إرسال طلب للموافقة

كيف يخرج طلب الشراء من حالة المسودة، ومن يوقع عليه، وكيفية معرفة أين توقف.

الطلب الذي قمتَ بتقديمه للتو هو مسودة: إنه خاص بك، ولم يُطلب من أحد أي شيء، ولم يتم الالتزام بأي شيء. إرساله للموافقة هو ما يبدأ العملية، وهو زر موجود على الطلب - إرسال للموافقة.

1. افتح طلب الشراء. كل بند يحتاج إلى سعر تقديري؛ هذا هو ما يتم قياس عتبات الموافقة عليه، ويتم رفض البند الذي لا يحتوي على سعر تقديري بدلاً من اعتباره بلا تكلفة.
2. اضغط على "إرسال" للموافقة. تحدد القواعد من يوقع وبأي ترتيب - لا يُطلب منك الاختيار.
3. اقرأ الإجابة. فهي تحدد كل توقيع مطلوب في الطلب والترتيب الذي تأتي به، على سبيل المثال "3 توقيعات، بالترتيب: 1. شريديفي هيريمات → 2. باسافاراج مونديناماني، المسجل → 3. جيوتي جوكاك، المسؤول المالي".
4. تنتقل الحالة من مسودة إلى مُرسَل تلقائيًا. لا توجد خطوة "وضع علامة كمُرسَل" منفصلة، ولم تكن موجودة أصلًا.

رؤية أين توقف الأمر

يحتوي طلب الموافقة نفسه على لوحة الموافقات التي تُفصّل كل توقيع بالترتيب: اسم المُوقّع، والقاعدة التي طلبت التوقيع، وما إذا كان قد وقّع، وتاريخ استحقاقه. المستوى الحالي للطلب هو المستوى المُظلّل. لا تحتاج إلى حساب المُسجّل أو أي حساب آخر لقراءته، فهو مُسجّل في ملفك الشخصي.

كل توقيع على اللوحة يُحدد اسم الشخص، ومستوى صلاحياته، ومنصبه في نظام إدارة الموارد البشرية بشكل منفصل - على سبيل المثال: "جين دو، تُوقع بصفتها رئيسة قسم (منصبها في نظام إدارة الموارد البشرية: مسؤولة فنية)". أما المستويات التي لا يمكن تغييرها - إما لعدم وجود شاغل لمنصبها، أو لرحيل الموظف المُوقع عليه - فيُشار إلى ذلك على اللوحة، مع ذكر السبب، وفي قسم مستويات الموافقة. يتم إرسال القرار النهائي إليك عبر البريد الإلكتروني؛ كما يتم إرسال بريد إلكتروني لكل مُعتمد عند حلول دوره.

من يوقع: التسلسل الهرمي لنظام إدارة الموارد البشرية

يُحدد من يُوقع على الطلب وفقًا لما هو منصوص عليه في قاعدة "من يُوافق" - شخص مُعين، أو موظف، أو أي شخص يشغل منصبًا، أو أي شخص له دور، أو مدير مركز التكلفة، أو المسؤول المباشر؛ راجع قسم "اختيار من يُوافق على أمر الشراء أو طلب الشراء". في قاعدة المسؤول المباشر، يُوقع على طلب الشراء الأشخاص الذين يُحددهم نظام إدارة الموارد البشرية، تمامًا كما هو الحال مع أمر الشراء: مدير مقدم الطلب، ثم مدير مديره، وذلك لعدد المستويات التي تتطلبها القاعدة؛ والشخص المُعين في القاعدة فقط في حال عدم وجود مسؤول مباشر؛ والمسؤول فقط في حال عدم تحديد أي شخص. يُعتبر المُوافق الذي لم يُسجل دخوله بعد هو المُوافق - ينتظر المستوى موافقته، وتُشير اللوحة إلى أن "<الاسم> هو المُوافق الذي يُحدده نظام إدارة الموارد البشرية ولم يُسجل دخوله بعد، لذا فإن هذا الطلب ينتظر موافقته"، ولا يُمكن لأي شخص آخر اتخاذ القرار نيابةً عنه باستثناء المسؤول الإداري. اربط المستخدم بسجله الوظيفي وسيظهر ذلك في "موافقاتي" فورًا. راجع قسم "من يُوافق على أمر الشراء، ومن يتم إبلاغه" ← مُوافق لم يُسجل دخوله بعد.

لماذا قد يعود طلب الشراء بعبارة "لا يلزم الحصول على موافقة"؟

هذا يعني أنه لا توجد قاعدة تغطيه – فكل عتبة تم قياسه بناءً عليها كانت أعلى من قيمته، لذا يمكن طلبه مباشرةً. هذه إجابة، وليست ثغرة.

مستوى لم يكن ينطبق

تعرض لوحة الموافقات جميع المستويات المذكورة في القاعدة، بما في ذلك أي مستوى لم ينطبق - مُعلّم بـ "مُتجاوز" - مع ذكر السبب في السطر. والسبب الأكثر شيوعًا هو أن الشخص المذكور في ذلك المستوى هو من قدّم الطلب، ولا أحد يوقع عليه.

تُصبح السلسلة ثابتة عند إرسالها

تُحدد التوقيعات المطلوبة لطلب الشراء مرة واحدة فقط، لحظة إرساله للموافقة، وفقًا للقواعد والمستويات السارية آنذاك. إن تغيير أي قاعدة لاحقًا - كإضافة مستوى، أو تعديل عتبة معينة، أو تصحيح اسم الشخص المذكور - لا يُغير من سلسلة أي شيء تم إرساله مسبقًا، ولا يُغير أبدًا من سلسلة أي شيء تمت الموافقة عليه: فقد مُنحت تلك التوقيعات بناءً على ما ورد في السجل في حينه، وتغييرها سيجعل سجل الموافقة غير صحيح.

لذا، يبقى طلب الشراء الموافق عليه والذي يفتقر إلى مستوى كنت تتوقعه كما هو. للاطلاع على تطبيق القاعدة كما هي عليه اليوم، انسخ طلب الشراء - النسخة هي مسودة جديدة أنشأتها أنت - وأرسلها للموافقة. تعرض لوحة الموافقات جميع مستويات القاعدة.

نسخ طلب شراء

تُعاد النسخة كمسودة، وليس كما تم تقديمها، وهذا مقصود: فالموافقة كانت على الطلب الأصلي، بنفس القيمة وفي تاريخ التوقيع. أما النسخة فهي طلب جديد، ويتم إرسالها للموافقة بناءً على مزاياها الخاصة - وهو نفس زر "إرسال للموافقة".

طلب عروض أسعار من الموردين

يحوّل طرح استفسار (RFQ) طلب الشراء إلى عملية توريد: حيث تُنقل بنوده بكمياتها وأسعارها التقديرية، وتُعلن معايير التقييم قبل فتح أي رد، ويُرفق الموردون المسجلون لفئة طلب الشراء كمسودة. ولا يُرسل أي شيء إلى المورد إلا بعد نشر العملية.

طلب ما تم منحه من مصادر

بمجرد ترسية عقد التوريد، قم بالموافقة على أوامر الشراء بناءً على النتيجة وليس بناءً على التقديرات. سيظهر النموذج في البداية مع تحديد قرار التوريد، وسيتم ملء حقل "المورد" مسبقًا بالمورد الذي تم ترسية العقد عليه.

• أمر الشراء يتم بالأسعار والكميات الممنوحة، وليس بالأسعار والكميات المقدرة في طلب الشراء.
• على الرغم من عدم منح الموافقة على الحدث بعد، إلا أن طلب الموافقة على أمر الشراء مرفوض، والرسالة تشير إلى الحدث. امنحه أولاً.
• تُمنح العقود لموردين مختلفين، مما يعني إصدار أمر شراء واحد لكل مورد.
• يتم إرسال المنتجات التي لم يقدمها المورد الفائز في عرض الأسعار، والمنتجات التي لم يتم البحث عنها مطلقًا، إلى المورد الذي تختاره في قسم الموردين.

يتم تنفيذ طلب التوظيف بنفس الطريقة

نظام إدارة الموارد البشرية ← التوظيف والتأهيل ← طلبات التوظيف هي طلبات شغل الوظائف. يتم توجيه الطلبات للموافقة عليها حسب تكلفتها السنوية، ويحمل الطلب نفسه نفس لوحة الموافقات: كل مستوى بالترتيب، والجهة التي يتعامل معها حاليًا، ومن وقّع عليه ومتى.

• يرى الشخص الذي قدم الطلب اللوحة الخاصة به، وكذلك مدير التوظيف والأشخاص المطلوب منهم التوقيع. لا يحتاج أي شخص إلى شاشة الموافقات على التوظيف لمتابعة طلبه.
• لا يمنح الاطلاع على السجل الحق في اتخاذ القرار. لا تزال الموافقة والرفض تتمان في إطار الموافقات على التوظيف، ويقتصر ذلك على المُعتمد الذي يحدد مستوى الوظيفة.
• يُعتبر اسم الموظف في نظام إدارة الموارد البشرية هو المُعتمد في كل مستوى، كما هو الحال في طلبات التوظيف. ويحتفظ الموظف الذي لم يُسجّل دخوله بعدُ بهذا المستوى إلى حين ربط حسابه بسجل الموظف؛ ولا يُمكن لأحد اتخاذ القرار نيابةً عنه سوى المسؤول الإداري.
• حتى الشخص الذي قد يفتح جميع طلبات التوظيف في القائمة لا يرى سوى التوقيعات الخاصة بالطلبات التي تخصه. أما المشرفون على الموافقات على التوظيف، والمسؤولون الإداريون، فيرون جميع التوقيعات.
• يتم عرض المستوى الذي يحدد الشخص الذي قدم الطلب على أنه تم تخطيه، وينتقل الطلب إلى المستوى التالي بدلاً من انتظار توقيع لا يمكن لأحد تقديمه.

يتم اختيار الدرجة الوظيفية في طلب التوظيف، وفي أي وظيفة ضمن نظام إدارة الموارد البشرية ← الأفراد ← الوظائف، من بين الدرجات الوظيفية المتاحة ضمن نظام إدارة الموارد البشرية ← التعويضات، حيث يظهر كل منها برمز "الاسم والرمز". وتعرض قائمة الوظائف الدرجة الوظيفية لكل وظيفة.