Nómina en EE. UU.: impuestos estatales y locales
Todo lo que aparece debajo de la línea federal en una nómina estadounidense: el estado de trabajo y de residencia, la reciprocidad y el crédito por residencia, los programas estatales de discapacidad y licencia remunerada, y los impuestos municipales, del condado, del distrito escolar y del transporte público; cada uno de ellos una línea en la nómina, un total propio para el año y una casilla en el formulario W-2.
El impuesto federal sobre la renta y las contribuciones al seguro social (FICA) son iguales para todos. Las retenciones varían según el lugar de trabajo, el lugar de residencia y la ciudad, el condado y el distrito escolar. TRANXACT realiza los cálculos siguiendo el orden de un departamento de nóminas, y cada importe en la nómina viene acompañado de una explicación.
Las tablas publicadas para 2026 abarcan los cincuenta estados y el Distrito de Columbia, y cada fila indica el año de origen en la sección "Fuente". En los casos en que un estado no haya publicado cifras para 2026, se utilizan las de 2025. Las tasas, los tramos y las bases salariales cambian cada año; compruébelos con la guía para empleadores del estado o la ciudad antes de procesar la nómina.
Donde alguien trabaja y vive
En el empleado (HRMS → Personas → Empleados):
- Estado de residencia: vacío significa lo mismo que el estado de trabajo. Un estado diferente conlleva reciprocidad o el crédito del estado de residencia.
- Localidad laboral: la ciudad, el distrito o la zona donde trabajan, a efectos fiscales locales.
- Localidad de residencia: donde viven. Más de una (una ciudad y un distrito escolar) se incluye en las Asignaciones de Impuestos Locales.
El registro del trabajador incluye pestañas de Retenciones e Impuestos Locales que muestran sus certificados y localidades en un solo lugar.
certificados estatales
Un certificado de retención estatal es una fila en HRMS → Configuración de pago → Retención (W-4) con el estado como su jurisdicción, junto al formulario W-4 federal. Incluye asignaciones estatales, asignaciones de deducción adicionales/estimadas, dependientes (estado), tasa seleccionada (Arizona A-4), retención adicional por período, exención de reclamaciones y retención del estado de trabajo a pesar de la reciprocidad. A una persona sin certificado estatal se le retiene el impuesto sobre la renta en su declaración federal.
Cómo un estado retiene
HRMS → Impuestos y presentación de declaraciones → Tarifas estatales indica, por estado y año, qué método utiliza:
| Método | Qué significa |
|---|---|
| ninguno | No hay impuesto estatal sobre la renta para los salarios. |
| departamento | Una sola tasa sobre los salarios imponibles (tasa plana). |
| graduado | Una escala de bandas, organizada por categorías estatales según el estado civil. Un estado sin tabla para casados excluye a los solicitantes casados de su tabla para solteros. |
| ca_de44 | El método B del formulario DE 44 de California en su totalidad: la exención para personas de bajos ingresos, las deducciones estimadas, la deducción estándar, la tabla de tasas y el crédito por exención. |
En la misma fila se indica la deducción por asignación y por dependiente, un crédito por asignación (California, Delaware, Oregón), las deducciones estándar y las exenciones para personas de bajos ingresos, si el impuesto federal es deducible y hasta qué límite, si el estado acredita el impuesto retenido por el estado donde se trabaja y si grava a los no residentes.
Reciprocidad y crédito de residencia
- Reciprocidad. Cuando el estado donde se trabaja tiene un acuerdo con el estado de residencia del empleado (Illinois con Iowa, Kentucky, Michigan y Wisconsin; Pensilvania con Nueva Jersey; y los acuerdos con Ohio, Indiana, Kentucky, Maryland, Virginia, Virginia Occidental, Wisconsin, Minnesota, Dakota del Norte, Montana y Arizona), solo se retiene el estado de residencia. Marque la casilla "Retener el estado donde se trabaja a pesar de la reciprocidad en el certificado" si el empleado no ha presentado el formulario de exención.
- El Distrito de Columbia no aplica impuestos a los no residentes: a una persona que trabaja en el Distrito de Columbia y vive en otro lugar solo se le retienen impuestos en su estado de residencia.
- El crédito por residencia. De lo contrario, se retiene el impuesto del estado donde se trabaja, y también el del estado de residencia, menos el crédito que otorga por el impuesto del estado donde se trabaja. A un residente de Nueva Jersey que trabaja en Nueva York se le retiene el impuesto de Nueva York, y el impuesto de Nueva Jersey solo en la parte donde este último sea mayor.
Programas estatales: SDI, licencia familiar y licencia remunerada
HRMS → Impuestos y Presentación → Programas Estatales contiene lo que los empleados pagan en el estado en el que trabajan, cada uno con su tasa de empleado y empleador, base salarial anual, máximo o techo semanal y su etiqueta de la casilla 14 del W-2: SDI de California; TDI, FLI y UI para empleados de Nueva Jersey; SDI y PFL de Nueva York; TDI de Rhode Island y Hawái; PFML de Washington y WA Cares; los programas de licencia remunerada de Massachusetts, Oregón, Colorado, Connecticut, Minnesota, Maine y Delaware; y el desempleo de empleados en Alaska y Pensilvania. La base salarial se cuenta desde el año hasta la fecha, por lo que un programa se detiene al alcanzar su límite máximo.
Impuestos locales
HRMS → Impuestos y presentación → Jurisdicciones de impuestos locales contiene las ciudades, condados, distritos escolares, subdivisiones políticas de Pensilvania (PSD) y distritos de transporte, con sus tasas para residentes y no residentes y la regla que decide entre ellos; las escalas locales escalonadas están en Tramos locales. HRMS → Configuración de pago → Asignaciones de impuestos locales indica en qué localidades se grava a un empleado, como residente o como alguien que trabaja allí; la localidad de trabajo y de domicilio en el conteo del empleado ya está; esto es para cualquier otra.
| Localidad | Cómo se resuelve |
|---|---|
| Ciudad de Nueva York | Solo para residentes, según su propia escala gradual (Categorías locales). |
| Yonkers | Un recargo para residentes funcionaba como una parte del impuesto del estado de Nueva York, y un impuesto para no residentes sobre los salarios percibidos allí. |
| Ley 32 de Pensilvania EIT | Impuesto sobre la renta del trabajo aplicado una sola vez, al tipo impositivo más alto entre el tipo impositivo del hogar y el del trabajo, con los códigos PSD declarados. |
| LST de Pensilvania | El impuesto sobre los servicios locales, distribuido entre los períodos de pago, con su exención para personas de bajos ingresos y su límite máximo anual. |
| Distrito municipal y escolar de Ohio | Primero la ciudad donde se trabaja, luego la ciudad de residencia, menos el crédito que otorga por lo que la ciudad donde se trabaja tomó; un impuesto sobre la renta del distrito escolar a los residentes. |
| Detroit, Grand Rapids | Impuesto sobre la renta municipal para residentes y no residentes. |
| Louisville, Lexington | Impuesto sobre licencias profesionales. |
| condados de Maryland | Sobre los salarios imponibles de Maryland, con la tasa para no residentes para alguien que trabaja en Maryland y vive fuera de él. |
| condados de Indiana | Impuesto sobre la renta del condado de residencia o trabajo. |
| OPT de Denver y Aurora | El impuesto sobre el privilegio profesional: una cantidad fija mensual que paga el empleado y otra que paga el empleador, una vez que los salarios superan el umbral establecido. |
| Transporte público estatal de Oregón, TriMet, Newark | Impuestos sobre el transporte y las nóminas, que recaen sobre el empleado o el empleador según lo estipule cada ley. |
La nómina, el año hasta la fecha y el formulario W-2
- La nómina tiene una línea para cada estado, cada programa estatal y cada localidad, con la frase que lo explica.
- HRMS → Procesamiento de pagos → Acumulado anual por jurisdicción mantiene los salarios y los impuestos de cada estado, programa y localidad por separado. Se acumulan mediante la nómina: corrija el recibo de pago y se actualizará automáticamente.
- Las casillas 15 a 20 del formulario W-2 provienen de esta información: estado, salarios e impuestos estatales, salarios e impuestos locales y el nombre de la localidad (nombre de la casilla 20 del W-2). Un segundo estado o localidad se coloca en la segunda fila (15b–20b). La casilla 14 enumera los programas estatales.
Dónde se publica: Cuentas de impuestos sobre la nómina
HRMS → Configuración de pago → Cuentas de impuestos sobre la nómina asigna cada tipo de impuesto (FIT, FICA, SIT, STATE_PROGRAM, LOCAL y los impuestos del empleador ER_FICA, FUTA, SUTA, ER_STATE_PROGRAM y ER_LOCAL) a la cuenta de pasivo correspondiente. Cada tipo comienza en la cuenta 2110. Asigne un tipo a su propia cuenta y el impuesto se registrará allí; lo que no esté asignado, así como cualquier redondeo, se mantendrá en la cuenta 2110, de modo que el asiento contable siempre cuadra.
¿Quién lo mantiene?
El rol de Administrador de Nómina (payroll-admin) se encarga de la configuración de pagos, los certificados y localidades de cada empleado, las tablas de impuestos y la gestión de la nómina. No mantiene el registro maestro de empleados; la contratación, los cambios de salario y las bajas son responsabilidad del departamento de Recursos Humanos, por lo que una sola persona no puede realizar ambas tareas. A un rol que ya gestiona las filas del formulario W-4 o las tarifas estatales se le asignan las pantallas correspondientes, para que no tenga que realizar solo una parte del trabajo.
Since 20 October Payroll Readiness shows W-4 / state gaps per pay group before it is run. See Payroll cycles: retro by recalculation, off-cycle and final pay runs, pay calendars per group and the Payroll Readiness board.