اختيار الشخص الذي يوافق على أمر الشراء أو طلب الشراء
تحدد قاعدة الموافقة، أو كل مستوى من مستوياتها، مُعتمدها بطريقة واحدة: شخص، أو موظف، أو منصب، أو دور، أو مدير مركز التكلفة، أو التسلسل الإداري. ولا يلزم سوى تحديد هذا الخيار، وكل شرط اختياري.
تُحدد قواعد الموافقة على أوامر الشراء (سلسلة التوريد ← طلبات الشراء والأوامر ← قواعد الموافقة على أوامر الشراء)، وقواعد الموافقة على طلبات الشراء (سلسلة التوريد ← مراقبة المشتريات ← قواعد الموافقة على طلبات الشراء)، ومستويات الموافقة ضمن كليهما (مستويات الموافقة)، الجهةَ المسؤولة عن الموافقة بنفس الطريقة. اختر إجابة واحدة في خانة "من يوافق" - "من يوقع" - في قاعدة طلب الشراء، وسيطلب منك النموذج ملء الحقل المطلوب فقط لتلك الإجابة.
الطرق الست لتعيين مُوافق
| من يوافق؟ | ما الذي يجب إضافته أيضاً؟ | من يقرر؟ |
|---|---|---|
| شخص مُحدد (تسجيل دخوله) - لا حاجة لنظام إدارة الموارد البشرية | شخص | يمكن اختيار أي شخص يسجل الدخول إلى هذه الشركة، ويتم تحديد ذلك بناءً على موافقاتي، بغض النظر عن الوحدات التي يمتلكها. استخدم هذه الميزة عندما لا تحتفظ ببيانات الموظفين في نظام إدارة الموارد البشرية. |
| موظف (نظام إدارة الموارد البشرية) | الموظف | ذلك الموظف. الموظف الذي لم يسجل دخوله بعد هو لا يزال هو المُعتمد، والمستند ينتظره. |
| أي شخص يشغل منصباً (نظام إدارة الموارد البشرية) | الوظيفة | الشخص الذي يشغل هذا المنصب في نظام إدارة الموارد البشرية عند إرسال المستند. وعندما يتولى شخص آخر المنصب، تُرسل إليه المستندات الجديدة دون أي تغيير في القاعدة. |
| أي شخص يشغل منصباً | الدور | أي شخص من الأشخاص الذين يشغلون هذا المنصب. |
| مدير مركز التكلفة | لا شئ | مدير مركز التكلفة الذي يتم تحميل المستند عليه: مديره في نظام إدارة الموارد البشرية أو، في حالة عدم وجود مدير مسجل، الشخص المسؤول في مركز التكلفة. |
| خط الإبلاغ للشخص الذي أثار الموضوع (نظام إدارة الموارد البشرية) | كم عدد المستويات التي يجب الوصول إليها؟ (اختياري) موظف ودور احتياطي. | مدير المُرَبِّي، ثم مدير ذلك المدير، لعدد من المستويات التي تحددها (حتى 5). |
لا يظهر حقلٌ يخص خيارًا آخر، وهو غير مطلوب. إذا تُرك الحقل الوحيد الذي يحتاجه خيارك فارغًا، فسيتم رفض الحفظ وستظهر الرسالة في ذلك الحقل.
مدير مركز التكلفة
افتح مركز التكلفة ضمن قسم المحاسبة ← الرقابة ← مراكز التكلفة. إذا كانت شركتك تستخدم نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS)، فإن المدير المسجل فيه هو المسؤول عن الموافقة. أما إذا لم يكن لديك نظام إدارة موارد بشرية، فاملأ خانة "الشخص المسؤول" - أي شخص يسجل دخوله إلى الشركة - وسيقوم بالموافقة عندما تنص القاعدة على "مدير مركز التكلفة" ولم يكن هناك مدير مسجل في نظام إدارة الموارد البشرية.
الشروط اختيارية
كل ما سبق في قسم "من يوافق على القاعدة" لا يؤدي إلا إلى تضييق نطاق الوثائق التي يشملها، ويمكن تركه فارغاً بالكامل:
- خاص بمركز التكلفة فقط - المستندات المحملة على مركز التكلفة هذا، في رأس الصفحة أو في أي سطر.
- مبلغ - مستندات مساوية له أو أعلى منه، يتم تقييمها بعملة الشركة نفسها.
- المورد، والوحدة التنظيمية، وفي طلب الشراء النوع، والفئة، والقسم أو المستودع.
قاعدة لا تخضع لأي شروط على الإطلاق تشمل كل وثيقة من نوعها.
معرفة من، ولماذا
- تحتوي قوائم القواعد على عمود "الموافق" الذي يوضح من هو، في جملة واحدة، بغض النظر عن الطريقة التي تسميه بها القاعدة، بجانب عمود "مركز التكلفة".
- توضح لجنة الموافقات الخاصة بالوثيقة، وقوائم الموافقات، من لديه كل توقيع وما هي القاعدة التي طلبت ذلك.
- تُظهر موافقاتي لكل شخص ما ينتظره؛ راجع قسم موافقاتي.
مستويات الموافقة، حسب ترتيب توقيعهم
سلسلة التوريد ← مراقبة المشتريات ← مستويات الموافقة: تُدرج هذه القائمة المستويات حسب النوع (طلب شراء أو أمر شراء)، ثم حسب أولوية القاعدة، ثم حسب رمز القاعدة، ثم حسب المستوى. عند تطبيق قاعدتين، تظهر مستويات القاعدة الأولى أولاً - على سبيل المثال: رئيس القسم، ثم الموارد البشرية، ثم نائب رئيس الجامعة، ثم المسجل - بدلاً من عرض جميع مستويات القاعدة مجتمعة. يُظهر ترتيب القواعد أولوية القاعدة، بينما تُظهر التوقيعات بدورها موقع هذا المستوى في السلسلة بأكملها. لم يتغير سوى ترتيب القائمة: أما من يوقع، وبأي ترتيب، فهو مطابق تمامًا لما تنص عليه القواعد.
تستمر القواعد التي تم وضعها قبل هذا التغيير في العمل كما كانت. افتح أحدها وسيظهر النموذج فقط الحقول التي يحتاجها اختيارك.