¿Quién aprueba una orden de compra y a quién se le informa?

La unidad organizativa que representa cada orden, los límites de aprobación de cifras en los que se basa la evaluación, quién aprueba y en qué orden, qué efecto tiene el cambio de una orden o regla en su aprobación, y las personas a las que se copia una vez aprobada.

Una regla de aprobación en Cadena de suministro → Requisiciones y pedidos → Reglas de aprobación de pedidos de compra indica qué pedidos de compra requieren aprobación (a partir de un importe determinado, opcionalmente para un proveedor o una unidad organizativa) y quién debe firmar, ya sea en un solo paso o por niveles. Un pedido cubierto no se puede recibir hasta que se hayan recibido todas las firmas. Esta guía trata sobre el pedido en sí: en qué se basa su evaluación, a quién se envía y qué sucede cuando este o sus reglas cambian.

Cada pedido tiene una unidad organizativa.

La unidad organizativa es un campo obligatorio en el nuevo formulario de pedido de compra. Determina qué reglas de aprobación se aplican, por lo que un pedido sin ella podría eludir una regla destinada a él, y eso ya no puede ocurrir.

• El campo se rellena automáticamente: con la unidad seleccionada en la barra superior, si la hay; de lo contrario, con la unidad que hayas introducido en el sistema de gestión de recursos humanos (HRMS). Modifícalo si el pedido corresponde a otra unidad.
• También se puede editar desde la página del pedido, para cualquier unidad, incluida la empresa en su conjunto.
• Cualquier otro método de pedido también incluye una copia: una copia, un pedido generado a partir de una solicitud, un pedido creado por ASK y un pedido importado. Ningún pedido se queda sin una unidad.
• Una regla de aprobación tiene su propio campo de unidad organizativa, por lo que la unidad que abarca está escrita en la regla en lugar de estar implícita.

Una regla para un centro de costos

Una regla de aprobación de órdenes de compra puede limitarse a un centro de costos con la opción "Solo para ese centro de costos". De esta forma, se aplican todas las órdenes imputadas a ese centro de costos, ya sea en la orden en sí o en cualquiera de sus líneas, y se designa a un aprobador específico; así, el responsable del centro de costos de mantenimiento firma las órdenes de mantenimiento, y nadie más.

• Deje vacío el campo "Solo para centro de costos" para una regla que cubra todos los centros de costos.
• Una regla cubre un centro de costos. Para dos centros de costos, cree dos reglas, cada una con su aprobador.
• La lista de reglas de aprobación de órdenes de compra tiene una columna de centro de costos, para que pueda ver de un vistazo qué reglas están limitadas y a qué.
• ASK puede crear estas reglas por usted, buscando el centro de costos por su código o su nombre, y le muestra la regla para que la confirme antes de guardarla.

Un pedido necesita al menos una línea con precio.

Una orden de compra no puede abrirse, enviarse para su aprobación ni recibirse hasta que tenga al menos una línea con cantidad y precio. Una orden sin líneas, o con solo una sin precio, se aprobaría sin costo alguno y se recibiría sin valor.

• Una orden de compra realizada directamente —no a partir de una solicitud— comienza como un borrador, donde usted figura como comprador. Añada las líneas y, a continuación, pulse Abrir.
• El mensaje de rechazo indica qué falta, para que sepas qué línea completar.

La aprobación comienza cuando se crea el pedido.

Una nueva orden de compra que cumple con una regla se envía para su aprobación en el momento en que se guarda. No es necesario recordar ningún botón de "Enviar" adicional, y la orden ya no queda sin procesar porque nadie la ha enviado. Los aprobadores la ven inmediatamente en "Mis aprobaciones", y el panel de "Aprobaciones" de la orden muestra quién la tiene.

Los límites de aprobación de la figura se juzgan en

Los importes de una norma de aprobación se expresan en la moneda de la empresa. Por lo tanto, una orden se evalúa según su total en la moneda de la empresa, en la columna que ahora se llama "Total en moneda de la empresa (límites de aprobación)" y que antes se denominaba "En base". Una orden de 40 000 EUR en una empresa que lleva su contabilidad en dólares se mide en dólares, al tipo de cambio vigente en la orden.

• La cifra se calcula a partir de las líneas, cada una a su propio ritmo. Nunca se introduce manualmente: cualquier intento de introducir un total en un pedido con varias líneas es rechazado y el mensaje indica que se modifique una línea.
• El panel de Aprobaciones del pedido muestra el cálculo: "Se evalúa en función de los límites de aprobación" del total en la moneda de la empresa, luego el total del propio pedido y el tipo de cambio al que se convirtió, y la unidad organizativa del pedido.
• Cambia cuando cambian las líneas, la moneda o el tipo de cambio, y solo entonces.

Las aprobaciones siguen la jerarquía del HRMS.

La opción "Quién aprueba" de una regla puede especificar una persona, un empleado, un puesto, una función, el gerente del centro de costos o la línea jerárquica (véase "Elegir quién aprueba una orden de compra o una solicitud"). Cuando se trata de la línea jerárquica, el aprobador en cada nivel es el empleado que el sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) identifica, y la regla se sigue en un orden fijo, por lo que el aprobador es la persona a la que realmente va dirigida la orden, no quien ocupe un puesto en particular.

1. La línea jerárquica del comprador en el sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) es la siguiente: su gerente en el primer nivel, el gerente de su gerente en el segundo, y así sucesivamente hasta completar tantos niveles como lo requiera la regla.
2. La persona nombrada en la regla, solo cuando el comprador no tiene una línea de reporte.
3. El rol en la regla, solo cuando ninguno de los dos primeros le da a nadie.

El hecho de que esa persona tenga una cuenta de usuario no cambia quién es el aprobador. La línea jerárquica lo decide, y nunca se cambia al aprobador por el hecho de que aún no pueda iniciar sesión. Las solicitudes de compra y las solicitudes de contratación se aprueban de la misma manera.

Los aprobadores son nombrados como personas

Siempre que se muestre una aprobación, el aprobador es la persona, con su cargo —«Jane Doe, Directora Ejecutiva»—, en lugar de un rol que luego deba consultarse. Esto se aplica a la lista de aprobaciones de la orden de compra, que tiene columnas de Cargo y Quién puede actuar, al panel de aprobaciones de la orden en sí, y a Mis aprobaciones.

Cuando una regla se basa en un cargo, se indica quién lo ostenta: «Directora Ejecutiva: Jane Doe (Directora Ejecutiva, Oficina Central)». Si hay más de tres titulares, se nombran los tres primeros «y N más»; si nadie ocupa un cargo, se indica así, lo cual es una regla que debe corregirse antes de que alguien emita una orden al respecto.

• Las reglas de aprobación de órdenes de compra, y los niveles de aprobación bajo una regla, tienen una columna "En manos de" que indica quién ocupa cada rol actualmente.
• En HRMS → Personas → Organigrama, encontrará la opción Mostrar aprobadores. Al pulsarla, se mostrarán todos los aprobadores de órdenes de compra o solicitudes, junto con la regla y el nivel de firma, así como las personas a las que se aplica la regla. El botón indica el número total de aprobadores.

Un aprobador que aún no ha iniciado sesión.

Cuando el empleado cuyo nombre aparece en el sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) aún no ha iniciado sesión, el proceso queda en espera. Esto se indica en la lista de aprobaciones de la orden de compra (en la sección «Quién puede actuar») y en el panel de aprobaciones de la orden: «Jane Doe es la persona autorizada para aprobar la orden y aún no ha iniciado sesión, por lo que el proceso queda en espera».

• Nadie más puede decidirlo en su lugar: ni el titular de la norma ni la persona nombrada en ella. Solo un administrador puede hacerlo.
• Los niveles posteriores esperan detrás de él, como ocurriría con cualquier aprobador que aún no haya tomado una decisión.

1. Proporciona al aprobador una cuenta de usuario, si no tiene ninguna, en Plataforma → Acceso → Usuarios.
2. Vincula a ese usuario en su registro de empleado en HRMS (HRMS → Personas → Empleados, Editar empleado, Inicia sesión como) y guarda. Cada inicio de sesión pertenece a un único registro de empleado, por lo que se rechazará un inicio de sesión que ya esté vinculado en otro lugar con el nombre del registro que lo contiene.
3. La aprobación aparece inmediatamente en su sección "Mis aprobaciones" y ellos la deciden. No es necesario volver a enviar ni procesar nada.

La unidad organizativa y el cambio de un orden

Un pedido cuya unidad organizativa, proveedor, moneda, tipo de cambio o líneas cambien ya no es el pedido que fue aprobado. Por lo tanto, el cambio lo redirige nuevamente, contra lo que es ahora:

• En lugar de "Guardado", la orden indica lo sucedido; por ejemplo, "La orden PO-000123 había sido aprobada, pero su unidad de negocio cambió, por lo que dicha aprobación ya no la cubre y ha vuelto a solicitar su aprobación".
• Una nueva divisa sin tipo de cambio asignado adopta el tipo de cambio registrado, y las líneas que seguían la divisa de la orden siguen la nueva. Una línea acordada en una divisa propia conserva dicho tipo de cambio.
• No se pierde nada: el panel de Aprobaciones conserva el enrutamiento anterior en "Enrutamiento anterior: apartado cuando el documento cambió o fue rechazado".

Modificación de una regla de aprobación

Una regla modificada hoy se aplica hoy mismo a todos los pedidos pendientes de decisión. Si se cambia el aprobador, los niveles, el importe o la unidad organizativa de una regla, o si se elimina, todos los pedidos de compra abiertos que aún esperan aprobación se procesarán de nuevo según las reglas vigentes. No es necesario buscar esos pedidos ni volver a enviarlos.

• Las solicitudes que había realizado la regla anterior no se eliminan. Permanecen en el historial de aprobación de la orden, marcadas como "Retirada: la regla de aprobación" con el nombre de la regla y "modificada".
• Los pedidos que ahora están sujetos a la normativa, y que antes no lo estaban, se envían para su aprobación.
• Las órdenes ya aprobadas permanecen aprobadas. El cambio no afecta a una decisión ya tomada.
• El mensaje que aparece al guardar la regla enumera los pedidos que se volvieron a enrutar.
• No se copia nada: las órdenes son las mismas, redirigidas de nuevo.

Una copia se juzga como un nuevo orden.

Al copiar una orden de compra (o una solicitud, cotización, pedido de venta o factura), cada línea y el total se calculan en la moneda de la empresa exactamente igual que un documento nuevo. De esta manera, la copia se envía a los mismos aprobadores que el original, en lugar de quedar fuera del límite de aprobación por un total de cero.

¿A quién se le informa cuando se aprueba?

Cada regla de aprobación tiene una lista de destinatarios: las personas a quienes se les notifica cuando se aprueba un pedido bajo esa regla y el motivo. Así es como el gerente del solicitante, el departamento de finanzas, la unidad a la que van destinados los bienes o el proveedor se enteran de que el pedido puede seguir adelante.

• El motivo por el que se incluyen en la copia está escrito junto a cada uno ("Paga la factura") y se imprime junto a su nombre en el pedido y en el mensaje.
• Antes de que se apruebe la orden, su panel de aprobaciones indica quiénes recibirán una copia. Posteriormente, indica quiénes recibieron la copia, cuándo y si el mensaje se envió, se retuvo o se suprimió.
• Una copia lo explica; no pide a nadie que firme y no da acceso a la orden.