Desde una compra de capital hasta el registro de activos

La recepción de bienes de capital registra sus activos fijos; finanzas los revisa en Contabilidad → Activos → Activos a capitalizar y capitaliza cada uno, o dice que no es un activo.

Una máquina, un portátil o un vehículo se compra como cualquier otro bien —mediante solicitud, orden de compra o albarán—, pero no se registra en el inventario. Se registra en el registro de activos fijos, donde se deprecia. TRANXACT se encarga de esta transferencia: al recibirlo, se registran los activos y el departamento de finanzas decide cuándo se incorpora cada uno al registro.

¿Qué hace que una compra sea capital?

• El artículo está marcado como Capitalizable. Abra el artículo, vaya a Costos y marque Capitalizable. Elija su clase de activo (la clase determina las cuentas de activos y el plazo de amortización) e indique si se debe generar un activo por unidad recibida (activado por defecto).
• O bien se solicitó mediante una requisición en una categoría de gasto denominada «Compras de capital», independientemente del artículo. Los equipos de capital se marcan así desde el principio.

¿Qué categorías de gasto son de capital?

La decisión sobre qué categorías de gasto se consideran capital recae en su empresa. En Plataforma → Listas de configuración → Categorías de gasto, abra una categoría y marque Compras de capital: los bienes recibidos bajo esta categoría se agregan a Contabilidad → Activos → Activos a capitalizar como activos fijos provisionales. La lista marca esas categorías como "capital". Desmarque la casilla y los bienes comprados bajo esa categoría se registran en el inventario como de costumbre. Hasta que realice algún cambio, solo la categoría integrada de Equipo de capital se considera capital.

¿Qué hace un recibo de mercancías?

Al recibir dichas mercancías, se registra un activo por cada unidad recibida (o por cada número de serie, cuando las unidades están numeradas) con su costo, el proveedor, la orden de compra y el comprobante de recepción. Con la opción "Un activo por unidad recibida" activada, una línea de recepción se convierte en un activo por su cantidad total; las unidades numeradas siempre representan un activo cada una.

La línea del recibo muestra los activos que se registraron, y Contabilidad → Activos → Activos fijos ahora tiene columnas de Recepción de mercancías y Orden de compra, por lo que siempre se puede rastrear un activo hasta cómo se compró.

Activos para capitalizar

Contabilidad → Activos → Activos a capitalizar enumera todo lo que ha llegado y está pendiente de ser registrado: qué es, su número de serie, costo, clase, recibo de mercancías y orden de compra, a quién se le compró, cuándo se recibió y dónde se encuentra. Un borrador que aún no se puede capitalizar —generalmente porque no tiene una clase de activo— se marca en En espera, donde se indica qué falta.

1. En la fila del activo, seleccione Capitalizar.
2. Clase de activo: necesaria cuando el elemento no tiene ninguna; elegir una aquí anula la del elemento.
3. En servicio desde: la fecha en que comienza la depreciación. Se dejó vacío, hoy.
4. Vida útil (meses): se deja vacío, del artículo o de la clase.
5. Guardar. La unidad se retira del inventario, su costo se transfiere de la cuenta de inventario a la cuenta de activos de la clase y la depreciación comienza a partir de la fecha de puesta en servicio.

Si no debe capitalizarse —por estar por debajo del umbral de capitalización, por haberse consumido durante su uso o por haberse adquirido mediante una solicitud errónea— seleccione «No es un activo» e indique el motivo. El borrador se cancela y la mercancía permanece en existencias.

Devoluciones y recibos de antes

• La devolución de la mercancía al proveedor antes de su capitalización cancela los activos corrientes.
• Las mercancías recibidas antes de este cambio no se registraban automáticamente. Añádalas manualmente al registro de Activos Fijos.