الموافقة على عرض الأسعار قبل إرساله
تحدد قواعد الموافقة على عروض الأسعار العروض التي يجب على شخص ما مراجعتها قبل إرسالها إلى العميل، ومن هو هذا الشخص. يتم تقديم عرض الأسعار المشمول بالموافقة، ثم الموافقة عليه، ثم إرساله.
بعض عروض الأسعار لا يجب إرسالها قبل مراجعتها: العروض الكبيرة، أو تلك التي تتضمن خصمًا كبيرًا، أو تلك المخصصة لعميل معين. يُحدد قسم "قواعد الموافقة على عروض الأسعار" في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) - قسم "المبيعات" - الجهة المسؤولة عن مراجعتها. أما عروض الأسعار التي لا تخضع لأي قاعدة، فتُرسل كما هي.
وضع قاعدة
- افتح نظام إدارة علاقات العملاء → المبيعات → قواعد الموافقة على عروض الأسعار واضغط على جديد.
- أعطها رمزًا واسمًا وترتيبًا: كل قاعدة تتطابق مع الاقتباس تنطبق، والأرقام الأقل تجمع توقيعاتها أولاً.
- حدد عروض الأسعار التي يشملها. ينطبق المبلغ الإجمالي لعرض السعر بعملة الشركة (0 يعني جميع عروض الأسعار). ينطبق الخصم بنسبة مئوية (%)، وهو أكبر خصم على أي بند؛ اتركه فارغًا عندما لا تؤثر الخصومات على هذه القاعدة. ينطبق فقط على العميل والوحدة التنظيمية لتضييق نطاقها.
- اختر من يوافق: أي شخص يشغل منصبًا؛ خط الإبلاغ الخاص بالجهة الطالبة (نظام إدارة الموارد البشرية)، مع عدد المستويات في خط الإبلاغ (1 هو مدير الجهة الطالبة، حتى 5)؛ أو شخص معين.
- حدد وقت الاستحقاق (بالساعات) إذا كان يجب إتمام الموافقة في وقت محدد، ثم حدد "نشط" واحفظ.
| القاعدة | ما يفعله |
|---|---|
| ابتداءً من مبلغ 500,000 | كل عرض سعر بقيمة 500,000 أو أكثر بعملة الشركة يحتاج إلى موافقة. |
| خصم يبدأ من 15% | أي عرض أسعار يتضمن بندًا مخفضًا بنسبة 15٪ أو أكثر يحتاج إلى موافقة، بغض النظر عن قيمته. |
| لعميل واحد فقط | كل عرض سعر لهذا العميل يحتاج إلى موافقة. |
عندما تتطابق عدة قواعد مع اقتباس واحد، يصبح كل منها مستوى خاصاً به، يتم تجميعها في ترتيبها.
الشخص المُسمى الذي لم يُسجل دخوله بعد هو المُعتمد: عرض الأسعار ينتظره. اربط المستخدم بسجله الوظيفي (يسجل الدخول باسم) وسيظهر في قسم "موافقاتي".
تقديم الطلب والموافقة عليه وإرساله
- في عرض الأسعار الذي يغطيه أحد القواعد، اضغط على "إرسال" للموافقة.
- يطّلع المُعتمدون على الموافقة في قسم "موافقاتي"، وفي قسم "إدارة علاقات العملاء" ← "المبيعات" ← "موافقات عروض الأسعار"، كلٌّ بدوره. يُقرّون أو يرفضون مع ذكر السبب، إذ يحتاج الشخص الذي طرح الطلب إلى معرفة التغييرات المطلوبة.
- بمجرد موافقة جميع المستويات، اضغط على إرسال لتسليمها إلى العميل، ثم اضغط على قبول → الطلب كالمعتاد.
- إلى أن يوقع كل موافق، لا يمكن إرسال عرض الأسعار المغطى، ولا يمكن تحويله إلى طلب شراء.
- تتضمن قائمة الموافقات على عروض الأسعار كل توقيع: عرض الأسعار، والعميل، والمبلغ، وأكبر خصم، والمستوى، والموافق ومنصبه في نظام إدارة الموارد البشرية، وسبب طلب الموافقة، والقاعدة، ومن قام بإعدادها، وموعد استحقاقها وحالتها.
- لا توجد خطوة موافقة على عرض الأسعار الذي لا تغطيه أي قاعدة: إرسال الإجابات للموافقة التي تفيد بأنه لا توجد قاعدة تغطيه، ثم يتم الإرسال مباشرة.
تُمنح قواعد الموافقة على عروض الأسعار وموافقات عروض الأسعار لكل دور على حدة، تمامًا كما هو الحال في أي شاشة أخرى. ولا يتطلب اتخاذ قرار الموافقة أي صلاحيات إضافية في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، حيث يتم ذلك من خلال قسم "موافقاتي".