоставление налогового кредита штату, удерживаемому штатом, где работает работодатель, и обложение налогом нерезидентов вообще.
Взаимное признание и зачет резидентских взносов
- Взаимное признание. В тех случаях, когда штат, в котором работает сотрудник, имеет соглашение со штатом его проживания (Иллинойс — с Айовой, Кентукки, Мичиганом и Висконсином; Пенсильвания — с Нью-Джерси; а также соглашения с Огайо, Индианой, Кентукки, Мэрилендом, Вирджинией, Западной Вирджинией, Висконсином, Миннесотой, Северной Дакотой, Монтаной и Аризоной), удерживается только налог штата проживания. Отметьте галочкой «Удерживать налог штата, в котором работает сотрудник, несмотря на взаимное признание» в сертификате, если сотрудник не подал форму заявления об освобождении от уплаты налога.
- В округе Колумбия не облагаются налогом нерезиденты: с тех, кто работает в округе Колумбия, но проживает в другом месте, налог удерживается только в соответствии с законодательством их родного штата.
- Налоговый вычет для резидентов. В противном случае удерживается налог штата, в котором работает резидент, а также налог штата проживания, за вычетом налогового вычета, предоставленного штатом, в котором работает резидент. С резидента Нью-Джерси, работающего в Нью-Йорке, удерживается налог штата Нью-Йорк, а налог штата Нью-Джерси — только в том случае, если налог штата Нью-Джерси превышает сумму налога штата Нью-Джерси.
Государственные программы: пособие по инвалидности, семейный и оплачиваемый отпуск.
HRMS → Налоги и отчетность → Государственные программы хранят информацию о взносах сотрудников в штате, где они работают, с указанием ставки для сотрудника и работодателя, годовой базы заработной платы, еженедельного максимума или потолка, а также графы 14 формы W-2: Калифорния SDI; Нью-Джерси TDI, FLI и пособие по безработице для сотрудников; Нью-Йорк SDI и PFL; Род-Айленд и Гавайи TDI; Вашингтон PFML и WA Cares; программы оплачиваемого отпуска в Массачусетсе, Орегоне, Колорадо, Коннектикуте, Миннесоте, Мэне и Делавэре; и пособия по безработице для сотрудников на Аляске и в Пенсильвании. База заработной платы рассчитывается за год, поэтому программа прекращает действие при достижении своего потолка.
Местные налоги
HRMS → Налоги и отчетность → Местные налоговые юрисдикции содержат информацию о городах, округах, школьных округах, политических подразделениях Пенсильвании (PSD) и транспортных округах, а также их ставках для резидентов и нерезидентов и правилах, определяющих разницу между ними; ступенчатые местные шкалы находятся в разделе «Местные налоговые категории». HRMS → Настройка оплаты → Назначение местных налогов указывает, в каких населенных пунктах облагается налогом сотрудник, как резидент или как работник — место работы и место жительства уже указаны для сотрудника; это относится ко всему остальному.
| Местность | Как это рассчитывается |
|---|---|
| Нью-Йорк | Только для жителей, по собственной ступенчатой шкале (местные категории). |
| Йонкерс | Доплата для резидентов представляла собой долю от общего налога штата Нью-Йорк, а налог для нерезидентов взимался с заработной платы, полученной на территории штата. |
| Закон Пенсильвании № 32 EIT | Налог на заработанный доход уплачивается один раз по более высокой из двух ставок: домашней и рабочей, с указанием кодов PSD. |
| Пенсильвания LST | Местный налог на услуги, распределяемый на несколько расчетных периодов, с освобождением от уплаты для лиц с низким доходом и годовым лимитом. |
| муниципальный и школьный округ штата Огайо | Сначала город, где люди работают, затем родной город, за вычетом налогового вычета за то, что город, где люди работают, забрал; подоходный налог школьного округа с жителей. |
| Детройт, Гранд-Рапидс | Городской подоходный налог для резидентов и нерезидентов. |
| Луисвилл, Лексингтон | Налог на получение лицензии на осуществление профессиональной деятельности. |
| округа штата Мэриленд | В штате Мэриленд применяется налогооблагаемая заработная плата по ставке для нерезидентов, работающих в Мэриленде, но проживающих за его пределами. |
| округа Индианы | Подоходный налог округа по месту жительства или работы. |
| OPT Денвер и Аврора | Налог на профессиональную деятельность: фиксированная ежемесячная сумма, взимаемая с работника, и еще одна сумма, взимаемая с работодателя, после того, как заработная плата превысит установленный порог. |
| Общегосударственный транспорт штата Орегон, TriMet, Ньюарк | Транспортные и налоги на заработную плату взимаются либо с работника, либо с работодателя в зависимости от законодательства. |
Расчетный лист, данные за текущий год и форма W-2.
- В расчетном листке есть строка для каждого штата, каждой государственной программы и каждого населенного пункта, с поясняющим предложением.
- HRMS → Обработка заработной платы → Годовой отчет по юрисдикциям хранит данные о заработной плате и налогах для каждого штата, программы и населенного пункта отдельно. Эти данные накапливаются отделом расчета заработной платы: исправьте расчетный лист, и данные будут учтены.
- В графах 15–20 формы W-2 указаны данные о штате, заработной плате и налогах штата, заработной плате и налогах местного уровня, а также название населенного пункта (название графы 20 формы W-2). Второй штат или населенный пункт указывается во второй строке (15b–20b). В графе 14 перечислены программы штата.
Где размещается информация: Налоговые счета по заработной плате
HRMS → Настройка заработной платы → Налоговые счета заработной платы сопоставляет каждый вид налога — FIT, FICA, SIT, STATE_PROGRAM, LOCAL, а также ER_FICA, FUTA, SUTA, ER_STATE_PROGRAM и ER_LOCAL работодателя — со счетом обязательств, по которому он должен быть уплачен. Каждый тип налога начинается с 2110. Сопоставьте тип налога со своим собственным счетом, и налог будет отражен там; все, что не сопоставлено, и любые округления остаются на 2110, поэтому проводка всегда будет сбалансирована.
Кто его обслуживает?
Роль администратора по расчету заработной платы (payroll-admin) отвечает за настройку заработной платы, справки и данные о населении каждого сотрудника, а также налоговые таблицы и осуществляет расчет заработной платы. Она не занимается ведением базы данных сотрудников — приемом на работу, изменением заработной платы и увольнением с последующим согласованием с отделом кадров, поэтому один человек не может выполнять обе части работы. Роль, которая уже ведет данные в форме W-4 или по государственным ставкам, получает доступ к соответствующим экранам, поэтому ей не приходится выполнять половину работы.
Since 20 October Payroll Readiness shows W-4 / state gaps per pay group before it is run. See Payroll cycles: retro by recalculation, off-cycle and final pay runs, pay calendars per group and the Payroll Readiness board.