Mis aprobaciones

Cada orden de compra, solicitud o cotización que espera su firma, se decide sin necesidad del módulo al que pertenece.

Cuando una regla de aprobación te envía una orden de compra o una solicitud de compra (ya sea por tu nombre, tu cargo o tu jerarquía), tú decides si tus funciones te dan acceso a la cadena de suministro. Un responsable financiero al que se le pide que firme una orden de compra no necesita, ni se le proporcionan, las pantallas de compras necesarias para hacerlo.

• Un contador naranja en la barra superior ("2 aprobaciones") aparece cuando hay algo pendiente y abre la sección "Mis aprobaciones". Allí también encontrarás el enlace al correo electrónico de aprobación.
• Cada aprobación muestra para qué sirve, el proveedor, el importe, el nivel en el que usted firma, quién la emitió y cuándo; abra una para ver sus líneas y quién ha firmado antes que usted.
• Aprobar o rechazar con una razón: el solicitante necesita saber qué cambiar, por lo que un rechazo sin una razón es inaceptable.
• Solo se muestran las aprobaciones cuya decisión le corresponde a usted. Una vez que el nivel 1 haya tomado una decisión, aparecerá una firma de nivel 2 en espera de la del nivel 1.
• Debajo de la lista, verás lo que te ha sido asignado en un nivel posterior y que aún no te corresponde, con el nivel y la persona que lo está procesando. No se puede tomar ninguna decisión desde ahí; la información se incluye para que ningún documento que te sea enviado parezca extraviado.
• Cada aprobación identifica al aprobador con su nombre y cargo: «Jane Doe, Directora Ejecutiva». El aprobador es el empleado que el sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) designa, y solo esa persona tiene la potestad de decidir: ninguna aprobación le llega en nombre de otra persona.
• Si acaba de recibir las credenciales de acceso (las que aparecen en su expediente de empleado), las aprobaciones pendientes se mostrarán aquí de inmediato. No es necesario volver a enviar nada.

En cualquier pantalla, a cualquier tamaño.

El contador de aprobaciones se muestra en la barra superior, independientemente del tamaño de la pantalla (tanto en portátiles y tabletas como en monitores grandes). Desde allí, siempre se puede acceder a "Mis aprobaciones". Si aún no hay nada pendiente, pero algo está en camino, la barra lo indica: "2 aprobaciones en camino".

Correos electrónicos

• Cada aprobador recibe un correo electrónico cuando le llega su turno, no antes, mientras los niveles anteriores aún están decidiendo.
• A la persona que realizó la solicitud se le envía por correo electrónico la decisión final: aprobada o rechazada, con el motivo correspondiente.

Leyendo el registro de aprobación

Cada firma identifica a la persona, su nivel jerárquico y su cargo en el sistema de gestión de recursos humanos (HRMS), manteniéndose separadas para evitar confusiones: «Jane Doe, firma como Jefa de Departamento (cargo en HRMS: Oficial Técnica)». El nivel jerárquico es el que exige la norma; el cargo en HRMS es el puesto que desempeña la persona.

Un nivel que no se puede modificar indica el motivo, tanto en la solicitud como en Cadena de suministro → Control de compras → Niveles de aprobación; por ejemplo, porque nadie ocupa el puesto que indica o porque el empleado mencionado ya no trabaja allí. Corrija el nivel o el puesto; la solicitud no se queda en suspenso.

Citas también

Cuando una cotización está sujeta a una regla de aprobación, las firmas se añaden a Mis aprobaciones de la misma manera. Consulte Aprobar una cotización antes de enviarla.