موافقاتي

كل طلب شراء أو طلب شراء أو عرض أسعار ينتظر توقيعك، ويتم اتخاذ القرار بشأنه دون الحاجة إلى الوحدة التي ينتمي إليها.

عندما تُحيل قاعدة الموافقة أمر شراء أو طلب شراء إليك - سواءً بالاسم، أو بحسب منصبك، أو عبر التسلسل الإداري - فإن لك الحق في تحديد ما إذا كانت صلاحياتك ستفتح سلسلة التوريد أم لا. ولا يحتاج مسؤول الشؤون المالية المطلوب منه توقيع أمر شراء، ولا يُمنح، شاشات الشراء اللازمة لذلك.

• يظهر عداد برتقالي اللون في الشريط العلوي ("موافقتان") كلما كان هناك شيء ينتظرك، ويفتح قسم "موافقاتي". كما يتم ربط بريد الموافقة الإلكتروني بهذا القسم أيضًا.
• يوضح كل اعتماد الغرض منه، والمورد، والمبلغ، والمستوى الذي توقع عليه، ومن قام بإعداده ومتى؛ افتح أحدها لرؤية بنوده ومن وقع عليه قبلك.
• الموافقة أو الرفض مع ذكر السبب - يحتاج مقدم الطلب إلى معرفة ما يجب تغييره، لذلك يتم رفض الطلب بدون سبب.
• لا تظهر إلا الموافقات التي يحين دورك في اتخاذها. يظهر توقيع المستوى الثاني في انتظار موافقة المستوى الأول بمجرد أن يتخذ المستوى الأول قراره.
• يُظهر لك ما يلي، أسفل القائمة، ما تم تخصيصه لك في مستوى لاحق، ولم يحن دورك بعد - مع تحديد المستوى والشخص الذي ينتظره. لا يمكن اتخاذ أي قرار بعد ذلك؛ فهي موجودة حتى لا يبدو المستند المُوجّه إليك مفقودًا أبدًا.
• يُحدد كل اعتماد اسم المُعتمد، مع ذكر منصبه - "جين دو، الرئيسة التنفيذية". المُعتمد هو الموظف الذي يُحدده نظام إدارة الموارد البشرية، وهو الشخص الوحيد الذي يتخذ القرار: لا يصلك الاعتماد أبدًا نيابةً عن شخص آخر.
• إذا تم منحك للتو بيانات تسجيل الدخول - تسجيل الدخول كما هو مُحدد في سجل الموظف الخاص بك - ستظهر الموافقات التي تنتظرك هنا فورًا. لا داعي لإرسال أي شيء مرة أخرى.

على أي شاشة، بأي حجم

يظهر عدد الموافقات في الشريط العلوي على جميع أحجام الشاشات - سواءً على الكمبيوتر المحمول أو الجهاز اللوحي أو الشاشة الكبيرة - ويمكنك الوصول إلى قسم "موافقاتي" من خلاله. عندما لا يكون هناك أي شيء في انتظارك بعد، ولكن هناك شيء في طريقه إليك، يُشير الشريط إلى ذلك: "موافقتان قادمتان".

رسائل البريد الإلكتروني

• يتم إرسال بريد إلكتروني إلى كل مُوافق عندما يحين دوره - وليس قبل ذلك، بينما لا تزال المستويات السابقة تتخذ قراراتها.
• يتم إرسال القرار النهائي عبر البريد الإلكتروني إلى الشخص الذي قدم الطلب: الموافقة أو الرفض مع ذكر السبب.

قراءة سجل الموافقة

يُحدد كل توقيع اسم الشخص، ومستوى وظيفته، ومنصبه في نظام إدارة الموارد البشرية، مع الفصل بينها لتجنب الخلط بينها: "جين دو، تُوقع بصفتها رئيسة قسم (منصبها في نظام إدارة الموارد البشرية: مسؤولة فنية)". المستوى هو ما تنص عليه القاعدة؛ أما منصبها في نظام إدارة الموارد البشرية فهو الوظيفة التي تشغلها.

يُوضح المستوى غير القابل للتغيير سبب ذلك في طلب الشراء نفسه، وفي قسم "سلسلة التوريد ← مراقبة المشتريات ← مستويات الموافقة" - على سبيل المثال، لعدم وجود شاغل للمنصب المذكور، أو لأن الموظف المذكور قد غادر. يجب تصحيح المستوى أو المنصب؛ فطلب الشراء لا يبقى معلقًا دون توضيح.

الاقتباسات أيضاً

عندما يشمل شرط الموافقة على عرض سعر عرض سعر معين، تُضاف توقيعاته إلى قسم "موافقاتي" بنفس الطريقة. راجع قسم "الموافقة على عرض سعر قبل إرساله".