Aprobar un presupuesto antes de que se envíe.

Las normas de aprobación de presupuestos determinan qué presupuestos deben revisarse antes de enviarlos al cliente, y quién debe hacerlo. Un presupuesto aprobado se envía y se aprueba.

Algunos presupuestos no deben enviarse hasta que alguien los haya revisado: uno de gran importe, uno con un descuento importante, uno para un cliente específico. En CRM → Ventas → Reglas de aprobación de presupuestos se especifica cuáles y quién los revisa. Un presupuesto que no esté cubierto por ninguna regla se envía tal cual.

Establecer una regla

1. Abra CRM → Ventas → Reglas de aprobación de cotizaciones y pulse Nuevo.
2. Asígnale un código, un nombre y un orden: se aplicarán todas las reglas que coincidan con una cotización, y los números más bajos recogerán sus firmas primero.
3. Indica qué cotizaciones abarca. Se aplica desde el importe es el total de la cotización en la moneda de la empresa (0 significa todas las cotizaciones). Se aplica desde un descuento de (%) es el mayor descuento en cualquier línea; déjalo en blanco cuando los descuentos no afecten a esta regla. Solo para clientes y unidades organizativas. Especifica aún más.
4. Elija quién aprueba: Cualquier persona que ocupe un puesto; La línea jerárquica del solicitante (HRMS), con cuántos niveles superiores en la línea jerárquica (1 es el gerente del solicitante, hasta 5); o Una persona designada.
5. Establezca la fecha de vencimiento en (horas) si la aprobación debe realizarse antes de una hora, marque Activo y guarde.

Cuando varias reglas coinciden con una cita, cada una se convierte en un nivel propio, recopilado en su Orden.

Enviar, aprobar y enviar

1. En una cotización que esté cubierta por una regla, pulse Enviar para su aprobación.
2. Los aprobadores lo ven en Mis aprobaciones y en CRM → Ventas → Aprobaciones de cotizaciones, cada uno por turno. Lo aprueban o lo rechazan con una razón; la persona que lo planteó necesita saber qué cambiar.
3. Una vez que se hayan aprobado todos los niveles, pulse Enviar para entregárselo al cliente y, a continuación, Aceptar → realizar el pedido como de costumbre.

• Hasta que todos los aprobadores no hayan firmado, no se puede enviar un presupuesto ni convertirlo en un pedido.
• La sección de Aprobaciones de Cotizaciones enumera cada firma: la cotización, el cliente, el importe, el mayor descuento, el nivel, el aprobador y su puesto en el sistema de gestión de recursos humanos (HRMS), el motivo de la solicitud, la norma, quién la planteó, la fecha de vencimiento y su estado.
• Una cotización que no está cubierta por ninguna regla no requiere paso de aprobación: Enviar para aprobación responde que no está cubierta por ninguna regla y Enviar funciona de inmediato.