إنشاء سجل

النماذج، والحقول المطلوبة، ومصدر خيارات القائمة المنسدلة، وكيفية حصول المستند على رقمه.

تحتوي القائمة التي تقبل سجلات جديدة على زر رئيسي في شريط الأدوات الخاص بها. ما يفتح هو نموذج: حقول مع تسميات، والحقول المطلوبة مُعلّمة، وتلميحات حيث لا تكون القاعدة واضحة من التسمية.

• يبدأ الحقل ذو القيمة الافتراضية عند هذه القيمة في سجل جديد، لذا يمكنك رؤية القيمة التي سيتم حفظها عند ترك الحقل فارغًا (تبدأ دورة تدريبية جديدة بـ "بوتيرة ذاتية، ساعة واحدة") ويمكنك تغييرها قبل الحفظ. لا يتم تعيين قيمة افتراضية للتعديل أبدًا.
• تُزال المسافات قبل وبعد رمز السجل واسمه عند الحفظ، ويتم رفض رمز موجود بالفعل في سجل آخر، بغض النظر عن حالة الأحرف، عند تسمية الحقل والقيمة: "دورة تدريبية برمز QA-TC-02 موجودة بالفعل. استخدم رمزًا مختلفًا."
• يحدد التأكيد السجل: رقم المستند الخاص به، أو ما هو عليه ورمزه ("تم إنشاء دورة التدريب QA-TC-06").

خطوط تملأ نفسها

عند طلب شراء أو عرض سعر أو أمر بيع، يؤدي اختيار الصنف في سطر إلى تحديد وحدته وسعره المبدئي: وحدة تخزين الصنف، وتكلفته القياسية للشراء (أو سعر القائمة في حال عدم وجود سعر محدد)، وسعر القائمة للبيع. يمكن تعديل كلا الخيارين. عند تغيير الصنف، يتم تعديلهما تبعًا لذلك، إلا إذا أدخلت قيمة خاصة بك، والتي تُحفظ.

من أين تأتي الخيارات في القائمة المنسدلة؟

من المهم معرفة الفرق عندما تكون قيمة مطلوبة مفقودة. قيمة التكوين المفقودة هي مهمة إدارية تستغرق خمس دقائق. أما قيمة البحث المفقودة فتعني أن السجل الذي تشير إليه لم يُنشأ بعد.

لا تعرض أي قائمة منسدلة إلا القيم التي يمكن أن يحتويها السجل فعلياً. ولا يتم عرض أي خيار يُرفض عند الحفظ، لذا فإن الاختيار من القائمة آمن دائماً.

البحث في قائمة منسدلة طويلة

يمكن البحث في قائمة منسدلة تحتوي على أكثر من ثمانية خيارات - في النماذج، وفي الحقول المخصصة، وفي محدد الأعمدة في شريط التصفية.

• ابدأ الكتابة وستتقلص القائمة لتقتصر على الخيارات التي تحتوي على ما كتبته.
• تتحرك الأسهم لأعلى ولأسفل عبر ما تبقى؛ ويؤدي الضغط على مفتاح الإدخال إلى تحديد الخيار المميز؛ ويؤدي الضغط على مفتاح الهروب إلى إغلاق القائمة دون تغيير أي شيء.
• يؤدي وضع علامة × في المربع إلى مسح الخيار.

الحقول التي تظهر فقط عند انطباقها

بعض الحقول لا تظهر إلا بعد إجابة أخرى. أما الحقول التي لا تحتاج إلى تعبئتها، فهي غير موجودة في النموذج.

عندما تكون القيمة في شكل خاطئ

يتم تسمية القيمة التي لا يمكن إدخالها في حقل ما، مع ذكر الحقل وما يقبله الحقل - على سبيل المثال "التطبيق: "APL-000015" غير صالح هنا - فهو يقبل اختيارًا من القائمة" - ويتم وضع علامة على الحقل في النموذج، حتى تعرف المربع الذي يجب تصحيحه.

• حقل البريد الإلكتروني يتطلب عنوانًا: "البريد الإلكتروني ليس عنوان بريد إلكتروني صالحًا. أدخل عنوانًا مثل name@company.com".
• يأخذ حقل الهاتف أو الجوال رقم هاتف فقط: أرقام، +، مسافات، الأحرف - ( ) . / ورقم داخلي.
• الحقل الذي يشير إلى سجل آخر، مثل طلب عرض جديد، هو قائمة اختيار: اختر السجل بدلاً من كتابة رقمه.

خطوط الشبكة داخل نموذج

تتضمن المستندات المكونة من رأس وسطور جدولًا في نموذج الإنشاء. أضف صفوفًا، واختر الحساب أو البند لكل صف، وسيتم تحديث المجموع التراكمي أثناء الكتابة. لن يتم حفظ دفتر اليومية إلا إذا تساوى رصيده المدين مع رصيده الدائن - الشيك موجود في خدمة الترحيل، وليس على الشاشة، لذا يبقى الدفتر كما هو عند وصوله.

ما الذي سيحتاجه هذا المجال؟

يتم التحقق من كل رقم وتاريخ في كل نموذج وجدول بيانات وفقًا لمجموعة واحدة من القواعد، في المتصفح أثناء الكتابة، ومرة أخرى على الخادم عند الحفظ، بحيث تبقى القاعدة سارية بغض النظر عن طريقة وصول السجل - سواءً من وحدة التحكم، أو عملية استيراد، أو ASK، أو واجهة برمجة التطبيقات المنشورة. يتحول لون الحقل الذي يخالف إحدى القواعد إلى اللون الأحمر مع كتابة القاعدة أسفله، ولن يتم حفظ النموذج حتى يتم تصحيحه.

الأرقام التي تحمل إشارة بطبيعتها - مثل مبالغ القيود اليومية، والأرصدة، والفروقات، وتسويات المخزون، وإعادة التقييم، ودرجات الحرارة - تحتفظ بإشارتها. كما تحتوي قاعدة البيانات على أهم هذه القواعد، لذا فإن أي قيمة تجاوزت الفحص ستُرفض مع ذلك، بنفس العبارة الواضحة بدلاً من اسم القيد.

تم تضييق نطاق الخيارات بناءً على ما اخترته أعلاه

القائمة المنسدلة التي تعتمد على حقل آخر لا تعرض إلا ما يخصه. عند اختيار موقع في طلب شراء، فإن خيار "التسليم إلى المستودع" يعرض المستودعات الموجودة في ذلك الموقع فقط؛ وعند اختيار مستودع، يعرض خيار "الحاوية" حاوياته فقط. اختر المستودع أولاً، وسيتم ملء الموقع تلقائيًا. عند تغيير الموقع، سيتم حذف أي مستودع غير موجود، وبالتالي لا يمكن أن يحتوي السجل على تركيبة غير موجودة لدى المؤسسة.

• التسلسل التنظيمي: الشركة → وحدة الأعمال → الموقع → المستودع → الصندوق، بناءً على طلبات الشراء، وأوامر الشراء، وعروض الأسعار، وأوامر البيع، والتسليمات، وحركة البضائع، وعمليات الجرد الدوري، وشاشات المستودع.
• تُستمد مراكز التكلفة والربح والمواقع والمستودعات من الشركة ووحدة الأعمال التابعة للسجل. يُرفض إدراج مركز تكلفة تابع لوحدة أخرى - مثل مركز تكلفة المستشفى في وثيقة جامعية - مع ذكر اسمي الوحدتين. كما يُرفض إدراج أي مركز تكلفة مغلق أو محظور.
• اتصال من العميل المختار؛ موقع المورد أو أمر الشراء أو العقد من المورد المختار؛ مقابلة أو خطة رعاية من المريض المختار؛ أمر عمل من العميل المختار؛ حزمة عمل من المشروع المختار؛ مسار أو قائمة مواد من العنصر المختار.
• في شبكة الخطوط، يتم تضييق نطاق مستودع أو صندوق الخط بواسطة المستند الموجود أعلاه.
• عندما لا يتطابق أي شيء مع الخيار أعلاه، يشير الحقل إلى ذلك بدلاً من عرض قائمة فارغة بدون أي تفسير.

يقوم الخادم بتطبيق نفس الاختبار على كل عملية حفظ، بغض النظر عن الشاشة أو الاستيراد أو التكامل الذي جاء من خلاله السجل، ويرفض أي تركيبة تتجاوز الشركات أو وحدات الأعمال.

حدود تعتمد على سجلات أخرى

لا يمكن الحكم على بعض القواعد من خلال النموذج وحده، لأنها تعتمد على ما حدث بالفعل. يتم التحقق منها عند الحفظ أو النشر أو الموافقة، ويوضح الرفض الحد الأقصى المسموح به ومقدار التجاوز.

رقم المستند

سواءً أدخلت الرقم بنفسك أو خصصته لك المنصة، فهذا يعتمد على الإعدادات، لكل نوع مستند، ولكل شركة:

• النظام يقوم بترقيمها - المنصة ترفض الرقم الذي تقدمه.
• إدخال الرقم يدويًا - يصبح الرقم حقلًا مطلوبًا في النموذج.
• إما أن يفوز الرقم الذي تدخله، أو يتم توليد رقم عشوائي.

تُرسل البيانات الرئيسية عبر إدخال يدوي (الصنف، المورد، العميل، الموظف، المريض، الأصل، حساب دفتر الأستاذ العام)، بينما تُرسل بيانات المعاملات عبر النظام. ويمكن تغيير أيٍّ منهما. الأرقام فريدة لكل شركة، وليست عامة - فأول طلب شراء لكل شركة هو PO-000001.

يتبع النموذج إعدادات الشركة. عندما يُنشئ النظام النطاق تلقائيًا، لا يُطلب إدخال رقم في الحقل: يظهر للقراءة فقط، ويُكتب عليه "مُخصص" عند الحفظ، ويُملأ تلقائيًا عند الحفظ. أما عند إدخاله يدويًا، فيكون الحقل إلزاميًا. في الحالتين، يكون الحقل اختياريًا، ويُرقّم الحقل الفارغ. تُمنح الشركة التي ليس لديها نطاق مُحدد لمستند ما نطاقًا عند ترقيم ذلك المستند لأول مرة، ويُنسخ هذا النطاق من الشركة الأم (أو شركة أخرى) التي يبدأ عدادها من 1.

في أي وحدة يقع الرقم القياسي

يُضاف السجل الجديد تلقائيًا إلى وحدة العمل المُحددة في الشريط العلوي، ويمكن تعديل هذه الوحدة في السجل نفسه. إذا كنت تعمل في وحدة واحدة في أغلب الأحيان، فاجعلها الوحدة الافتراضية في تفضيلاتك، وتوقف عن الإجابة على السؤال.