الحدود الزمنية: التذكير والتصعيد
تحدد المنصة والأتمتة والحدود الزمنية متى يتم تذكير المستخدم بالموافقة أو تذكرة الدعم التي تُركت دون معالجة، ومتى ولمن يتم تصعيدها.
يُحدد لكل من الموافقات على سير العمل والأتمتة، وموافقات أوامر الشراء، وموافقات طلبات الشراء، وموافقات طلبات التوظيف، وموافقات الموظفين، وتذاكر الدعم، مهلة زمنية واحدة. يبدأ العمل بكل منها في: ذكّر المسؤول عنها في موعدها المحدد، ثم قم بإحالتها إلى مديره بعد يوم.
- الساعات المسموح بها: تُستخدم عندما لا يكون للموافقة أو التذكرة تاريخ استحقاق خاص بها.
- تذكير، بعد ساعات من الموعد المحدد: سيتم إرسالها بالبريد مرة واحدة فقط لمن يملكها.
- في حال التصعيد بعد ساعات من الموعد المحدد، يتم إرسال الطلب إلى مدير الجهة المسؤولة عنه، سواءً كان ذلك من خلال دور معين أو شخص محدد، ويتم إرسال بريد إلكتروني إليه. أما في حال اختيار "نقل الطلب إليهم"، يصبح الطلب من اختصاصهم؛ وإلا، تتم إضافتهم إلى جانب الموافق المُعيّن من خلال دور معين، أو يُطلب منهم متابعة الأمر.
- يتم تذكير الموظف بالموافقة قبل نصف مدة صلاحيتها، ويتم تصعيدها قبل انتهائها مباشرة، وتستمر مدة صلاحيتها بعدد ساعات التصعيد. إذا لم يرد الشخص الذي تم تصعيدها إليه، تنتهي صلاحيتها كما كان من قبل.
- يتم وضع علامة "تم التصعيد" على تذكرة الدعم التي تم تصعيدها، مع ذكر السبب.
- يتم مسح ما يستحق فقط بعد تفعيل حد زمني، لذلك لا يتم إرسال جميع الرسائل المتراكمة دفعة واحدة.
يتم إجراء المسح كل خمس دقائق؛ أما الآن، فيتم إجراؤه دفعة واحدة. تعرض التذكيرات والتصعيدات جميع الإجراءات التي تم تنفيذها.