Envío de una solicitud para su aprobación

Cómo se elabora un borrador de solicitud de compra, quién lo firma y cómo saber dónde se ha detenido.

La solicitud que acabas de crear es un borrador: es tuya, no se le ha pedido nada a nadie y no se ha comprometido nada. Enviarla para su aprobación es lo que inicia el proceso, y se trata de un botón en la solicitud: «Enviar para aprobación».

1. Abra la solicitud. Cada línea necesita un precio estimado; este es el criterio para medir los umbrales de aprobación, y una línea sin precio estimado se rechaza en lugar de considerarse que no cuesta nada.
2. Pulsa Enviar para su aprobación. Las reglas deciden quién firma y en qué orden; no tienes que elegir.
3. Lee la respuesta. En ella se detallan todas las firmas que requiere la solicitud y el orden en que deben presentarse; por ejemplo: "3 firmas, en orden: 1. Shreedevi Hiremath → 2. Basavaraj Mundinamani, Registrador → 3. Jyoti Gokak, Oficial de Finanzas".
4. El estado cambia automáticamente de borrador a enviado. No existe un paso separado para "marcar como enviado", ni nunca lo hubo.

Viendo dónde se ha detenido

La solicitud incluye un panel de aprobaciones que enumera cada firma en orden: a quién corresponde, qué norma la solicita, si la firmaron o no, y la fecha límite. El nivel en el que se encuentra actualmente es el resaltado. No necesita el registro ni ninguna otra cuenta para consultarla; se encuentra en su propio registro.

Cada firma en el panel identifica a la persona, el nivel en el que firma y su puesto en el sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) por separado: «Jane Doe, firma como Jefa de Departamento (Puesto en HRMS: Oficial Técnica)». Si un nivel no puede cambiarse (ya sea porque no lo ocupa nadie o porque el empleado que lo designa ha dejado la empresa), se indica en el panel, con el motivo, y en la sección de Niveles de Aprobación. Recibirá la decisión final por correo electrónico; cada aprobador recibirá un correo electrónico cuando le corresponda.

Quién firma: la jerarquía del sistema de gestión de recursos humanos (HRMS).

Quién firma es lo que diga la regla Quién aprueba: una persona nombrada, un empleado, quien ocupe un puesto, cualquier persona con un rol, el gerente del centro de costos o la línea jerárquica; consulte Elegir quién aprueba una orden de compra o una solicitud. En una regla de línea jerárquica, una solicitud es firmada por las personas que HRMS nombra, exactamente como una orden de compra: el gerente del solicitante, luego el gerente de ese gerente, para tantos niveles como lo solicite la regla; la persona nombrada en la regla solo cuando no hay una línea jerárquica; el rol solo cuando ninguno da a nadie. Un aprobador que aún no ha iniciado sesión sigue siendo el aprobador: el nivel espera por él, el panel dice "<nombre> es el aprobador que HRMS nombra y aún no ha iniciado sesión, por lo que esto espera por él", y nadie más puede decidirlo en su lugar excepto un administrador. Vincule un usuario en su registro de empleado y aparecerá en sus Mis aprobaciones de inmediato. Consulte Quién aprueba una orden de compra y a quién se le informa → Un aprobador que aún no ha iniciado sesión.

¿Por qué una solicitud puede devolverse con el mensaje "no se requiere aprobación"?

Significa que ninguna regla lo contemplaba; todos los umbrales con los que se comparó estaban por encima de su valor, por lo que puede ordenarse de inmediato. Esa es una respuesta, no una laguna.

Un nivel que no se aplicaba

El panel de Aprobaciones muestra los nombres de las reglas en cada nivel, incluidas aquellas que no se aplicaron (marcadas como Omitidas), con el motivo en la fila correspondiente. El motivo más común es que la persona nombrada en ese nivel es quien realizó la solicitud y nadie la aprueba.

Una cadena queda fija cuando se envía.

Las firmas que requiere una solicitud se determinan una sola vez, en el momento de su envío para aprobación, según las normas y los niveles vigentes en ese momento. Modificar una norma posteriormente —añadir un nivel, cambiar un umbral, corregir quién figura en ella— no altera la cadena de firmas de nada que ya se haya enviado, ni mucho menos la de nada que ya se haya aprobado: esas firmas se otorgaron en función de lo que constaba en el registro en ese momento, y modificarlas invalidaría el historial de aprobación.

Por lo tanto, una solicitud aprobada a la que le falte un nivel esperado se mantiene sin cambios. Para ver la regla aplicada tal como está actualmente, copie la solicitud (la copia es un nuevo borrador que usted creó) y envíela para su aprobación. En el panel de aprobaciones se muestran todos los niveles de la regla.

Copiar una solicitud

Se devuelve una copia como borrador, nunca como se envió, y esto es intencional: la aprobación correspondía a la solicitud original, con el mismo valor y en la fecha en que se firmó. La copia es una nueva solicitud y se envía para su aprobación según sus propios méritos, lo cual se logra con el mismo botón "Enviar para aprobación".

Solicitar presupuestos a los proveedores

La solicitud de cotización (RFQ) convierte la requisición en un proceso de abastecimiento: se incluyen sus líneas de pedido con cantidades y precios estimados, se definen los criterios de evaluación antes de abrir cualquier respuesta y se adjuntan los proveedores registrados para la categoría de la requisición como borrador. No se envía ninguna información a un proveedor hasta que se publique el proceso.

Ordenar lo que se adjudicó por abastecimiento

Una vez adjudicado el evento de abastecimiento, haga clic en Aprobar → Orden de Compra en la solicitud, según el resultado y no según las estimaciones. El formulario se abre con la sección "Desde abastecimiento", que indica la decisión del evento, y el proveedor ya aparece con el nombre del proveedor al que se le adjudicó.

• La orden de compra se basa en los precios y cantidades adjudicados, no en los estimados en la solicitud.
• Mientras el evento aún no se haya adjudicado, se rechaza la aprobación → orden de compra y el mensaje indica el nombre del evento. Adjudique primero.
• Las partidas adjudicadas a diferentes proveedores dan lugar a una orden de compra por proveedor.
• Las líneas que el proveedor ganador no cotizó, y las líneas que nunca llegaron a la fase de abastecimiento, se asignan al proveedor que usted elija en la sección Proveedor.

Una solicitud de contratación funciona de la misma manera.

HRMS → Reclutamiento e incorporación → Solicitudes de contratación es la solicitud para un puesto. Enviar para aprobación la dirige según su costo anual, y la solicitud en sí tiene el mismo panel de aprobaciones: cada nivel en orden, con quién está ahora, quién ha firmado y cuándo.

• La persona que realizó la solicitud ve el panel correspondiente, al igual que el gerente de contratación y las personas a quienes se les pide que firmen. Nadie necesita la pantalla de Aprobaciones de Contratación para dar seguimiento a su propia solicitud.
• Ver el recorrido no da derecho a decidirlo. La aprobación y el rechazo se siguen realizando en las aprobaciones de contratación, y solo el aprobador puede determinar los niveles.
• El aprobador en cada nivel es el empleado cuyo nombre aparece en el sistema de gestión de recursos humanos (HRMS), al igual que en una solicitud. Quien aún no haya iniciado sesión mantiene el nivel hasta que se vincule con su registro de empleado; nadie más que un administrador puede decidirlo por él.
• Una persona que puede abrir todas las solicitudes de contratación de la lista solo ve las firmas de las solicitudes que le conciernen. Quienes supervisan las aprobaciones de contratación y los administradores las ven todas.
• El nivel que indica el nombre de la persona que realizó la solicitud se muestra como omitido, y la solicitud pasa al siguiente nivel en lugar de esperar una firma que nadie puede proporcionar.

La categoría salarial en una solicitud de contratación y en un puesto dentro de HRMS → Personas → Puestos, se selecciona de las categorías salariales en HRMS → Remuneración, cada una mostrada como "código - nombre". La lista de Puestos muestra la categoría salarial de cada puesto.