من يوافق على أمر الشراء، ومن يتم إبلاغه بذلك؟

الوحدة التنظيمية التي يحملها كل طلب، وحدود الموافقة التي يتم الحكم عليها، ومن يوافق وبأي ترتيب، وماذا يفعل تغيير الطلب أو القاعدة بموافقته، والأشخاص الذين يتم نسخهم بمجرد الموافقة عليه.

تحدد قاعدة الموافقة ضمن سلسلة التوريد ← طلبات الشراء ← قواعد الموافقة على أوامر الشراء، أوامر الشراء التي تتطلب موافقة - من مبلغ محدد، أو اختيارياً لمورد واحد أو وحدة تنظيمية واحدة - والجهة التي توقع، إما دفعة واحدة أو على مراحل. لا يمكن استلام أي طلب مشمول بالموافقة إلا بعد الحصول على جميع التوقيعات. يتناول هذا الدليل الطلب نفسه: معايير تقييمه، والجهة التي يُرسل إليها، والإجراءات المتبعة عند تغييره أو تغيير قواعده.

لكل طلب وحدة تنظيمية

يُعدّ حقل الوحدة التنظيمية حقلاً إلزامياً في نموذج طلب الشراء الجديد. فهو يُحدد قواعد الموافقة التي تُطبّق، لذا فإنّ الطلب الذي لا يحتوي على وحدة تنظيمية قد يتجاوز القاعدة المُخصصة له - وهذا لم يعد مسموحاً به.

• يتم ملء الحقل تلقائيًا: بالوحدة المختارة في الشريط العلوي إن وجدت، وإلا بوحدتك الخاصة في نظام إدارة الموارد البشرية. قم بتغييرها إذا كان الطلب لوحدة أخرى.
• كما يمكن تعديلها من صفحة الطلب نفسها، لأي وحدة - بما في ذلك الشركة ككل.
• أي طلب يتم تقديمه بأي طريقة أخرى يحصل على وحدة أيضاً: نسخة، طلب صادر من طلب شراء، طلب ASK يتم إنشاؤه، وطلب يتم استيراده. لا يوجد طلب بدون وحدة.
• تحتوي قاعدة الموافقة على حقل الوحدة التنظيمية الخاص بها، لذا فإن الوحدة التي تغطيها مكتوبة في القاعدة بدلاً من أن تكون ضمنية.

قاعدة لمركز تكلفة واحد

يمكن حصر قاعدة الموافقة على أوامر الشراء في مركز تكلفة واحد فقط. وبذلك، تشمل كل طلب يُحمّل على مركز التكلفة هذا، سواءً في الطلب نفسه أو في أي من بنوده، وتُعيّن مُعتمدًا خاصًا بها - أي أن رئيس مركز تكلفة الصيانة هو من يُوقّع على أوامر الصيانة، ولا أحد غيره.

• اترك خانة "فقط لمركز التكلفة" فارغة للحصول على قاعدة تغطي جميع مراكز التكلفة.
• تغطي قاعدة واحدة مركز تكلفة واحد. أما بالنسبة لمركزي تكلفة، فيتم وضع قاعدتين، لكل منهما مُعتمدها الخاص.
• تحتوي قائمة قواعد الموافقة على أوامر الشراء على عمود مركز التكلفة، حتى تتمكن من معرفة القواعد المحدودة وإلى أي مدى بنظرة سريعة.
• يمكن ASK إنشاء هذه القواعد نيابة عنك، حيث يمكنه العثور على مركز التكلفة من خلال رمزه أو اسمه، ويعرض القاعدة الخاصة بك للتأكيد قبل حفظها.

يتطلب الطلب سطرًا واحدًا على الأقل بسعر محدد

لا يمكن فتح طلب شراء أو إرساله للموافقة أو استلامه إلا إذا احتوى على سطر واحد على الأقل يتضمن الكمية والسعر. أما الطلب الذي لا يحتوي على أي بنود، أو يحتوي على بند واحد فقط بدون سعر، فسيتم الموافقة عليه دون تحديد الكمية أو السعر، وسيتم استلامه دون تحديد السعر.

• يبدأ طلب الشراء الذي يتم إنشاؤه مباشرةً - وليس من خلال طلب شراء - كمسودة، حيث يتم إدخال اسمك كمشتري. أضف بنوده، ثم اضغط على "فتح".
• يوضح الرفض ما هو مفقود، حتى تعرف أي سطر يجب إكماله.

تبدأ عملية الموافقة عند إنشاء الطلب

يُرسل طلب الشراء الجديد الذي يشمله أحد القواعد للموافقة عليه فور حفظه. لا حاجة لتذكر زر "إرسال" منفصل، ولن يبقى الطلب معلقًا دون توجيه لعدم قيام أحد بالموافقة عليه. يراه الموافقون مباشرةً في قسم "موافقاتي"، وتُظهر لوحة "الموافقات" الخاصة بالطلب من لديه صلاحية الموافقة عليه.

يتم تقييم حدود الموافقة على الشكل بناءً على

تُقاس المبالغ في قواعد الموافقة بعملة الشركة. لذا، يُقيّم الطلب بناءً على إجمالي قيمته بعملة الشركة - وهو العمود الذي يُسمى الآن "الإجمالي بعملة الشركة (حدود الموافقة)"، والذي كان يُسمى سابقًا "بالعملة الأساسية". على سبيل المثال، يُقاس طلب بقيمة 40,000 يورو في شركة تُسجل حساباتها بالدولار الأمريكي بالدولار الأمريكي، وفقًا لسعر صرف الطلب.

• يتم حساب المبلغ الإجمالي من كل بند على حدة، وفقًا لسعره الخاص. ولا يتم إدخاله يدويًا أبدًا: فمحاولة إدخال إجمالي طلبية تحتوي على بنود تُرفض، وتظهر رسالة تطلب تغيير أحد البنود بدلًا من ذلك.
• تُظهر لوحة الموافقات في الطلب الحساب - "تم الحكم عليه وفقًا لحدود الموافقة على" إجمالي عملة الشركة، ثم إجمالي الطلب نفسه وسعر الصرف الذي تم تحويله به - والوحدة التنظيمية للطلب.
• يتغير الوضع عندما تتغير الخطوط أو العملة أو سعر الصرف، وعندها فقط.

تتم الموافقات وفقًا للتسلسل الهرمي لنظام إدارة الموارد البشرية.

يمكن أن يُحدد "مَن يُوافق" في القاعدة شخصًا، أو موظفًا، أو منصبًا، أو دورًا، أو مدير مركز التكلفة، أو التسلسل الإداري - راجع قسم "اختيار من يُوافق على أمر الشراء أو طلب الشراء". عندما يكون التسلسل الإداري هو المُوافق، يكون الموظف الذي يُحدده نظام إدارة الموارد البشرية هو المُوافق في كل مستوى، ويتم اتباع القاعدة بترتيب ثابت، وبالتالي فإن المُوافق هو الشخص المُوجه إليه الأمر فعليًا، وليس أي شخص يشغل منصبًا ما.

1. خط الإبلاغ للمشتري في نظام إدارة الموارد البشرية: مديره في المستوى الأول، ومدير مديره في المستوى الثاني، وهكذا بالنسبة لعدد المستويات التي تتطلبها القاعدة.
2. الشخص المذكور في القاعدة، فقط عندما لا يكون للمشتري خط إبلاغ.
3. الدور في القاعدة، فقط عندما لا يعطي أي من الاثنين الأولين أي شخص.

لا يؤثر وجود حساب دخول للشخص على هوية المُعتمد. فالمسؤول المباشر هو من يحدد ذلك، ولا يتم استبدال أي مُعتمد بآخر لمجرد عدم قدرته على تسجيل الدخول. وتُعتمد طلبات الشراء والتوظيف بنفس الطريقة.

يُسمى الموافقون بأسماء أشخاص

أينما يظهر أي اعتماد، يكون المُعتمد هو الشخص نفسه، مع منصبه - "جين دو، الرئيسة التنفيذية" - وليس دورًا عليك البحث عنه لاحقًا. ينطبق هذا على قائمة الموافقات الخاصة بأمر الشراء، والتي تتضمن عمودَي "المنصب" و"من يمكنه التصرف"، وعلى لوحة الموافقات الخاصة بالأمر نفسه، وفي قسم "موافقاتي".

عندما يُنسب أحد القواعد إلى منصب معين، يُذكر ذلك بأسماء شاغليه: "الرئيس التنفيذي: جين دو (الرئيس التنفيذي، المكتب الرئيسي)". في حال وجود أكثر من ثلاثة شاغلين، يُذكر اسم أول ثلاثة على النحو التالي: "والمزيد". أما في حال عدم وجود شاغل لأي منصب، فيُذكر ذلك صراحةً، وهو ما يجب تصحيحه قبل إصدار أي طلب بموجب هذه القاعدة.

• تحتوي قواعد الموافقة على أوامر الشراء، ومستويات الموافقة بموجب القاعدة، على عمود "يشغله" يسرد من يشغل كل دور اليوم.
• في قسم إدارة الموارد البشرية ← الأفراد ← مخطط المؤسسة، ستجد خيار "إظهار الموافقين". اضغط عليه لعرض جميع الموافقين على أوامر الشراء أو طلبات الشراء، مع توضيح القاعدة والمستوى الذي يوقعون عليه، بالإضافة إلى تحديد الأشخاص الذين تُنسخ إليهم القاعدة. يُظهر الزر عدد الموافقين.

مُوافق لم يُسجل دخوله بعد

عندما لا يكون لدى الموظف المُسمى في نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) حساب دخول، ينتظر النظام تسجيل دخوله. وتظهر هذه المعلومة على الشاشة - "جين دو هي المُعتمدة المُسماة في نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) وليس لديها حساب دخول بعد، لذا ينتظر النظام تسجيل دخولها" - في قائمة الموافقات على أمر الشراء (ضمن قسم "من يمكنه التصرف") وفي لوحة الموافقات الخاصة بالأمر.

• لا يمكن لأحد آخر اتخاذ القرار نيابةً عنهم: لا حامل دور القاعدة، ولا الشخص المذكور في القاعدة. المسؤول الإداري هو الوحيد المخوّل بذلك.
• تنتظر المستويات اللاحقة خلفها، كما تفعل خلف أي جهة موافقة لم تتخذ قرارها بعد.

1. قم بمنح المُعتمد بيانات تسجيل الدخول، إذا لم يكن لديه أي بيانات، ضمن النظام الأساسي ← الوصول ← المستخدمون.
2. اربط هذا المستخدم بسجل الموظف الخاص به في نظام إدارة الموارد البشرية (نظام إدارة الموارد البشرية ← الأشخاص ← الموظفون، تعديل الموظف، تسجيل الدخول باسم) ثم احفظ. يُخصص تسجيل دخول واحد لسجل موظف حالي واحد، لذا سيتم رفض تسجيل الدخول المرتبط مسبقًا بسجل آخر مع ذكر اسم السجل الذي يحتويه.
3. تظهر الموافقة في قسم "موافقاتي" فوراً، ويتخذون القرار بناءً عليها. لا حاجة لإعادة توجيه أو إرسال أي شيء مرة أخرى.

الوحدة التنظيمية، وتغيير الطلب

الطلب الذي تتغير وحدته التنظيمية أو مورده أو عملته أو سعر صرفه أو بنوده، لم يعد هو الطلب الذي تمت الموافقة عليه. لذا، يُعاد توجيهه وفقًا لما هو عليه الآن.

• بدلاً من كلمة "تم الحفظ"، يوضح الأمر ما حدث، على سبيل المثال "تمت الموافقة على PO-000123، ولكن وحدة أعمالها تغيرت، لذلك لم تعد الموافقة تغطيها وقد عادت للموافقة مرة أخرى".
• تعتمد العملة الجديدة التي لم يُحدد سعر صرف لها سعر الصرف المُسجل لها، وتتبع البنود التي تلت عملة الطلب العملة الجديدة. أما البند المتفق عليه بعملة خاصة به فيحتفظ بها.
• لا شيء يضيع: تحتفظ لوحة الموافقات بالمسار السابق تحت "المسار السابق - تم وضعه جانباً عندما تغير المستند أو تم رفضه".

تغيير قاعدة الموافقة

أي تغيير يطرأ على قاعدة ما اليوم يسري على جميع الطلبات التي لا تزال بانتظار الموافقة. بتغيير مُعتمد القاعدة، أو مستوياتها، أو قيمتها، أو وحدتها التنظيمية، أو بحذفها، ستُعاد توجيه جميع طلبات الشراء المفتوحة التي لا تزال بانتظار الموافقة وفقًا للقواعد الحالية. لن تحتاج إلى البحث عن هذه الطلبات أو إعادة إرسالها.

• لم يتم حذف الطلبات التي قدمتها القاعدة القديمة. بل بقيت في سجل الموافقة على الطلب، مع وضع علامة "مسحوب: قاعدة الموافقة" مع اسم القاعدة وكلمة "تم التغيير".
• يتم إرسال الطلبات التي يشملها القانون الآن، والتي لم تكن تشملها من قبل، للموافقة عليها.
• تبقى الطلبات التي تمت الموافقة عليها سارية المفعول. ولا يسري التغيير على القرارات التي تم اتخاذها مسبقاً.
• تظهر رسالة عند حفظ القاعدة تتضمن قائمة بالطلبات التي تم توجيهها مرة أخرى.
• لا يتم نسخ أي شيء: الطلبات هي نفسها، ولكن يتم توجيهها من جديد.

تُقيّم النسخة كما لو كانت طلبًا جديدًا

عند نسخ أمر شراء - أو طلب شراء، أو عرض سعر، أو أمر بيع، أو فاتورة - يتم احتساب كل بند والمجموع بعملة الشركة تمامًا كما لو كان مستندًا جديدًا. وبالتالي، تُرسل النسخة إلى نفس الجهات المعتمدة التي تُرسل إليها النسخة الأصلية، بدلًا من تجاوز الحد الأقصى للمجموع البالغ صفرًا.

من يتم إبلاغه عند الموافقة؟

لكل قاعدة موافقة نسخة في قائمة الموافقات: وهي قائمة الأشخاص الذين يتم إبلاغهم عند الموافقة على طلب بموجب تلك القاعدة، وسبب الموافقة. ومن خلالها، يعلم مدير مقدم الطلب، والشؤون المالية، والوحدة التي تُرسل إليها البضائع، أو المورد، بإمكانية تنفيذ الطلب.

• سبب نسخها مكتوب بجانب كل منها ("يدفع الفاتورة") ومطبوع بجانب اسمها في الطلب وفي الرسالة.
• قبل الموافقة على الطلب، تعرض لوحة الموافقات قائمة بأسماء الأشخاص الذين سيتم إرسال نسخة منهم عند الموافقة. وبعد ذلك، تعرض قائمة بأسماء الأشخاص الذين تم إرسال نسخة منهم، وتاريخ ووقت إرسالها، وما إذا تم إرسال الرسالة أو تعليقها أو حجبها.
• النسخة تخبرنا؛ فهي لا تطلب من أحد التوقيع ولا تمنح أحد حق الوصول إلى الطلب.