Документы, заголовки и позиции.
Как составляется транзакционный документ, почему его итоговые суммы всегда совпадают со строками и когда строки перестают меняться.
Каждый транзакционный документ открывается на странице с подробным описанием: заголовок сверху, таблица позиций снизу, доступ к которой осуществляется через кнопку «Подробное описание» в списке документов. Заголовок можно редактировать прямо на этой странице — именно там вы находитесь, когда только что прочитали документ и увидели в нем ошибки.
Линии образуют сетку, а не бесформенное пятно.
Строки вводятся в сетку: выберите товар или счет главной книги из выпадающего списка, введите количество, следите за итоговой суммой. Документы, заголовок и строки которых записываются одновременно — журналы, заявки, заказы на покупку, счета-фактуры поставщиков, возможности — содержат ту же сетку в форме создания, поэтому документ создается за один раз, а не создается пустым и заполняется позже.
| Модуль | Документ | Что представляют собой эти строки? |
|---|---|---|
| Бухгалтерский учет | Журналы | Внесенные строки: счет, дебет, кредит. Неизменяемые. |
| Бухгалтерский учет | Счета к оплате и дебиторской задолженности | Указаны строки расчета стоимости с указанием товара, счета главной книги и налога. |
| CRM | Возможности | Товарные позиции, которые становятся счетом-фактурой дебиторской задолженности по завершенным сделкам. |
| CRM | Заказы на полевые работы | Задачи, требующие участия рабочих и техников, а также комплектующих, взятых со склада. |
| Цепочка поставок | Заявки и заказы на закупку | Строки позиций, отображающие полученные и непогашенные количества. |
| Цепочка поставок | Чеки | Полученные количества по ячейкам и партиям. Неизменяемые. |
| HRMS | Расчеты заработной платы | Расчетный лист на одного сотрудника: валовая заработная плата, налоги, вычеты, чистая заработная плата. |
| Производство | Производственные заказы | Компоненты в разложенном виде (BOM) и операции маршрутизации. |
| Производство | Контроль качества | Измеренные характеристики сравниваются с их предельными значениями, указанными в спецификации. |
| Электронная медицинская карта | Встречи | Оплачиваемые строки счета. |
| Жизненный цикл студента | Срочная оплата | Регистрационные сборы засчитываются в счет полученной помощи. |
Каждая строка в сетке имеет кнопку «360°», которая открывает эту строку в панели рядом с сеткой: ее конфигурацию, спецификацию материалов, процесс, стоимость, запасы и другие документы, относящиеся к данному элементу. См. Обзор 360° → 360° на строке.
Два правила применяются не только на экране, но и в API.
- Итоговые суммы в заголовке формируются автоматически. Добавление, изменение или удаление строки приводит к пересчету промежуточной суммы, налога и общей суммы в заголовке в рамках одной и той же транзакции в базе данных. Заголовок никогда не может расходиться со строками, независимо от способа внесения изменений.
- Lines freeze with the document. Once an invoice is posted, a purchase order received, a work order completed or an encounter billed, its lines are read-only — those states have already produced journal entries and stock movements. They freeze with a closed fiscal period too, for the same reason. A partly delivered sales order is the exception: it still takes new lines, and only the lines delivered, invoiced, on a delivery or on a drop-ship purchase order are Frozen — Copy beside one starts a new line from it.
В таблице указано, какой из двух вариантов правильный, вместо того, чтобы заставлять вас вводить текст, а затем давать ошибку при сохранении. «Опубликовано» и «период закрыт» — это разные задачи с разными ответами, и если вам подскажут неправильный ответ, вы потратите на это целый день.
Редактировать в заголовке
После создания такого документа, как заказ на продажу, большая его часть определяется процессом его создания. Функция редактирования в верхней части записи позволяет изменять лишь некоторые детали: сам заказ на продажу, запрашиваемую дату, заказ на покупку клиента, адрес доставки, местоположение, склад и примечания.
- Над этими полями форма редактирования отображает подробные сведения о записи — ее номер, клиента, товары, дату, валюту — в виде текста, поэтому вы можете видеть, какой документ вы изменяете, даже если все поля, которые можно изменить, еще пусты.
- Эти данные доступны для ознакомления. Ничего в них нельзя изменить или вернуть вместе с сохранением.
- В форме указано, что изменения вносятся в строки под заголовком. Чтобы изменить количество или добавить товар, закройте окно редактирования и воспользуйтесь сеткой строк.